Neueste Beiträge

E-Mails ablegen – mit Strg + X E-Mails aus Outlook ausschneiden und im Windows Explorer ablegen

Wie wir hier schon häufiger postuliert haben, ist es wichtig für das Team, E-Mails in ein gemeinsames Laufwerk abzulegen (/1, 2/). Wer das „zu Fuß“ und nicht mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Add-Inn machen will, sollte diese Handgriffe kennen.

Die Jahreszeit eignet sich für gute Pläne – z. B. zum Erschlanken der E-Mail-Ablage. Um E-Mails aus dem Posteingang in einen Ordner auf dem Laufwerk abzulegen, gibt es mehrere Möglichkeiten.

Die umständlichste Methode

E-Mail markieren oder Öffnen, dann Datei-speichern unter, Ordner wählen, ggf. Dateinamen anpassen, fertig. Nachteil: Viele Klicks Vorteil: Einfache Möglichkeit, den Dateinamen zu ändern.

Beim Speichern nimmt Office automatisch den Betreff als Dateinamen, und speichert im Format .msg ab. Letzteres ist ganz in Ordnung, denn es erlaubt, die E-Mail auch aus dem Explorer heraus per Doppelklick zu öffnen und ganz normal weiterzuverarbeiten (d. h. Antworten, Weiterleiten …)

Betreff = Dateinamen: an sich ist das o.k., macht aber auch Mühe bei mehreren E-Mails mit demselben Betreff.

Achtung: das Erstelldatum der so erzeugten E-Mail-Datei wird das Datum des Ablegens sein, nicht etwa das Datum, wann die E-Mail einging. Wenn das Erstelldatum also ein Sortierkriterium sein soll, ist zeitnahes Ablegen sehr wichtig.

Die Arbeitsspar-Methoden

Ist der Zielordner im Explorer bereits geöffnet, kann man aus dem Posteingangsfenster heraus eine oder mehrere (mit gehaltener STRG-Taste) E-Mails markieren und dann mit gehaltener linker Maustaste auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste ziehen. Maustaste nicht loslassen; das Explorer-Fenster springt dann in den Vordergrund und die E-Mail kann in den Zielordner geschoben werden.

Wer gerne mit Tastenkombinationen arbeitet findet das hier vielleicht noch besser: E-Mail(s) markieren, STRG+C (Kopieren) oder auch STRG+X (Ausschneiden), zum Zielordner wechseln und mit STRG+V einfügen. Das Endergebnis ist bei allen drei Methoden dasselbe!

Um aus Outlook heraus zügig auf den oder die Ablageordner zugreifen zu können, empfiehlt sich eine Verknüpfung in der (meist nicht wahrgenommenen) Verknüpfungsleiste:


E-Mail Wiedervorlage: Empfänger nachdrücklich erinnern (Teil 2)

Sicher kennen Sie die roten Wiedervorlagefähnchen am rechten Rand Ihres Posteingangs. Ich habe sie im letzten Teil der Reihe vorgestellt. Dort geht es um das Nutzen der Wiedervorlage für die Weiterverarbeitung im persönlichen Arbeitsablauf. Sie können aber auch E-Mails, die Sie verschicken für den Empfänger kennzeichnen und die eingetragene Wiedervorlageaktion sichtbar machen.

Für den Empfänger kennzeichnen:
In einer E-Mail, die Sie selbst verfassen, finden Sie im Menüband START auch das bekannte rote Fähnchen, wählen Sie dort Benutzerdefiniert.

Jetzt erscheint ein Dialogfenster, das einen Bereich für den Absender sowie einen für den Empfänger enthält. Das heißt, sie können dieselbe Nachricht mit zweierlei Kennzeichnungen versehen. Im Gegensatz zu einer Aufgabe wird hierfür kein gesondertes Element erzeugt.

