7. September 2015
Es ändert sich etwas in Deutschlands Postfächern. Hat man viele Jahre lang über die Segnungen eines leeren Posteingangs gesprochen und geschrieben, ist die Realität oft die, dass längst nicht alle E-Mails abgelegt werden, auch wenn das wünschenwert ist. Die Suchfunktion ist mittlwerweile vielfältig und gut nutzbar – dennoch nicht besonders bekannt. Hier zeige ich Ihnen einige nützliche Erweiterungen der Standard-Suche:
Suchtools
Outlook kennt das kontextabhängige Menüband „Suchtools“, das aktiviert wird, sowie Sie das Feld mit der Lupe anklicken.
Wenn Sie hier direkt einen Begriff eintragen, wird der aktuelle Ordner nach diesem Begriff durchsucht – überall.
Der Begriff wird gefunden, egal ob in der Adresse, dem Volltext oder in einer Anlage (!)
Das Menüband Suchtools ist praktisch selbsterklärend:
Im linken Bereich definieren Sie den Suchbereich, im mittleren können Sie mittels UND-Verknüpfungen das Suchergebnis verfeinern.
Unter der Schaltfläche Weitere können Sie alle E-Mail-Felder ansprechen und so auch komplexe Suchabfragen gestalten.
Besonders praktisch ist die Schaltfläche Zuletzt verwendete Suchvorgänge. Sie speichert die letzten 8 – 10 Suchläufe.
Die Schaltfläche Suchtools verbirgt die Möglichkeit, den zu durchsuchenden Hauptbereich (Postfach oder Archiv) zu wählen.
Wenn Sie nicht (mehr) viel von der zu suchenden Nachricht wissen – eines wissen Sie immer: wer sie Ihnen geschickt hat. Suchen Sie einfach irgendeine Nachricht dieser Person und klicken Sie diese rechts an. In der Mitte des Kontextmenüs finden Sie den Eintrag
Eine Unterhaltung hat bei Outlook immer denselben Personenkreis und denselben Betreff.
Wenn in Ihrem Outlook der Personenbereich aktiv ist Ansicht – Personenbereich – Normal haben Sie dort eine hervorragende Möglichkeit der Suche. Sie sehen den Personenbereich an den kleinen grauen Köpfchen am unteren Rand Ihrer E-Mail-Ansicht. Nur die Köpfchen sind die minimierte Ansicht – wenn Sie den Bereich vergrößern, sehen Sie dieses Fenster:
In diesem Bild umkreist ist das Anlagesymbol. Das heißt, es werden alle Anlagen angezeigt (die Betreffs der E-Mails nur in zweiter Reihe), die zwischen Ihnen und der ausgewählten Person verschickt wurden. Ein anderes Symbol zeigt alle Kalendereinträge bzw. Besprechungen, bei welchen Sie und die ausgewählte Person gemeinsam beteiligt sind.
Diese Suchmöglichkeit ist darum sehr nützlich, weil sich das menschliche Gehirn mehr als Zahlen, Daten oder Stichworte Menschen merkt. „Da hat mir der Huber eine Excel-Datei geschickt – ich weiß zwar weder genau wann, noch wie das Ding hieß, aber es kam von Huber…“ Mit dieser Funktion ist die fragliche Datei mit wenigen Klicks gefunden.
In meinem nächsten Post zeige ich Ihnen, was der Explorer in diesem Zusammenhang so alles kann.
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