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SharePoint-Listen für das Team – Teil 2

Im letzten Monat haben wir, genauer: Johannes Curio, Listen in SharePoint und Excel einander gegenübergestellt /1/. Hier kommt nun die Fortsetzung des Themas. Schwerpunkt ist heute die Versionierung und die sehr nützliche Benachrichtigung in SharePoint. Die Beleuchtung der Grenzen von Listen in SharePoint und ein Fazit schließen diese Betrachtung ab.

Link zum ersten Teil

Versionierung der Einträge

Frau Schmidt hatte früher – als der Bürobedarf noch in der Excel-Datei gepflegt wurde – ab und zu Diskussionen mit Mitarbeitern. Denn die Preise oder / und Mengen, die Frau Schmidt bestellt hatte, stimmten nicht immer mit gewünschten Bestellmengen oder Preisen der Mitarbeiter überein. Sowohl Mitarbeiter als auch Frau Schmidt hätten gerne eine Versionierung / Historisierung der Bestellungen, um zu sehen, wann wer welchen Eintrag bearbeitet hat.
Im SharePoint kann der Listen-Besitzer diese Versionierung aktivieren, indem er im Reiter „Liste“ > „Listeeinstellungen“ > „Versionsverwaltungseinstellungen“ die Option „Jedes Mal eine neue Version erstellen, wenn ein Element in der Liste bearbeitet wird?“ auf „Ja“ setzt.


Versionierung aktivieren

Auf Wunsch kann hier die Anzahl der Historisierung eingeschränkt werden. Da in einer Liste nur Text-Informationen gespeichert werden, bestehen in diesem Falle kaum Bedenken zum Speicherplatz und somit kann auf die Begrenzung der Versionen verzichtet werden.


Versionierung – Historie der Liste

Benachrichtigung bei Änderungen

In der SharePoint-Liste schätzt Frau Schmidt noch ein Feature: Hatte früher in der Excel-Datei ein Mitarbeiter einen Bürobedarfsartikel eingegeben, hatte sie davon nichts mitbekommen. Sie musste in regelmäßigen Abständen in der Excel-Datei nachschauen, ob ein Kollege etwas bestellt hat. Die SharePoint-Liste benachrichtigt Frau Schmidt umgehend oder wöchentlich, wenn ein Kollege einen Büroartikel eingegeben hat. Dazu öffnet Frau Schmidt den Reiter „Liste“| „Benachrichtigungen“. Im folgenden Menü kann sie z.B. einstellen, dass sie bei jeder Änderung sofort benachrichtigt wird. Die Möglichkeit der Benachrichtigung haben aber auch die Besteller. Diese nutzen die Option, dass sie benachrichtigt werden möchten, wenn ihr eigener Eintrag verändert wurden. Dies ist z.B. der Fall, wenn Frau Schmidt in die Liste einträgt, dass ein Artikel nun bestellt wurde. In der E-Mail steht dann sogar z.B. der geplante Liefertermin des Artikels.

Erweitere Sicherheitseinstellungen

Auch in Punkto Sicherheit hat Frau Schmidt mehr Möglichkeiten als in einer Excel-Datei. Unter den Listeinstellungen | Erweiterte Einstellungen kann Frau Schmidt als Listen-Besitzer einstellen, dass nur der jeweilige Besteller seine eigenen Bestellungen sehen kann – ohne die Bestellungen der anderen. Nur sie als Listen-Besitzer und ggf. ihr Vertreter sehen alle Einträge.

Berechtigungen – differenzierte Schreib- und Leseberechtigungen sind möglich

Als andere Option wäre möglich, dass zwar jeder User alle Bestellungen sieht, aber nur jeder seine eigenen Bestellungen ändern kann.

Diese oder ähnliche Optionen sind in Excel nicht möglich. Wie auch, da Excel als Single-User-Tool keine Option zur Multi-User-Funktionalität braucht.

Speichern von Listen

Die Bestellungen der Bürobedarf-Artikel wachsen über die Zeit an, und Frau Schmidt möchte nicht den Überblick verlieren. So möchte sie z.B. nur alle Bestellungen der Kostenstelle 408 dargestellt haben. Die Funktionalität des Filterns kennt selbstredend auch eine SharePoint-Liste mit dem Vorteil, dass die Filtereinstellung gespeichert werden kann. Das hat den Vorteil, dass komplexe Einstellungen in dem Filter nicht erneut wie ein Excel eingegeben werden müssen, sondern einmal gespeichert beim nächsten Aufruf sofort zur Verfügung stehen. Über „Liste“ | „Ansicht erstellen“ kann Frau Schmidt die Liste nach der Kostenstelle 408 filtern und sortiert nach dem Preis anzeigen lassen.

Benutzerdefinierte Ansicht: Gefilterte Liste

Besonders nützlich kann hier auch die Möglichkeit sein, in den jeweiligen Ansichten einzelne Spalten auszublenden. Befänden sich in der Bestellliste z.B. Spalten, die nur für die Kostenstelle 408 interessant sind und Spalten, die nur die Kostenstelle 1011 interessiert, so können für diese Kostenstellen jeweils Ansichten erstellt werden, die nur für diese Kostenstelle interessante Spalten und Informationen darstellen.

Eine weitere Möglichkeit ist, die Liste z.B. nach Kostenstelle oder nach Artikel oder nach Besteller gruppiert darzustellen, so dass eine Art Pivot-Tabellen-Darstellung möglich ist.

Benutzerfreundlich: Gruppierte Darstellung der Inhalte

Ein weiterer Vorteil der gespeicherten SharePoint-Ansichten ist, dass diese als Favoriten im jeweiligen Browser abgespeichert und somit direkter aufgerufen werden können als die nicht speicherbaren Excel-Filtereinstellungen.

Somit sind die Ansichten von SharePoint-Ansichten nicht nur flexibler und speicherbar, sondern auch noch schneller erreichbar.

Grenzen der SharePoint-Listen und deren Ausweg: Export nach Excel

Nach all den Vorteilen sollen aber auch die Grenzen von SharePoint-Listen aufgezeigt werden.

  1. Bei Listen mit mehr als 5.000 Einträgen wird die Darstellung der Liste merklich langsamer. Dazu fehlen Tastaturkombinationen wie in Excel für das schnelle Navigieren in der Liste. Bei den SharePoint-Versionen 2010 und 2013 kann der SharePoint auch Listen mit mehr als 5.000 Einträgen nicht anzeigen. Als Work-a-Round können aber die gerade beschriebenen Ansichten helfen, die verschiedenen Teile der Liste anzuzeigen.
  2. Da SharePoint-Listen zur Verwaltung von Multi-User-Listen konzipiert wurden, sind komplexe Berechnungen und graphische Darstellungen von z.B. Diagrammen nicht direkt möglich.

Diese Beschränkungen können jedoch umgangen werden, da SharePoint-Listen nach Excel exportiert und verknüpft werden können. Dazu in der SharePoint-Liste den Befehl „Liste“ |„Nach Excel exportieren“ auswählen. Setzt man schließend in Excel die Option „Daten“ | „Verbindungen“ | „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“, so ruft Excel beim Öffnen die aktuellen Daten von der SharePoint-Liste ab. Das hat zur Folge, dass nach dem Öffnen der Excel-Datei die aktuellen Daten aus der SharePoint-Liste als Berechnungsgrundlage zur Verfügung stehen.

Fazit

Wie in dem Artikel aufgezeigt, ist Excel als Single-User nur bedingt geeignet, als Sammelquelle für Daten zu dienen, die von mehreren Usern gepflegt werden. SharePoint-Listen verfügen für diese Aufgabenstellung über spezialisierte Möglichkeiten.