Das Feld Kennzeichnung kann Freitext enthalten. Nutzen Sie das, um die nächste Aktion für das Projekt festzuhalten. Im Beispiel oben hat der Sender (der vom Empfänger einen Beitrag zu einem Bericht braucht) dem Empfänger eine frühere Erinnerung gesetzt als sich selbst; es muss ja noch Zeit sein, um die Berichtsteile zusammenzufügen. In der Aufgabenliste des Senders sieht die E-Mail nach dem Absenden so aus:

Beim Empfänger:
Der Empfänger sieht sofort in seinem Posteingang, dass eine gekennzeichnete E-Mail angekommen ist. Am rechten Rand erscheint diese Kennzeichnung.


Durch Anklicken des Symbols wird die E-Mail in die Vorgangsliste des Empfängers übernommen.

Auch wenn der Empfänger die Nachricht nicht beachtet (!), erscheint zum vom Sender definierten Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster beim Empfänger.

Der Vorteil im Team: Auf diese Art sparen Sie sich manche Tipparbeit weil die Kommunikation einen gewissen Standard hat. Für Teammitglieder, deren Beiträge manches Mal etwas zäh kommen, haben Sie eine weitere Möglichkeit auf Ihr Anliegen aufmerksam zu machen.

Wenn Sie die eingetragene Wiedervorlageaktion im Posteingangsordner sichtbar machen wollen: Rechtsklick in den Spaltenkopf, Feldauswahl anklicken und die Kennzeichnung in den Spaltenkopf ziehen. In dieser Spalte erscheint dann der im Nachverfolgungsfenster eingegebene Freitext.

Alternatives Vorgehen: Ansicht – Ansichtseinstellung – Spalten

Was macht man nun damit?
Dieses Vorgehen ist gut für einen Überblick, was genau mit den E-Mails zu tun ist – was ist der nächste Schritt, bis wann muss das laufen. Durch die Kennzeichnung und des zugehörigen Text kann das erfasst und nachverfolgt werden, ohne weitere Elemente wie z.B. Aufgaben oder Kalendereinträge zu generieren.

Am nützlichsten ist das bei Routinevorgangen, z.B. dem Zusammentragen von Bausteinen für einen umfangreichen Bericht wie im Beispiel oben gezeigt. Oder in der Reklamationsbearbeitung: als Nachverfolgungsaktion kann drinstehen: Kunde anrufen; oder defektes Teil angefordert; oder Gutschein verschicken. So sieht man auf einen Blick was mit der E-Mail unternommen werden muss und bis wann.

Beachten Sie bitte, dass die oben gezeigte Erweiterung der Ansicht sich immer nur auf einen Ordner bezieht. die Kennzeichnungsinformationen sind in einem Unterordner nur sichtbar, wenn auch dort die Spalte aktiviert wurde. Wird die E-Mail ausgedruckt, erscheint die Information im Kopf.

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


E-Mail Wiedervorlage nutzen (Teil 1)

Viele E-Mails im Posteingang liegen dort, weil sie noch etwas damit zu tun haben, nicht aber jetzt im Moment. Darum bleibt die E-Mail erst mal im Posteingangsordner liegen. Dort aber schauen Sie sie viele Male an, ohne etwas Weiterführendes unternehmen zu können.

Dieser E-Mail sollten Sie sagen können: „Melde dich am nächsten Dienstag wieder und sag mir, dass ich Meier nach der Statistik fragen muss. So lange geh‘ mir aus den Augen“ Das geht ganz einfach mit der Kennzeichnung in Outlook. Hier stelle ich Ihnen die Funktion für den persönlichen Gebrauch vor, im nächsten Teil der Reihe zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion im Team nutzen können

Eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen:
Um eine E-Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen klicken Sie mit der rechten Maustaste am rechten Rand der E-Mail auf das Fähnchensymbol und wählen den Zeitpunkt der Wiedervorlage.

Wenn Sie auf Benutzerdefiniert klicken, können Sie den Tag genau bestimmen. Keineswegs muss bei der Kennzeichnung immer Zur Nachverfolgung stehen. Dort können Sie als Freitext jede beliebige Information eingeben, an die Sie bei der Wiedervorlage erinnert werden wollen.

