Sigrid Hess

Zuviel + 1 // Was tun, wenn die To-Do-Liste überquillt

30. Januar 2012

Erinnern Sie sich an diese schwarz-ledernen Timer, meist im DIN A5 Format mit den Kalendarien, Adresslisten und To-do-Listen? Damals war die Lehrmeinung, dass alle am Abend übrigen Punkte der To-Do-Liste auf den nächsten Tag übertragen werden, um so den kommenden Tag zu planen. Ich kenne niemanden der das (noch) tut. Denn bis die Tinte trocken ist, haben sich Aufgaben und Prioritäten schon wieder verändert.

Das Ziel, das mit den Werkzeugen der 80er erreicht werden sollte, liegt längst hinter uns. Die Arbeitstage sind vollgepackt mit Terminen und Dringlichkeiten. Zu viele Termine, und dann noch einen dazu, den man „eben mal dazwischen schiebt“.

Bill Jensen schreibt in seinem Buch „Radikal vereinfachen“ /1/: „Einmal begonnen, folgt auch die Arbeit dem Weg des geringsten Widerstandes“. Das heißt, wer nicht sorgfältig aufpasst, auf dessen Tisch landen zähe, unliebsame, unklare oder undankbare Aufgaben. Man will ja nicht unkollegial sein.

Es gibt genau 3 Möglichkeiten, auf eine Aufgabenanfrage zu reagieren: „Ja“, „Nein“ oder Verhandeln.

Sagen Sie „Ja“, wenn Ihre To-Do-Liste schon am Bersten ist, heißt das in der Konsequenz, dass Sie entweder Überstunden machen werden, andere Dinge nicht bearbeiten oder schneller bzw. oberflächlicher arbeiten. Praktisch jede dieser Möglichkeiten kann zum Bumerang werden.

Verhandeln – wagen Sie es! Ein „sofort“ kann sich auf Nachfrage ohne weiteres als ein „ja, Donnerstag ist o.k.“ entpuppen.

Ist eine Aufgabe unklar, machen Sie eine grobe Skizze und sprechen Sie diese kurz mit dem Auftraggeber durch. Dieser kann den Auftrag oft klarer formulieren, wenn ein erstes Teilergebnis sichtbar ist.

Wie sagt man „Nein“?

Mein Lieblingssatz, um Kollegen, die viel lieber Arbeit weitergeben als abnehmen auszubremsen: „Sei so gut und kläre eben mit der Teamleitung, dass meine Teilaufgabe, an der ich gerade arbeite warten kann, während ich dich unterstütze. Wenn grünes Licht kommt, helfe ich dir sofort!“

Vielleicht ist so eine Umschreibung auch nicht nötig; „Nein“ ist ein ganzer Satz.

 

/1/ Jensen, Bill: Radikal vereinfachen. 1. Aufl.. Frankfurt, New York: Campus-Verl., 2004.

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