Dem klassischen Controller, der als Single-User mit Hilfe von Pivot-Tabelle, Diagrammen, etc. Unternehmenszahlen auswertet, steht selbstredend weiterhin Excel zur Verfügung.

Johannes Curio berät als Inhaber der Firma „Curio Consulting“ mit Sitz in Köln, Berlin und Basel mittelständische und Großunternehmen im Umgang mit dem Microsoft Office-Paket, dem SharePoint und den Microsoft SQL Server auch international (Australien, Südafrika, Mittelmeerraum, Naher Osten). Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist dabei, Fach- & Führungskräften den effizienten und Revisionssicheren Umgang mit den jeweiligen Produkten aufzuzeigen. Kontakt via XING.com oder LinkedIn oder web [bei] curio-consulting.de

Anmerkung

/1/ Johannes Curio und Sigrid Hess: „SharePoint-Listen für das Team – besser als Excel?“, Teamworkblog, erschienen am 11. Dez. 2017, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2017/12/sharepoint-listen-fur-das-team-besser.html

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SharePoint-Listen für das Team – besser als Excel?

Excel ist nicht nur ein beliebtes Werkzeug für kalkulationen aller Art, sondern auch sehr gut geeignet für Listen – die Filter- und Suchfunktionen gibt es ja sonst nirgendwo, oder? Und was kann eigentlich Excel online?
Sie möchten gerne Informationen mit Ihrem Kollegen teilen. Zum Beispiel gibt es eine Liste, in der alle Projekte der Abteilung verzeichnet sind. Oder eine Liste, in der sich Mitarbeiter entweder zur nächsten Weihnachtsfeier oder Grippenschutzimpfung eintragen können und möchten. Oder auch: Anmelden zu Schulungen im Unternehmen, Sammlung von Bestellungen von z.B. Bürobedarfsartikeln.
Viele dieser Listen werden nun in Excel bereit gestellt. Was passiert aber, wenn ein Mitarbeiter die Excel-Datei öffnet und ein anderen Mitarbeiter ein paar Minuten dieselbe Datei öffnet, während der 1. Mitarbeiter immer noch in der Datei ist? Der 2. Mitarbeiter bekommt eine Fehlermeldung, dass die Excel-Datei nicht geöffnet werden kann. Leider muss nun der 2. Mitarbeiter nun seinen Arbeitsablauf wegen einer technischen Unzulänglichkeit ändern, weil er ja noch mal später versuchen muss, die Datei zu öffnen.
Excel ist als Tabellenkalkulation klassischerweise ein Single-User-Tool, d.h. ein einzelner Mitarbeiter kann mit Hilfe von Daten, Formeln und Funktionen komplexe Berechnungen durchführen. Der Schwerpunkt von Excel ist es jedoch nicht, mehreren Mitarbeitern das gemeinschaftliche Arbeiten an einer Datei zu ermöglichen. In diesem Artikel soll nun gezeigt werden, welche Vorteile der SharePoint ermöglicht, wenn die entsprechenden Listen auf dem SharePoint liegen – dies ist der erste Teil eines umfassenderen Artikels, den Johannes Curio für uns geschrieben hat (mindestens) ein weiterer Teil folgt.

Die Vorteile einer SharePoint-Liste gegenüber Excel:

  • Mehrere User können gleichzeitig Daten eingeben und verändern.
  • Schwieriger für den Anwender, Daten aus Versehen zu verändern oder gar zu löschen.
  • Versionierung der einzelnen Einträge
  • Benachrichtigung bei Änderungen an der Liste
  • Erweitere Sicherheitseinstellungen
  • Speichern von Sichten, z.B. in Form einer einfachen Pivot-Tabelle

Das Beispiel (fast) aus dem echten Leben:

Frau Schmidt ist in einem kleineren Unternehmen für die Bestellung des Bürobedarfs zuständig. Die verschiedenen Mitarbeiter melden sich bei Frau Schmidt mit ihren Bestellwünschen und Frau Schmidt bestellt dann zentral die jeweiligen Büroartikel wie z.B. Bleistifte oder Druckerpapier bei den Herstellern. Anfangs hat Frau Schmidt die Mitarbeiter noch gebeten, die Bestellungen per E-Mail zu übermitteln. Problematisch ist hier, dass Frau Schmidt keinen guten Überblick hat, welcher Artikel wie oft von wem bestellt wurde.

Mehrere User können gleichzeitig arbeiten

Deshalb bittet Frau Schmidt nun die Mitarbeiter, die Bestellwünsche in eine Excel-Datei einzugeben. Diese Excel-Datei legt Frau Schmidt auf den SharePoint in eine Dokumentenbibliothek, da sie weiß, dass dann mehrere User gleichzeitig darin arbeiten können. Denn leider hatte sie die Erfahrung gemacht, dass das Feature „Freigeben“ in Excel den Funktionsumfang von Excel einschränkt und zum regelmäßigen Verlust der Daten in der Datei führt.[1]
In Office 365 bzw. SharePoint können die Kollegen von Frau Schmidt nun die Excel-Datei auf zwei Arten öffnen:

  1. Mit dem vollwertigen Excel-Programm
  2. Mit Excel Online, mit deren Hilfe die Bearbeitung der Excel-Datei im Browser möglich ist.

Ansicht Excel online

Neben der Tatsache, dass diese beiden Möglichkeiten zu vielen Rückfragen führen („Kann ich beide Möglichkeiten nutzen?“, „Wo liegen die Unterschiede?“) passiert es Frau Schmidt immer wieder, dass sie Anrufe von verärgerten Mitarbeitern bekommt. Die Excel-Datei mit den Büroartikeln sei gesperrt, weil ein anderer User in dieser Excel-Datei gerade arbeitet. Diese Aussagen wundern Frau Schmidt etwas, denn sie hatte die Information von ihrer IT-Abteilung bekommen, dass Excel-Dateien auf dem SharePoint von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden können. Dann findet Sie heraus, dass die Mitarbeiter die Datei mit dem vollwertigen Excel-Programm öffnen und nicht mit Excel Online. Denn sobald die Excel-Datei im vollwertigen Excel-Programm geöffnet ist, gilt die alte Devise, nämlich dass kein anderer Mitarbeiter in dieser Excel-Liste arbeiten kann, selbst wenn die Excel-Datei auf dem SharePoint liegt.

Nach einiger Zeit ist diese Stolperfalle überwunden und alle Mitarbeiter haben verstanden, die Excel-Datei darf nur mit Excel Online geöffnet werden. Aber selbst wenn die Excel-Datei mit den Excel-Services geöffnet wird, gibt es ab und zu Beschwerden von Kollegen über verschwundene Einträge. Was ist passiert? Öffnen zwei Mitarbeiter zeitnah die Excel-Liste mit Excel Online und geben in der letzten Zeile eine neue Bedarfsbestellung ein, so überschreibt der letztere Mitarbeiter die Eingaben des ersten Mitarbeiters, weil Excel Online manchmal ein paar Sekunden braucht, bis die Eingaben des ersten Users angezeigt werden.
Wie wir also sehen, ist die Bereitstellung einer Excel-Datei auf dem SharePoint nicht zwingend problemfrei. Deshalb beschließt Frau Schmidt die bestehende Excel-Datei mit den bisherigen Bestellungen zu einer SharePoint-Liste umzuwandeln. Dazu formatiert Frau Schmidt die Excel-Liste als Tabelle (Register Start Als Tabelle formatieren) und exportiert sie anschließend über den Reiter „Tabellentools-Entwurf“ nach SharePoint.