Wenn Sie ein Pop-up-Fenster wünschen, das Sie nachdrücklich erinnert, oder sogar einen Sound spielt, dann müssen Sie das extra unter dem Eintrag „Erinnerung hinzufügen“ auswählen.

Die Wiedervorlageaktion erscheint in einem schmalen Infostreifen am E-Mail-Kopf:

Im Dropdown-Menü finden Sie auch den Eintrag Schnellklick festlegen. Das bedeutet, den Zeitrahmen bestimmen, den Sie standardmäßig für die Nachverfolgung von E-Mails benutzen wollen. Dieser wird verwendet, wenn Sie mit der linken Maustaste das Fähnchen einer E-Mail im Posteingangsfenster anklicken.

Diese Woche“ bedeutet, fällig am Freitag, „Nächste Woche“ bedeutet, Beginndatum am Montag, Fälligkeitsdatum am Freitag.

Die Vorgangsliste
Nachzuverfolgende E-Mails und Aufgaben erscheinen gemeinsam in der Aufgabenleiste, die in der Posteingangsansicht rechts unten erscheint. Falls Sie keine solche Liste sehen: Klicken Sie im Register Ansicht auf Aufgabenleiste und wählen dort Normal. Ob es sich um eine E-Mail mit Kennzeichnung oder um eine Aufgabe handelt, verraten Ihnen die Symbole links.

Gekennzeichnete E-Mails können aus dem Posteingang z.B. in einen Unterordner verschoben werden, die Kennzeichnung bleibt in der Vorgangsliste sichtbar.
Ein Doppelklick auf die E-Mail in der Vorgangsliste öffnet diese, ein Klick auf das rote oder rosa Fähnchen kennzeichnet die E-Mail als erledigt.
Achtung: E-Mail nicht löschen, sonst ist auch die Nachverfolgung verloren! Leider gibt es hier keine gesonderte Warnung.

Mit der Kennzeichnung zur Nachverfolgung haben Sie die Möglichkeit, eine Entscheidung, die Sie beim ersten Lesen der E-Mail treffen auch an dieser E-Mail zu hinterlegen. Sie sehen die Nachricht nicht mehr, bis der Zeitpunkt zur Weiterarbeit erreicht ist. Das entlastet Ihren Posteingang und die „muss ich mir merken“ Schublade in Ihrem Kopf.
Diese Möglichkeiten zur Nachverfolgung gibt es so nur in Outlook 2007 und 2010. Unter 2003 gibt es nicht änderbare farbige Fähnchen, unter Outlook 2013 gibt es auch das rote Fähnchen, nicht aber die Möglichkeit einen Termin zu hinterlegen.

Anwendungsgebiete und Grenzen
Ja, ich weiß, das hier ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen ein Teamwerkzeug: nämlich dann, wenn das Team ein Outlook-Postfach gemeinsam bearbeitet. Meiner Beobachtung nach ist das immer häufiger der Fall, dass man neben dem persönlichen Postfach noch ein Teampostfach mit neutraler Adresse besitzt, über welches die Kommunikation nach außen läuft (z.B. fragen@xyz-Unternehmen.de)
In diesem Fall benötigt das Team eine pragmatische und schnelle Lösung, um die E-Mails nachzuverfolgen, am besten ohne weitere Outlook-Elemente zu erzeugen. Ich empfehle dieses Vorgehen, wenn die einzelnen Dinge eher kleinteilig und schnell erledigt sind. Aufgaben nehme ich für größere und länger andauernde Arbeitspakete.
In diesem Blogbeitrag steht wie das geht .

Noch eine Grenze: Die Kennzeichnungen werden von vielen Smartphones nicht angezeigt. Daher eignet es sich auch nicht für Postfächer, die von unterwegs bearbeitet werden sollen.

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


OneNote als Vorlagen-Speicher für das Team

Letzte Woche habe ich den Weg gezeigt, wie man in Outlook Vorlagen verwalten kann. Hier kommt noch ein Workaround, um Vorlagen in OneNote für das Team abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Inhalt muss nur einmal gepflegt werden, der Zugriff für das Team ist einfach in einem freigegebenen Notizbuch.

Einfaches Ablegen von Textbausteinen

Wenn Sie für Routineaufgaben – beispielsweise das Beantworten von Anfragen – standardisierte Bausteine verwenden möchten, können Sie diese natürlich als Schnellbaustein oder Schnelltabelle anlegen. Das muss in Word und Outlook getrennt getan werden. Zudem steht der Inhalt nur für den jeweiligen Benutzer zur Verfügung. Benötigt ein anderes Teammitglied die gleichen Bausteine, muss dieses wieder von vorne anfangen.

Bei einer Änderung des Standardtextes ist das sowohl in Word als auch in Outlook bei jedem betroffenen Mitarbeiter zu erledigen.

OneNote bietet eine komfortable Lösungsmöglichkeit: ein zentrales Notizbuch mit Textbausteinen. Auf diese können Sie aus Word und Outlook zugreifen, auch aus PowerPoint, sollte das gewünscht sein.

Ist das Notizbuch für das Team freigegeben, haben alle Zugriff auf dieselben Inhalte. Eine Änderung oder Ergänzung wird nur einmal durchgeführt und steht sofort allen zur Verfügung.

OneNote als Vorlagenpool

Natürlich können sie einfach bestimmte Textpassagen, die immer wieder gebraucht werden, z.B. Freudige Zusage, höfliche Absage oder sonstige Standard-Antworten ablegen, und jederzeit sowohl in Word als auch in Outlook abrufen. Es geht aber auch gleich mit Formatierungsvogaben.

>Hier ist das Beispiel einer Vorlage für eine Gesprächsnotiz in Tabellenform:

Verwenden Sie OneNote im Dock-Modus /1/ neben der Anwendung, in welcher Sie die Vorlage benötigen.
Ziehen Sie die Tabelle an die Stelle im Dokument, wo sie erscheinen soll.
Die Formatierung passt sich an die Vorgaben des Zieles an.

Ab OneNote 2013 wird auch Excel im vollem Umfang unterstützt!

Seitenvorlagen in One Note

Auch Vorlage für immer wieder benötigte OneNote Seiten können als Vorlage abgelegt werden. Beispielsweise in der Kundenbetreuung ein Formular, um den Anruf eines Kunden aufzunehmen und gleichzeitig die notwendigen Aktionen auf den Weg zu bringen.

So legen Sie eine Seitenvorlage an (ON 2013)
Erstellen Sie zuerst die Seite, so wie sie als Vorlage sein soll, also mit Kopf für Name, Thema, Aufgaben etc.

Klicken Sie dann auf EINFÜGEN – SEITENVOLAGEN.


Im sich nun öffnenden Bereich rechts finden Sie ganz unten den Eintrag „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“.

Vergeben Sie einen passenden Namen.

Im Bereich VORLAGEN sind Ihre selbst erstellten Vorlagen unter „Meine Vorlagen“ abgelegt.
Wenn Sie diese anklicken, wir sie als neue Seite in den aktuellen Abschnitt eingefügt.

Unterschätzen Sie nicht den täglichen Nutzen eines gut gepflegten Vorlagenpools. Alle Mitglieder des Teams profitieren davon. Viele Mikrozeitverschwendungen entstehen erst gar nicht.

Verwandte Blogartikel:
/1/ OneNote andocken: https://www.teamworkblog.de/2013/05/onenote-andocken-notizen-zu-dokumenten.html
/2/ Office-Handbuch mit OneNote: https://www.teamworkblog.de/2012/10/das-office-handbuch-mit-onenote.html

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Outlook ist prinzipiell kein Werkzeug für das Team und von der internen Vorlagenverwaltung spreche ich lieber nicht. Eine geschriebene E-Mail als Vorlage ablegen ist eine leichte Übung. Das geht genauso wie in anderen Anwendungen auch: Datei-Speichern unter – Dateityp Outlook-Vorlage fertig.