Liste in SharePoint

Eine SharePoint-Liste kann nur im Browser bearbeitet werden und somit können dort nun die Mitarbeiter gleichzeitig neue Bestellungen eingeben und auch gleichzeitig Elemente an der Liste bearbeiten, z.B. im Nachhinein noch die Menge ändern.
Eine Einschränkung bleibt aber auch bei der SharePoint-Liste, denn diese Einschränkung ist physikalischer Natur: Zwei Mitarbeiter können nicht gleichzeitig an einem einzigen Eintrag arbeiten. Denn wenn ein Mitarbeiter den Preis der 1. Bestellung für den Bleistift von 2,99 auf 1,99 ändert und ein anderer Mitarbeiter den Preis des Bleistifts gleichzeitig auf 2,22 ändert, dann weiß kein (Computer-)System, welcher Eintrag nun der „Richtige“ ist und somit verwendet werden soll.

Versehentliches Verändern oder Löschen der Einträge ist erschwert.

Frau Schmidt bemerkt in Gesprächen mit den Kollegen noch einen Effekt, nachdem sie die SharePoint-Liste für die Bestellungen nutzt: Viele Mitarbeiter hatten bei der Excel-Datei Bedenken, diese zu nutzen, weil in einer Excel-Datei aus Versehen so leicht Daten geändert werden können oder gar ganze Zeilen gelöscht oder Formeln überschrieben werden können. In SharePoint-Listen kann z.B. ein User mit Mitwirken-Rechten die Formeln in einer SharePoint-Liste gar nicht verändern oder löschen. Auch das versehentliche Bearbeiten oder Löschen von Daten ist nicht so einfach möglich, weil der Mitarbeiter erst einmal „versehentlich“ auf die 3 Punkt neben jede Bestellung klicken muss, um dort das Element zu bearbeiten oder zu löschen. In Excel reicht die Betätigung einer Taste und schon ist der Eintrag überschrieben oder gar die Formel gelöscht. Anmerkung: Im Gegensatz zu Excel wird ein gelöschter Eintrag in SharePoint für 30 Tage im Papierkorb vorgehalten.

Um das Risiko einer versehentlichen Bearbeitung in der SharePoint-Liste noch weiter zu reduzieren, kann unter „Liste“ > „Erweitere Einstellungen“ die Option „Dürfen Elemente in diesem Liste-Objekt mithilfe von QuickEdit bearbeitet werden?“ auf „Nein“ gestellt werden.
Ein weiteres Indiz dafür, dass eine SharePoint-Liste sicherer vor versehentlichen Änderungen sein dürfte als eine Excel-Liste, ist die Tatsache, dass Gültigkeitseinstellungen in Excel durch Copy- und Paste-Vorgänge umgangen werden können. Dies ist in SharePoint nicht möglich.

Zweiter Teil zu diesem Beitrag

Johannes Curio berät als Inhaber der Firma Curio Consulting mit Sitz in Köln, Berlin und Basel mittelständische und Großunternehmen im Umgang mit dem Microsoft Office-Paket, dem SharePoint und den Microsoft SQL Server auch international (Australien, Südafrika, Mittelmeerraum, Naher Osten). Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist dabei, Fach- & Führungskräften den effizienten und Revisionssicheren Umgang mit den jeweiligen Produkten aufzuzeigen. Kontakt via XING.com oder LinkedIn oder web [bei] curio-consulting.de

[1] Quelle: https://social.technet.microsoft.com/Forums/lync/en-US/6ccb2de2-e080-45e1-a806-f29f2c69916c/common-issues-of-shared-workbook?forum=excelAbruf am 04.06.2017

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Techniken für große Word-Dokumente: Links, Verweise und aktive Kopfzeilen

Vor einiger Zeit habe ich hier über Word Formatvorlagen und Inhaltsverzeichnisse geschrieben /1/ – und wie das zusammenhängt. Es gibt noch mehr Spannendes zu entdecken für alle, die in Word mehr vorhaben als kurze Begleitschreiben und einfache Protokolle. Sie können Ihre Word Dokumente sehr benutzerfreundlich gestalten, wenn Sie einige wenige „Spezialtricks“ – genauer: Feldfunktionen – kennen.

Springen im Dokument und außerhalb – Hyperlinks richtig setzen

Wenn Sie in Word mit den Formatvorlagen (FV) der Überschriften gearbeitet haben, erhalten Sie automatisch auch die Navigationsleiste. Einzublenden unter Ansicht | Navigationsleiste. Diese hat auch die sehr willkommene Funktion einer Sprungliste. Das heißt, mit Klick auf den Listeneintrag springt man zu der entsprechenden Stelle im Dokument.

Will man innerhalb des Dokumentes auch einen solchen Sprung ermöglichen, lässt sich leicht ein Link einfügen. Wählen Sie das Register Einfügen

  1. Den Startpunkt für die Verlinkung markieren
  2. Link einfügen wählen
  3. Das aktuelle Dokument auswählen
  4. Das Sprungziel auswählen

Querverweise

Manchmal möchte man innerhalb eines Dokumentes schreiben: „…für nähere Informationen lesen Sie bitte Kapitel 4 auf Seite 34“ oder so ähnlich. Die Gefahr dabei ist, dass am Ende das Kapitel 4 zum Kapitel 5 geworden ist, und auch nicht mehr auf Seite 34 sondern auf Seite 49 steht.

Um diese Verweise dynamisch zu gestalten, brauchen Sie Querverweise – auch die finden sich auf dem Register Einfügen. Es ist recht einfach, wenn man das System durchschaut hat: stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der die 4 stehen soll.

  1. Wählen Sie Querverweise
  2. Wählen Sie die Art Ihres Verweises (Überschrift, Abbildung, Seite…)
  3. Wählen Sie die genaue Darstellung
  4. Wählen Sie den Verweis
  5. Bestätigen Sie mit Einfügen



Nicht irritieren lassen: das Fenster bleibt zunächst geöffnet (das ist sinnvoll, wenn Sie gleich weitermachen wollen, nach der Kapitelnummer die Seitenzahl beispielsweise).

Es entsteht eine Feldfunktion, die mit Rechtsklick und Feldfunktion ein/aus sichtbar gemacht werden kann. Wie alle Feldfunktionen in Word aktualisiert auch diese sich nicht automatisch. Beim Umschalten auf die Seitenansicht tut sie das, beim Drucken und natürlich beim Schließen und erneuten Öffnen des Dokuments.

Aktive Kopfzeile oder das Wiederholen von bestimmten Inhalten mehrmals im Dokument

Immer wieder kommt die Frage: „Ich möchte das Datum, das ich auf dem Titelblatt eintrage, in der Fußzeile wiederholen, ohne es nochmal einzufügen.“ Oder: „Ich will einmal auf die erste Seite einen Produktnamen eintragen, der soll immer wieder im Dokument auftauchen. Wenn ich einen anderen Namen dort eintrage, soll er automatisch auf die anderen Stellen übertragen werden.“

Um dieses Anliegen relativ einfach und sicher zu lösen, sollte die Stelle, an der das Datum oder der Produktname händisch eingetragen wird, mit einer Formatvorlage formatiert sein, die sonst im Dokument nicht verwendet wird. Dann kann man als Referenz die Formatvorlage verwenden /3/.

Also: Die „Quelle“ z.B. mit der Formatvorlage Untertitel formatieren. An jeder Stelle, an welcher die Quelle wiederholt werden soll, das Feld StyleRef einfügen.

Das geht so: Einfügen | Schnellbausteine | Feld | StyleRef | Formatvorlage auswählen | OK

Problemlos können Sie dieses Feld, wenn es einmal eingefügt ist, auch über die Zwischenablage kopieren und mehrfach einfügen.

Auch dieses Feld aktualisiert sich nicht automatisch, wie oben beschrieben.

Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess: Word: Warum sollte ich Formatvorlagen benutzen?
Teamworkblog, erschienen am 26. Jun 2017, abrufbar unter
https://www.teamworkblog.de/2017/06/word-warum-sollte-ich-formatvorlagen.html

/2/ Zur Erläuterung: Dieses Vorgehen ist einfacher und sicherer als die Arbeit mit Textmarken, die beim Editieren von Texten gerne versehentlich gelöscht werden. Es kann dabei durchaus sein, dass die gewählte Formatvorlage sich optisch nicht von einer anderen unterscheidet. Das ist hier unerheblich.

/3/ Sigrid Hess: Gemeinsam an Dokumenten arbeiten – und was sonst noch neu ist in Word, Teamworkblog, erschienen am 06. Mrz 2017, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2017/03/gemeinsam-dokumenten-arbeiten-und-was.html

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Microsoft Office 365 für Teams – neue Tools

Wer Microsoft Office 365 im Unternehmen hat, hat viele spannende Werkzeuge für das Team mit dabei – oftmals ohne dass man das überhaupt weiß, geschweige denn wüsste, was man damit genau tun kann oder sollte.
Ehrlich gesagt ist die letzte Frage die spannendste: welche Tools helfen meinem Prozess?

Eines vorweg: wer meint, alle Tools einsetzen zu wollen, wird sich vermutlich ein Jahr nach dieser Entscheidung in einem Informations-Wirrwarr wiederfinden.
Was es gibt, sind Werkzeuge unterschiedlicher „Reifegrade“, die helfen werden, E-Mails als Hauptinformationsweg abzulösen und ein wirklich teamfähiges Wissensmanagement zu etablieren.

Was es alles gibt… eine Schnellbleiche

Zu allererst: Wenn Sie nicht im Besitz einer Office 365-Lizenz für ein Geschäfts- Schul- oder Unikonto sind, oder bald sein werden: setzen Sie Ihre Zeit sinnvoller ein als mit der Lektüre dieses Beitrages. Denn ohne ein solches Konto haben Sie all diese Funktionen (außer Sway) nicht. Und Sway spielt keine große Rolle.
Wenn Sie nicht wissen, was für ein Konto Sie eigentlich haben: Klicken Sie in einer Datei auf das Register Datei, dann auf Office-Konto: dort steht es. Loggen Sie sich auf Ihren Online-Account ein, z.b. über die Outlook-Web App. Dann klicken sie links oben auf die Mini-Kacheln. Im Bild oben mittelblau. Danach sehen Sie die Kacheln der Apps wie oben abgebildet.

Teams

Microsoft Teams ist vielleicht das „Flaggschiff“ der ganzen Flotte. Ein Team hat einen eigenen Ort, der die Standardregisterkarten Unterhaltung, Dateien und WIKI enthält. Die erste Seite Unterhaltung ersetzt hier Yammer. Weitere Registerkarten – z.B. auch OneNote oder Planner-Elemente können leicht hinzugefügt werden. An das Team können auch von einem normalen E-Mail-Konto Nachrichten gesendet werden, es erhält eine E-Mail-Adresse in der Domain des Unternehmens. Innerhalb des Teams können verschiedene „Kanäle“ eröffnet werden. Microsoft Teams ist absolut mobilfähig. Es gibt Apps für verschiedene Endgeräte.

Planner

Sehr cooles Aufgabenwerkzeug, das ohne weiteres ein wirklich schickes Kanban-Board – zum Beispiel, zaubern kann. Aufgabenzuweisungen, Terminübersichten und ein übersichtliches Dashboard über anstehende Aufgaben gehören dazu. Was ich hier noch nicht gefunden habe, ist die Erinnerungsfunktion zu einer bestimmten Uhrzeit.

Delve

Wem jetzt schon der Kopf schwirrt, dem sei Delve empfohlen. Mit Delve haben Sie das Cockpit, das Dashboard, in dem alles zusammenläuft und sichtbar wird, ohne dass Sie alle anderen verschiedenen „Eingänge“ regelmäßig kontrollieren müssten. Dokumente, die in OneDrive for Business liegen oder auch in SharePoint Bibliotheken werden nach den Such- und Arbeitsverläufen des Nutzers angezeigt. Delve ist lernfähig. Der Plan ist, dass Delve „weiß“ was der Nutzer brauchen wird und genau diese Informationen und Dokumente anzeigt. Wie gut das in der Praxis funktioniert: ich weiß es noch nicht, das wird sich wohl zeigen, wenn mehr Daten und Erfahrungen vorliegen. Ich sehe ein gewisses Risiko in der „Filterblase“.

Flow

Bildet – wie der Name schon sagt – Workflows und Routinen ab. Sehr geschickt für Freigabeprozesse und alle anderen „Routinedurchläufe“ bei welchen mehrere Personen in unterschiedlichen Stadien des Prozesses involviert sind.

Skype for Business

hieß früher Lync und arbeitet eng mit Outlook zusammen. Damit können Teams z.B. schnell eine Videokonferenz starten. Nützlich ist auch der Status. Ist dieser gepflegt, können Kollegen sehen, ob ein Gesprächspartner gerade am Platz ist und möglicherweise Zeit hat für ein Telefonat. In manchen Häusern ist es üblich, sich im Skype-Chatfenster kurz eine Nachricht zu schreiben dieser Art: „Hast Du gerade Zeit? Ich würde gerne mit Dir telefonieren.“ – ehe man zum Hörer greift.

Yammer

„WhatsApp für’s Unternehmen“ – damit ist ein Chat-Programm gemeint, das die aus privaten Kontexten bekannten Gruppennachrichten ins Business bringt. Freunden Sie sich nicht allzu sehr damit an, denn es soll nächsten Sommer schon wieder eingestellt werden. Ersatz dafür sind die Unterhaltungen in Microsoft Teams oder auch die Gruppen direkt in Outlook 365.

SharePoint

…ein andermal mehr dazu. Das ist ein sehr sehr mächtiges Tool. Mit diesem kann man vieles „unter demselben Dach“ halten. Komplexität hat allerdings den Preis, dass das Handling von den Anwendern oft als umständlich empfunden wird. Die anderen – verglichen damit kleinen Progrämmchen – lassen sich weitgehend intuitiv bedienen.

Sway

zu guter Letzt auch dazu ein paar Worte: Nein, es ist kein Teamwerkzeug, nein, es ist noch nicht wirklich Business-tauglich; schon allein, weil ich keine Chance habe, CI-konforme Layouts herzustellen. Trotzdem: Schnell und komfortabel kann ich „Karten“ zusammenstellen und daraus einen kleinen „Online-Prospekt“ oder eine Präsentation zusammenstellen.

…und die Datensicherheit?

dazu bietet Microsoft neuerdings Office 365 Deutschland an. Dort werden alle Daten auf deutschen Servern gehostet und es gibt einen unabhängigen deutschen Datentreuhänder. Das ist das Produkt für alle Unternehmen, deren Compliance-Richtlinien eine Datenspeicherung in Deutschland vorschreiben. In dieser Version waren zum Zeitpunkt meiner Recherche allerdings noch nicht alle
Tools enthalten.

Meine subjektive Einschätzung:

Ich unterstreiche das subjektiv: Nach meinen ersten Erkundungsschritten und Tests mit all diesen Werkzeugen ist meine erste Äußerung ein „Puh, ist das vielschichtig“. Kompliziert ist es nirgendwo wirklich. Die Tools sind zumeist selbsterklärend. Was aber kompliziert und kniffelig wird ist, in Teams und Unternehmen diese Tools in guter Konzeption einzusetzen.