Aber wo ist die Datei (mit der sinnigen Endung *.oft) denn hin? Microsoft legt sie bei „Templates“ ab, und ganz ehrlich: wie Sie da wieder drankommen wollen Sie bestimmt nicht wissen. Der Weg ist lang, kompliziert und auch nicht teamfähig.

Helfen Sei sich „zu Fuß“. Legen Sie auf Ihrem gemeinsamen Laufwerk ein Ordner namens „Outlook-Vorlagen“ an und speichern Sie alle erstellten Vorlagen dort hin. Um diesen Ordner einfach im Zugriff zu haben, basteln Sie sich eine Verknüpfung (siehe Abb. 1):


Abb.1: Verknüpfung erstellen

Outlook bietet eine meist nicht genutzte Verknüpfungsleiste an, auf welcher Sie sowohl Outlook-Ordner als auch „normale“ Laufwerksordner im Zugriff haben können.
Wenn Sie auf die markierte kleine Schaltfläche klicken erhalten Sie ein leeres Feld – nur oben steht „Verknüpfungen“. Dieses Wort lässt sich rechts anklicken, dann können Sie wählen, was Sie tun wollen (siehe Abb. 2).


Abb. 2: Rechtsklick auf die Outlook-Leiste

Sie können hier einen Direktzugang zu anderen Dateien und Ordnern – z.B. eben den Vorlagen, die auf dem Server liegen – schaffen oder auch Outlook-Ordner verknüpfen, die Sie häufig benötigen.

Für ersteres ist ein ganz kleiner Kunstgriff nötig: erstellen Sie zuerst eine Verknüpfungsgruppe – z.B. „Vorlagen“. Verkleinern Sie nun das Outlook-Fenster und öffnen Sie daneben ein Explorer-Fenster, in dem der Ordner sichtbar ist, auf die Sie künftig zugreifen möchten. Klicken Sie nun den Ordner „Outlook-Vorlagen“ an, (im Beispiel im Bild heißt der zu verknüpfende Ordner “0-3_Vorlagen“) und ziehen Sie es auf den Titel der neu erstellten Gruppe (siehe Abb. 3).


Abb. 3: Verknüpfung auf die Outlook-Leiste ziehen

Fertig. Nun können Sie mit einem Klick auf den Ordner oder die Datei zugreifen. Mit rechtem Mausklick können Sie den Ordner, genauer die Verknüpfung, auch umbenennen, wenn das der Übersichtlichkeit dient (siehe Abb. 4).


Abb. 4: Verknüpfung in Outlook umbenennen

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


OneNote andocken – Notizen zu Dokumenten und Webseiten

Eine große Menge an teaminternem E-Mail-Verkehr entsteht, weil man sich über ein bestimmtes Dokument austauscht. Möglichweise auch noch das betreffende Dokument als Anlage mitschickt. die unguten Folgen dieses Vorgehens wurden hier schon öfter erläutert (/1/).  Heute stelle ich eine sehr einfache Funktion von OneNote vor, die erlaubt, Notizen zu einer Word- oder PowerPoint Datei an zentraler Stelle zu erstellen und diese direkt mit der bearbeiteten Stelle des betreffenden Dokumentes zu verknüpfen.

Das Beste daran ist: es macht gar keine zusätzliche Arbeit! Ich setze voraus, dass Sie schon ein Team-Notizbuch haben (/2/).

Wenn Sie jetzt ein Dokument bearbeiten, zu dem Sie Notizen hinterlegen wollen, schalten Sie OneNote in den Andock-Modus durch einen Klick auf der Schnellstart-Symbolleiste (siehe Abb. 1).

Abb.1: Andock-Modus bei OneNote einschalten

OneNote erscheint dann als schmales Fenster am linken Rand des Bildschirms. Sie können so direkt zwischen den beiden Anwendungen hin- und herwechseln.

Wenn Sie jetzt einen Eintrag in OneNote machen, wird dieser automatisch mit der eben bearbeiteten Stelle Ihres Office-Dokumentes verknüpft. Geht man also später in das Notizbuch kann man von der Notiz aus zu dem entsprechenden Dokument navigieren – und zwar nicht an den Anfang, sondern genau zu der Stelle, an der der Cursor stand, als die Notiz erstellt wurde (siehe Abb. 2).


Abb. 2: Vorschau auf verknüpftes Dokument

Was nützt das?

Nun, eine ganze Menge. Ist über eine bestimmte Präsentation in PowerPoint eine Notiz zu machen, kann man das vielleicht in das Notizenfeld schreiben. Möglicherweise sind die Informationen aber nicht für alle Menschen interessant, die diese PowerPoint-Datei erhalten, sondern nur für das Entwicklerteam.

Also öffnet man OneNote, dockt es an und macht die Notizen an einer passenden Stelle des Notizbuches. Will man später den Entwicklungsprozess nachvollziehen, geschieht das in OneNote. Alle Schritte könnten dort dokumentiert sein und mit den Links zu den entsprechenden Objekten in PowerPoint versehen. Auf diese Art und Weise sind Dokument und Informationen darüber beisammen und belasten kein E-Mail-Postfach.

Das funktioniert auch gut mit dem Internet Explorer, um Recherchenotizen zu erstellen und zu verwalten.

Hinweise: Falls das bei Ihrem OneNote so nicht geht, gibt es zweierlei Prüfungen:

  • Datei-Optionen – Erweitert; dort sind zwei Kontrollkästchen, die das Erstellen verknüpfter Notizen erlauben oder nicht. Standardmäßig wird erlaubt. 
  • Es geht auch nicht, wenn Sie z. B. unter OneNote 2010 ein Notizbuch verwenden, das unter 2007 erstellt und nicht konvertiert wurde.
  • Excel und Access wird leider nicht unterstützt, Outlook auf andere Weise.

Anmerkungen

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


Kategorien in Outlook – für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Die schlechte Nachricht gleich vorweg: Sie können nicht für das ganze Team serverseits Kategorien definieren. Die Kategorienamen und Farben sind direkt im Postfach des Benutzers abgelegt. Was aber geht und sinnvoll ist, sind gemeinsam definierte und kommunizierte Kategorienamen. Das ist ein mächtiges Werkzeug – nicht nur für die Suche.

Seit Outlook 2007 sind die Kategorien in allen Modulen dieselben. Dadurch ist das ein sehr schlagkräftiges Instrument geworden. Es gibt 25 Farben, die auch mehrfach belegt werden können. Das Thema hat zwei Seiten, zum Einen das technische Know-How zu den Kategorien (wie geht das?), und zum anderen das organisatorische (wie finde ich kluge Kategorien, wann nutze ich sie).
Hier stelle ich Ihnen zuerst die technische Seite vor: Öffnen Sie das Menü bei „Kategorisieren“ und wählen Sie „Alle Kategorien“.


Im sich dann öffnenden Fenster können Sie die Kategorien nach Ihren Wünschen festlegen.

Benennen Sie die vorgeschlagenen Kategorien um und fügen Sie über die Schaltfläche „Neu“ neue hinzu.
Die Kategorienamen werden alphabetisch geordnet angezeigt. Wenn Sie Gruppen bilden möchten, oder bestimmte Kategorien oben stehen sollen, hilft ein führendes Sonderzeichen.

Was passiert nun, wenn ich in meinem Postfach ein Objekt kategorisiere und sende es dann an den Teamkollegen? Die Kategorienamen bleiben stehen, die Farben jedoch verschwinden – bzw. es werden die Farben benutzt, die am betreffenden Postfach für diesen Kategorienamen hinterlegt sind. Wenn im Empfängerpostfach dieselbe Kategorie mit derselben Farbe angelegt ist, wird die Kategorie auch so angezeigt. Ist die Kategorie nicht vorhanden, oder hat sie eine andere Farbe, steht der Kategoriename in einem weißen Feld.