Wenn jeder „irgendwas“ „irgendwie“ macht, kommt auch hier hinten nur ein Informationsdschungel heraus. Das ist bei der „normalen“ Dateiablage schon so und wird mit all diesen Werkzeugen nicht besser – nur anders. Planung, Konzeption und einheitliche Vorgehensweisen sind auch hier nötig.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist in Firmenumgebungen, dass die Benutzer selbst Teams und Gruppen mit geschlossenen Datenbereichen anlegen können und nicht für jeden Handgriff die Admins beaufschlagen müssen. Informationen liegen nicht verteilt in verschiedenen Posteingängen herum, sondern thematisch zusammen an einem gemeinsamen Ort.

Anmerkung:

alles, was ich hier schreibe, ist eine Momentaufnahme im Sommer 2017. Das Thema ist sehr im Fluss. Daher verzichte ich auf ausführlichere Beschreibungen. Es geht mir nur darum, Ihnen, wenn Sie Office 365-Nutzer sind – zu zeigen, was da im Hintergrund alles versteckt ist und wo die Reise des Informationsmanagements in Unternehmen möglicherweise hingeht.

Falls Sie mehr lernen möchten: auf YouTube stehen zahlreiche – meist englischsprachige – Videos zur Verfügung.

Letzte und für mich wichtige Anmerkung:

Interessiert unsere Leserschaft das Thema? Dann hinterlassen Sie mir bitte eine kurze Notiz in den Kommentaren. Wenn Sie es wünschen, schreibe ich gerne weiterhin über die Office 365 Entwicklungen. Ansonsten lasse ich es.

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FAQ Excel: Datumsformate, Ausfülloptionen, Formelüberwachung

Hier kommen einige Fragen „aus dem echten Leben“ die ich schon so häufig beantwortet habe, dass ich sie jetzt mal aufschreibe. Im Team arbeitet man oft gemeinsam an derselben Datei – umso wichtiger ist es, mit der gleichen „Denke“ dranzugehen.

Datumsformate

Frage: Ich habe eine Exceldatei „geerbt“, bei der der Wochentag und das Datum in getrennten Spalten steht. Man muss immer genau aufpassen, dass es auch stimmt. Geht das nicht besser?

Antwort: Unbedingt! Mit einem Benutzerdefinierten Datumsformat. Dazu muss man ein bisschen „exceliansch“ lernen.

Markieren Sie die Zelle, in der das Datum steht (übrigens erzeugt STRG + Punkt das heutige Datum).
Öffnen Sie dann die Zellenformatierung – benutzerdefiniertes Datum.

Im Feld Typ: wird das gewünschte Datum in Kürzeln eingetragen. Montag, 24. Juli 17 heißt dann beispielsweise: TTTT, TT. MM JJ

Excel
Mensch
Beispiel
TTTT
Wochentag ausgeschrieben
Mittwoch
TTT
Wochentag abgekürzt
Mi
TT
Tagesdatum, führende Null
05
T
Tagesdatum ohne führende Null
5
MMMM
Monatsname ausgeschrieben
Juli
MMM
Monatsname abgekürzt
Jul
MM
Monatszahl mit führender Null
07
M
Monatszahl ohne führende Null
7
JJJJ
Jahreszahl vierstellig
2017
JJ
Jahreszahl zweistellig
17

Einfügeoptionen

Frage:  Ich habe in einer Zelle bestimmte Parameter hinterlegt (Währungsformat, Farbe etc.). Wenn ich diese Zelle kopiere und anderswo einfüge, kann ich nur „alles oder nichts“ nehmen. Das gefällt mir nicht. Ich möchte gerne die Währung und den Wert. Geht das?

Antwort: Ja, sogar ganz einfach. Sobald Sie eingefügt haben, erscheint rechts unter der Einfügestelle eine kleine Schaltfläche mit den Einfügeoptionen. Dort können Sie auch im Nachgang wählen, was genau Sie brauchen.


Einfügeoptionen

In Ihrem Falle nehmen Sie die Schaltfläche mit „123%“
Wenn Sie oben im Register Start auf die untere Hälfte der Einfügen-Schaltfläche klicken, können Sie  auch direkt auswählen.

Formelüberwachung

Frage: Ich bin neu in diesem Unternehmen. Ich arbeite oft mit Excel-Dateien, die jemand anders erstellt hat. Wie kann ich schnell sehen, welche Formeln hinterlegt sind? 

Antwort: Es gibt zwei Funktionen, die Ihnen hier helfen: Sie können auf dem Register Formeln mit der Schaltfläche Formeln anzeigen die Formeln des ganzen Blattes anzeigen lassen.

Formelüberwachung

Diese Ansicht kann ein- und wieder ausgeschaltet werden.

Ebenso können Sie sich für einzelne Zellen auch Spuren zum Vorgänger oder zum Nachfolger anzeigen lassen. Das bedeutet, dass Sie in Pfeilen sehen können, wo der Inhalt dieser Zelle herkommt resp. weiterverarbeitet wird. Diese Pfeile müssen allerdings auch wieder explizit entfernt werden – mit der Schaltfläche Pfeile entfernen.

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Word – Warum sollte ich Formatvorlagen benutzen?

Braucht der Mensch Formatvorlagen in Word? Was ist das überhaupt? Tatsächlich arbeiten manche Menschen jahrelang – oder auch Jahzehnte – mit Word, ohne ein einziges Mal eine Formatvorlage zu verwenden. Es fehlt ihnen auch nichts. Das kommt vor. Jedoch nur, wenn diese Menschen nie mehr als dreiseitige Dokumente schreiben wollen und alle Zeit der Welt dazu haben.
Alle, die etwas höhere Ansprüche an ihr Tun in Word haben, erhalten in diesem Post eine „Schnellbleiche“ was Formatvorlagen angeht. Weiterführende Links gibt es in den Anmerkungen.

Dokumentvorlage oder Formatvorlage?

Erstmal zur Begriffsklärung: eine Formatvorlage (kurz FV) steht nie alleine. Jede Dokumentvorlage enthält über 200 Formatvorlagen, wenn daran nichts gedreht wurde. Jedem einzelnen Word Dokument liegt eine Dokumentvorlage zugrunde. Ohne geht es nicht. Oft ist das die „Normal.dotm“ das ist ein „leeres Blatt ohne was“ das Sie in aller Regel erhalten, wenn Sie in Word ein neues Dokument aufrufen (geht am besten mit STRG + N).

WennSie dann einfach lostippen, verwenden Sie die Fromatvorlage (FV) Standard. Im Register Start sehen Sie das so:

Formatvorlagen Word 2016 – markiert ist „Standard“

Vielleicht wollen Sie eine Adresse schreiben, und ärgern sich, dass immer, wenn Sie Enter drücken so ein unsäglicher großer Abstand zwischen den Zeilen entsteht. Das ist ja in Ordnung beim Fließtext, aber eben nicht immer.

Schnelle Abhilfe bietet hier die FV „Kein Leerzeichen“ direkt neben „Standard“. Einfach die Adresse markieren, auf „Kein Leerzeichen“ klicken. Dann sind die störenden Abstände weg. Wer es genauer wissen will: der nachlaufende Absatzabstand ist hier 0 pt (statt 10 pt bei Standard), der Zeilenabstand ist 1 (statt 1,15).

Gliederung für große Dokumente

Wirklich wichtig und unverzichtbar sind die Formatvorlagen für alle, die große Dokumente schreiben und nicht auf die komfortable Navigation und erst recht nicht auf ein automatisches Inhaltsverzeichnis verzichten wollen.

Für beides müssen zwingend(!) die Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ etc. angewendet werden. Diese sind von Haus aus einander untergeordnet. Sobald Sie die „Überschrift 2“ zuweisen, erscheint auch Überschrift 3 – das geht bis Überschrift 9. Zum Zuweisen: es ist nicht nötig, die ganze Überschrift dafür zu markieren: es genügt, wenn der Cursor Kontakt hat. Dann einfach auf die Überschrift klicken oder ALT + 1 oder 2 oder 3 drücken. Dann hört die Shortcut-Belegung auf. Meiner Erfahrung nach genügen im Firmenalltag diese drei Ebenen auch gänzlich (außer man arbeitet unter Juristen).

Navigationsleiste

Super nützlich ist der Navigationsbereich, der eingeblendet werden kann: Ansicht – Navigationsleiste, Kontrollkästchen aktivieren.

Am linken Bildschirmrand erscheinen alle Überschriften mit den passenden Einrückungen.
In der Navigationsleiste können die untergeordneten Überschriften auch durch einen Klick auf die übergeordnete Überschrift eingeklappt werden. Sie kennen das vom Explorer.

Außerdem ist es leicht möglich, die Anordnung der Texte zu verändern. Einfach mit Drag & Drop die Kapitel an die gewünschte Position ziehen.

Falls Ihnen in der Navigationsleiste ein leeres Feld erscheint: dann haben Sie versehentlich eine Absatzmarke oder einen Seitenumbruch als Überschrift definiert. Nutzen Sie in diesem Fall die Navigationsleiste als Sprungmarke, klicken Sie einfach drauf, und ändern Sie die FV auf Standard.
Das würde sonst einen unschönen Leereintrag im Inhaltsverzeichnis verursachen.

Inhaltsverzeichnis

Wenn die Vorarbeit sauber war, kostet das Inhaltsverzeichnis genau drei Klicks . zuerst bitte den Cursor an den Anfang oder das Ende des Dokumentes stellen – denn es wird ohne Rücksicht auf Verluste an der Cursorposition eingefügt: Register Referenzen (oder Verweis)- Inhaltsverzeichnis – Automatische Tabelle anklicken – fertig.

Inhaltsverzeichnis erstellen

FAQ zum Inhaltsverzeichnis

Wo ist der Unterschied zwischen Automatische Tabelle 1 und Automatische Tabelle 2?
Soweit ich weiß nur in der Überschrift: Inhaltsverzeichnis/Inhalt…

Das Inhaltsverzeichnis aktualisiert sich nicht, wo kann ich das einstellen?
Gar nicht. Wenn das Inhaltsverzeichnis markiert ist, erscheint oben eine Schaltfläche zum aktualisieren. Wahlweise auch mit F9.

In meinem Inhaltsverzeichnis sollen nur die Überschriften der Ebene 1 und 2 erscheinen, nicht 3. Wo kann ich das auswählen?
In diesem Fall bitte unten im abgebildeten Dialog Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis auswählen. Im folgenden Fenster lassen sich die Ebenen wählen.

Anmerkungen:

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Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Wie so oft bei Fragen rund um die Aufgaben ist die Lösung in einer individualisierten Ansicht zu suchen. Eine ganz neue Ansicht zu erstellen ist zwar möglich, dann aber enthält diese Ansicht nur „echte“ Aufgaben, nicht aber die zur Nachverfolgung markierten E-Mails.

Okay, zur Erklärung, denn meistens nimmt man den Unterschied gar nicht bewusst wahr:

zuerst Outlook 2010:
Hier heißt es Vorgangsliste, ist standardmäßig neben dem Posteingang zu sehen und enthält „alles, was ein rotes Fähnchen trägt“, d.h. Aufgaben, gekennzeichnete E-Mails oder auch gekennzeichnete Visitenkarten.

Outlook 2016:
Hier erscheint die Aufgabenliste (zuvor Vorgangsliste) als „Peek“ beim Berühren des Aufgabensymbols und kann dann wie gewohnt rechts angedockt werden (blau markiert):

Das waren auch schon die auffälligsten Unterschiede. Jetzt „ticken“ die Versionen wieder gleich:

Diese Liste ist genau dieselbe, die Sie sehen, wenn Sie das Modul „Aufgaben“ öffnen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste des Aufgabenmoduls auf „Aufgaben“, erhalten Sie eine Teilmenge dieser Liste, nämlich nur die „echten“ Aufgabenelemente und keine zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails.

Standardmäßig sind die Ansichten im Modul Aufgaben und im Fenster neben dem Posteingang gleich geschaltet, jedoch können – und müssen – sie getrennt voneinander angepasst werden.

Die Frage, auf die ich mich oben bezogen habe, meint in den allermeisten Fällen die Fensteransicht neben dem Posteingang. Dort sollen nur die eigenen Aufgaben und die eigenen zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails stehen.

Die Lösung ist eine Filtereinstellung auf Empfängername.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Fensteransicht – Ansichtseinstellungen

2. Filtern und Weitere Optionen wählen


Hier lässt sich die Einstellung „Von mir gekennzeichnet“ auswählen.

In den meisten Fällen führt dieses eine aktivierte Kontrollkästchen schon zum gewünschten Erfolg.

Alternativer Weg: Erweitert

Dann im Dropdown-Menü Feld den Eintrag „Empfängername“ suchen

Nun den gewünschten Wert (in der Regel Ihr Name) eintragen – Zur Liste hinzufügen anklicken und durchbestätigen.


Bitte beachten: Je nach Art und Konstellation der Postfächer kann die Anzeige resp. können die automatisch generierten Inhalte der ausgelesenen Felder etwas unterschiedlich sein. Möglicherweise führt auch das Feld „Zuständig“ statt „Empfängername“ zum gewünschten Erfolg.

Achten Sie beim Prüfen bitte darauf, ob Ihre Ansicht beides – nachzuverfolgende E-Mails UND Aufgaben anzeigt oder nur jeweils eines davon. Was gewünscht wird, ist auch hier unterschiedlich.

Falls alles nicht geklappt haben sollte: Aktuelle Ansicht zurücksetzen hilft immer 😉
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Kommen und gehen im Team – haben wir einen Plan?

Früher oder später trifft es alle – und in Zukunft bestimmt noch öfter: Mit einem Blick auf die Altersstrukturen in die Unternehmen wird es sich in den nächsten Jahren häufen, dass erfahrene Kollegen plötzlich eröffnen: „Tja, noch sechs Monate, dann gehe ich in Rente – und ich habe noch so viel Resturlaub!

Wenn das Ausscheiden nicht durch einen Krankheitsfall viel früher als geplant eintritt, hat man durchaus Vorlauf und kann gezielt den Übergang planen. Dennoch geht es an dieser Stelle vielen Teams wie den meisten Menschen mit Weihnachten: Plötzlich und unerwartet ist der Tag da…

Zwei Kolleginnen von mir befassen sich schon länger und eingehend mit diesem Themenkreis. Für das Teamworkblog durfte ich sie interviewen:

Rosemarie Konirsch ist Trainerin und Beraterin mit dem Schwerpunkt „Demographischer Wandel“ mit viel Erfahrung in der Aus- und Weiterbildung in produzierenden Unternehmen.

Sigrid Hess: Frau Konirsch, wie kann ein Unternehmen die Teamverantwortlichen und Teammitglieder im Miteinander der Generationen unterstützen und begleiten?“

Rosemarie Konirsch: Bisher wird es in den Unternehmen noch völlig dem Zufall überlassen, ob die generationenübergreifende Zusammenarbeit gelingt. Doch durch die Digitalisierung und soziale Medien denken und sprechen junge Leute heute oft deutlich anders, als es die älteren Generationen gewöhnt sind. Das gemeinsame Verständnis driftet dadurch stärker auseinander als es früher der Fall war. Der Generationengraben wird immer tiefer. Als ersten Schritt sollten die Teamverantwortlichen ein Augenmerk auf die Situation richten.

Der zweite Schritt ist das Bewusstmachen der Stärken der verschiedenen Altersgruppen. Erfahrene Mitarbeiter bleiben beispielsweise in unvorhergesehenen Situationen gelassener und finden oft gute Lösungen für ungewöhnliche Probleme. Die Jüngeren hingehen sind hervorragend weltweit vernetzt. Sie finden Informationen und Antworten im Internet, nach denen ein älterer Kollege erst gar nicht recherchieren würde. Das sind nur einfache Beispiele. Jede Generation hat ihre Stärken und diese herauszustellen und bewusst damit umzugehen, sollte das Ziel von Führungskräften sein. Auf dieser Basis kann im Team ein besseres Verständnis füreinander wachsen.

Natürlich gibt es auch die Schattenseiten und die Probleme, die für die verschiedenen Generationen typisch sind. Während sich die sogenannten „Digital Natives“, die bereits mit Computern groß geworden sind, ohne ihr Smartphone fast schon ein wenig hilflos fühlen, können „Digital Immigrants“ nicht im selben Tempo mithalten, wenn neue EDV-Systeme im Unternehmen eingeführt werden. Diese Unterschiede sollten sich Teamleiter bewusst machen. Die gleiche Schulung für alle Mitarbeiter kann für die einen eine Unter- und für die anderen eine Überforderung bedeuten. Hier lohnt es sich, mehr Zeit in die Einführung neuer Systeme zu investieren und Schulungen so zielgruppengerecht wie nur möglich aufzubauen.

In manchen Firmen gibt es gezielte Workshops und Vorträge für Führungskräfte oder für die Mitarbeiter zum Thema Generationenunterschiede. Der demographische Wandel wird in den kommenden Jahren deutlich an Fahrt aufnehmen. Die Belegschaften altern und die Geburtenstarken Jahrgänge sollten Ihr Wissen vor dem Eintritt in den Ruhestand an die jüngeren Kollegen weiter geben. Unternehmen sind gut beraten, entsprechende Formate anzubieten um ihre Belegschaft zu sensibilisieren und gemeinsam Lösungen zu entwickeln, wie ein von Teamgeist geprägtes Miteinander auch über Generationengrenzen hinweg gelingen kann.

Ursula Kraemer ist Coach, Autorin und Bloggerin. Ihr Blog „Leben 50 plus“ beschäftigt sich seit Jahren u.a. mit der Frage, wie der Übergang von der Berufstätigkeit in den Ruhestand befriedigend gestaltet werden kann.

Sigrid Hess: Frau Kraemer, was sollten die Menschen, die ihr eigenes Ausscheiden aus dem Team im Blick haben, bedenken oder planen?“

Ursula Kraemer:Lassen Sie es mich mit einem Beispiel aus meiner Arbeit als Coach beschreiben:
Berthold F. hat die Altersgrenze erreicht, er wird zum Jahresende in den Ruhestand gehen. Natürlich freut er sich auf diesen neuen Lebensabschnitt, doch empfindet er auch Verantwortung dem mittelständischen Unternehmen gegenüber, für das er lange Jahre tätig war. Er ist Experte auf seinem Gebiet, hat in seiner berufstätigen Zeit viel an Wissen und Erfahrung gesammelt, das er nun jüngeren Kollegen und vor allem seinem Nachfolger zur Verfügung stellen will.

Berthold F. weiß, dass selten ausreichend Zeit bleibt, einen Nachfolger einzuarbeiten. Auch gibt es noch keine speziellen firmeninternen Plattformen für solche Zwecke, deshalb will er schriftliche Notizen anfertigen. Und natürlich alle Unterlagen ordnen und die Akten auf den neuesten Stand bringen.
Bereits zwei Jahre vor dem Tag seiner Verabschiedung beginnt er damit zu sammeln, welche Themen für eine Weitergabe wichtig sind:

Wie ist die Historie einer Kundenbeziehung?

Welche Kontakte bestehen zu Lieferanten?

Wie kam es zu einzelnen Entscheidungen?

Welche Informationsquellen stehen zur Verfügung?

Welche Vorgehensweisen haben sich bewährt?

Warum ist ein Projekt gescheitert?

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?

Gibt es Checklisten für sich wiederholende Abläufe oder sollten sie erstellt werden?

Im Laufe der Zeit merkt er, dass viele Dinge, die er für selbstverständlich gehalten hatte, zu seinem persönlichen Erfahrungsschatz gehören und deshalb in die Notizen miteinfließen müssen. Doch es ist schwer, neben der regulären Arbeit Zeit dafür zu finden.
Er spricht deshalb mit seinem Vorgesetzten, überzeugt ihn von der Wichtigkeit seines Vorhabens und handelt aus, die erste Zeit seines Ruhestands bezahlt noch dafür nutzen zu können. Auch ist er bereit, bei Bedarf stundenweise in die Firma zurückzukehren, um im Team jüngeren Kollegen seine Erfahrungen weiterzugeben.

Diese Absprache ist für das Unternehmen von unschätzbarem Wert. Das Know-How bleibt erhalten, sie spart darüberhinaus Kosten und Zeit, die Übergabe kann effizient erfolgen.
Für Berthold F. bedeutet sie die verdiente Wertschätzung seiner jahrelangen Arbeit im Unternehmen und vermittelt ihm gleichzeitig das befriedigende Gefühl, nach seinem Weggang ein „geordnetes Haus“ zu hinterlassen.

Vielen Dank für das Gespräch

Anmerkungen:

Rosemarie Konirsch ist erreichbar via: www.menschundveraenderung.de
Ursula Kraemers Blog: www.leben50plus.info, ihre Website: www.navigo-coaching.de

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Gemeinsam an Dokumenten arbeiten – und was sonst noch neu ist in Word

Hier kommt der nächste Teil meiner kleinen Delta-Reihe zu den Neuerungen in den Office-Anwendungen 2010 – 2013 – 2016. Nach Outlook /1/ und Excel /2/ jetzt Word. Seit ich vermehrt technische Teams begleitet habe, die umfangreiche Dokumentationen in Word erstellen, tue ich das Thema nie wieder als „wenig relevant“ ab.
Das spannendste Thema gleich zu Beginn:

Dokument freigeben in Word 2016

Viel komfortabler und schneller als die Überabeiten-Funktion /3/ geht das gemeinsame Arbeiten nun mit der Funktion Freigeben:

E-Mail-Adressen der eingeladenen Person(en) eingeben

Das Dokument muss dazu natürlich auf einem gemeinsamen Laufwerk liegen. Leider genügt dazu nicht irgendeines, sondern es muss OneDrive oder SharePoint sein. Also es muss in der Microsoft-Welt verortet sein.

Dann aber ist der Komfortgewinn erheblich:

  • man kann gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten
  • man sieht während der Arbeit sofort, wer sonst noch daran arbeitet
  • Die Veränderungen werden dokumentiert.

Schaltfläche in Word online, um das Dokument in der Vollversion zu öffnen

Öffnet man das freigegebene Dokument online, kann man es wahlweise auch mit der Word-Vollversion bearbeiten. Die Browser-basierte Version von Word hat weniger Funktionen. Klicken Sie hierzu auf die oben blau hinterlegte Fläche.

So sieht der Nutzer, dass andere gleichzeitig das Dokument bearbeiten

So erscheint die Änderungskennung, wenn etwas von einem Kollegen geändert wurde

Alles, was gemeinsam erarbeitet wurde, ist deutlich kenntlich gemacht. Das Wichtiste dabei: die mögliche Gleichzeitigkeit. Also: keine Telefonate mehr mit diesem Inhalt „Schließ endlich das Dokument! Ich brauche es auch noch!“

Was sonst noch neu ist

In Word 2016 ist das in der Tat nicht sehr viel; diese beiden Funktionen sind auch bei den anderen Anwendungen hinzugekommen.

„Tell me“ – der Finde-Assistent
In der Titelleiste ganz oben, man sieht es gerade noch in meinem ersten Ausschnitt in der linken oberen Ecke, steht jetzt neben einer Glühbirne:„Was möchten Sie tun?“ in englischen Versionen „Tell me“.

Das ist die Suche nach einer Funktion ganz neu definiert: denn man findet keine kryptischen Beschreibungen oder Links zu irgendwelchen Microsoft-Homepages sondern direkt die Funktion! Man kann sie direkt aus dem Suchergebnis heraus benutzen.

So muss man sich nicht mehr merken, auf welchem Menüband was zu finden ist.

hier beispielhaft die Suche nach „Rahmen“

Transparente Formen
Ich brauche es nicht, es stört auch niemanden: bei den Formen kann man jetzt auch transparente Füllungen bekommen.Sie werden bei der Auswahl grau kariert dargestellt.

Neu seit Word 2013

In Word 2013 gibt es einiges, was man nicht auf den ersten Blick sieht, ich liste hier nur die in meinen Augen wichtigen Neuerungen:

PDF direkt öffnen

Ich finde es wissenswert, meist wird es übersehen: Direkt im Öffnen-Menü von Word kann man auch PDFs öffnen. Das Layout leidet etwas, aber immerhin.

Tabellen

Kleine Neuheit, die kaum kommuniziert wurde: die Ausrichtung der Tabellen hat sich gegenüber Word 2010 verändert.

Fügte man in Word 2010 eine Tabelle ein, ragte der Rand der Tabelle ein bisschen in den Seitenrand, die Texte in der Tabelle und der Fließtext bildeten eine Linie. Jetzt steht der Rand der Tabelle auf der Fluchtlinie; unter 2010 wäre die Tabelle weiter links positioniert – der grüne Balken zeigt die Differenz.

rot: Ausrichtung Word 2013 grün: Differenz 2010

Das fällt nur ins Gewicht, wenn man sehr exakt auf ein Blatt passende Tabellen herstellen will oder muss. Die meisten Nutzer werden es kaum bemerken.

Klappmöglichkeit bei gegliederten Texten

Wenn Sie die Formatvorlagen Überschriften verwenden, haben Sie nun die Möglichkeit, auch in der Normalansicht den Fließtext einzuklappen. Klicken Sie einfach auf das in der Abbildung markierte Dreieck.

<

Mit einem Klick den Flißtext einklappen

Allerdings findet sich die Gliederungsansicht nur noch auf dem Register Ansicht.

Neues Kontextmenü bei Bildern

Ja, es spart Mausmeter, wenn man mit Bildern arbeitet. Ist ein Bild markiert, erscheint direkt daneben eine sehr praktische Schaltfläche zum Formatieren desselben.

Layoutoptionen direkt beim Bild

Ergänzungen und Erfahrungsberichte sind herzlich willkommen!

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PDF-Dateien: kommentieren, bearbeiten, schützen

Es ist ein Dauerbrenner unter den Fragen: was kann ich mit einer PDF-Datei tun und was nicht? Zuallererst: PDF ist nicht gleich PDF! Da gibt es ganz erhebliche Unterschiede. Vor allem in der Frage, mit welchem Werkzeug und mit welchen Einstellungen die PDF erzeugt wurde.
Wie schon vor einiger Zeit gepostet /1/ stellt eine Datei im PDF-Format zunächst nur sicher, dass diese an jedem Rechner mit dem kostenlosen Programm Acrobat Reader gleich aussieht. Nicht mehr und nicht weniger.

Immer wieder ist die Frage, wie man denn zum Bearbeiten dran käme, an die Texte einer PDF-Datei. Vielleicht weil man eine Präsentation nur (noch) als PDF hat oder weil man einen Text gerne übernehmen möchte ohne ihn abzutippen, oder weil man im Team das Dokument kommentieren möchte – das Pflichtenheft eines Lieferanten, beispielsweise.

Alle diese Wünsche lassen sich sehr komfortabel mit Adobe Acrobat erfüllen. Dieses Programm ist leider recht wenig verbreitet, was an den recht hohen Kosten liegen dürfte. Wenn Sie es haben, erkennen Sie es daran, dass in Ihren Office-Programmen ein Register ACROBAT zu sehen ist.
In diesem Blogartikel zeige ich, was mit „Bordmitteln“ geht und was nicht. Das heißt, ich setze das Microsoft Office-Paket ab 2013 voraus und Adobe Reader DC. Wenn Sie gerne ein Adobe Acrobat Tutorial hier hätten, schreiben Sie Ihre Frage bitte so konkret wie möglichunten in die Kommentare – wenn es jemand lesen will, schreibe ich es gerne.

PDF-Dateienmit Word öffnen und bearbeiten

Wenn es in erster Linie darum geht, an Text-Inhalte von PDF-Dateien heranzukommen, kann man die Datei einfach im Öffnen-Dialog von Word öffnen. Es erscheint dann diese Meldung:

Die Erfahrung zeigt tatsächlich genau das: Wenn es sich um ein relativ schlichtes Textdokument handelt, ist das Ergebnis in Word ganz ordentlich. Komplexe Layouts leiden. Dann aberist es ein Word-Dokument, kann nach der Bearbeitung wieder als PDF-Dateigespeichert werden – man wird den Unterschied zum Originaldokument sehen.

Direkt in den Text hineinarbeiten und das auchdirekt wieder als PDF-Datei abspeichern geht Stand meines Wissens nur mit Adobe Acrobat.

PDF-Dateien kommentieren

Wenn es darum geht, ein bestehendes Dokument im Team zu kommentieren, leistet der kostenlose Acrobat Reader gute Dienste. Die Funktionen sind m.E. wirklich „firmenalltagstauglich“.

Oben sehen Sie die zur Verfügung stehendenWerkzeuge, unten ein Beispiel mit verschiedenen Einträgen mit der Kommentarfunktion. Man kann also Text hinzufügen oderText zum Löschen oder Ersetzen markieren. Die Bearbeitenden werden mit Name, Datum und Uhrzeit erfasst. Das allerdings ist dann einfach so notiert. Eine Funktion, die die Korrekturen direkt in den Text übernehmen würde – so wie man es in Word kennt /2/, gibt es bei Acrobat Reader nicht.

Alternativ kann man das Dokument auch als Dateiausdruck in OneNote laden und dann dort die Kommentare erfassen.

PDF-Dateien schützen

Wer glaubt, eine mit einem Textfeld erzeugte Schwärzung in einem Word-Dokument, das dann in eine PDF-Datei umgewandelt wird, sei ein zuverlässiger Schutz, täuscht sich leider. Zwar erscheint die Schwärzung ganz ordentlich auf dem PDF-Dokument, jedoch kann man den Text hinter der Schwärzung mühelos markieren, kopieren und in ein anderes Dokument einfügen – voilà.

Eine echte und wirklich wirksame Schwärzung habe ich mit Microsoft-Bordmitteln nichthinbekommen – ausdrucken und einscannen vielleicht.

Was geht – wenn auch reichlich versteckt – ist eine PDF-Datei im PDF/A-Standard.

Wählen Sie im Dialogfenster Speichern unter… den Dateityp .pdf und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Optionen.

Aktivieren Sie das markierte Kontrollkästchen. Damit erreichen Sie zumindest, dass der Empfänger auf den Status des Dokumentes hingewiesen wird. Er erhält folgende Meldung:

Zwar lässt sich dann mit Adobe Acrobat die Bearbeitung trotzdem durchführen, aber der PDF/A-Standard ist gebrochen. Das ist zu vergleichen mit einem versiegelten Brief. Wenn das Siegel gebrochen ist, ist der Schutz zwar hinüber, aber es ist zumindest dokumentiert.

Anmerkungen

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