Leider können Kategorien nicht zentral definiert und in die Postfächer eingespielt werden. Das muss (noch) jeder Nutzer selbst anlegen.

Verständigen Sie sich im Team auf einheitliche Kategorien.

Den Hauptnutzen von Kategorien sehe ich in erweiterten Möglichkeiten zum Ordnen und Suchen. Ich habe Kategorien für Kundengruppen und Kategorien für Aktionen (letztere mit führender Raute). Suche ich nun Informationen zu bestimmten Kunden, klicke ich auf das Suchfeld (das mit der Lupe, gleich über den Eingangsmails) und wähle im nun erscheinenden Menüband bei den Kategorien die gesuchte aus. Nun noch einen Klick auf „alle Outlook-Elemente“ und schon habe ich alle Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben dieser Kategorie.

Buchtipp:

Perfekt im Office, Redline Verlag München, 2012
Buch bei amazon

Ergänzung:
Weitergedacht habe ich dieses Thema hier:
https://www.teamworkblog.de/2015/01/kanban-im-outlook-posteingang-ganz.html
Dieses Vorgehen bewährt sich ganz besonders in gemeinsam genutzten Postfächern.

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


Die Werkstatt und das Schaufenster – Prozessorientierung versus Abteilungslaufwerk

Manchmal finden wir Blockaden für ein gutes Miteinander im Projektteam in den Begrenzungen der Technik. Manchmal aber ist auch Gewohnheit, Angst oder Besitzstandswahrung der Name des Steines, der im Weg liegt. Ein Bericht auch der Beratungspraxis.

Unlängst habe ich in einem Unternehmen in einem zweitägigen Workshop mit einer großen Gruppe Beteiligter – von IT bis Rechtabteilung – eine gemeinsame Prozessorientierte Ablagestruktur entworfen (/1/). Am Ende des Tages 1 stellten wir fest, dass die Finanzierung des Ganzen ein Unterstützungsprozess ist und daher in einem anderen Verzeichnis stattfindet. In das Verzeichnis des Kernprozesses wird ein Link zur Finanzierung gesetzt.

An dieser Routine-Festlegung brach das große ABER auf:

  • Darf denn jeder Prozessbeteiligte die Finanzierungsdaten sehen?
  • Oder ist das ein „leerer Link“ der nur die Auskunft erteilt: „Die Finanzierungsdaten sind auf dem Laufwerk F, auf das du keine Zugriffsberechtigung hast.“
  • Wie ist das dann mit den juristischen Schriftsätzen, die sich noch im Entwurfsstadium befinden? „… wenn das versehentlich jemand aus dem Haus gibt?!“
  • „Wenn wir alles für das ganze Projektteam öffnen, fangen die Leute wieder an, auf ihrem persönlichen Laufwerken oder (bewahre!) eigenen USB-Sticks zu speichern!“

Mit diesem sich auftuenden Graben gingen wir in den Abend. Offensichtlich ist die Hürde weniger die Technik, als Ängste in den Köpfen der Beteiligten. Aber wovor denn? Die Frage des juristischen Schriftsatzes kann ich nachvollziehen. Aber mit einer Regel für den Dateinamen lässt sich das leicht lösen (z.B.: alle Entwürfe erhalten am Ende des Dateinamens einen Kleinbuchstaben, die erste freigegebene Version bekommt eine Null und dann wird hochgezählt).

Und ehrlich: fühlt sich irgendjemand berufen, in den unfertigen Werken der Nachbarabteilung zu stöbern? Eher wäre es doch so: wenn ich auf etwas warte und das dringend brauche, nerve ich den Zuständigen mit Nachfragen. Könnte ich einfach nachschauen, wie weit das Dokument gerade ist, müsste ich den Kollegen nicht stören, sondern könnte die Info selbst holen, oder? Soweit die schöne Theorie, die den Anwesenden auch einleuchtete. „Aber die Vorstandsdokumente …“ Natürlich gibt es immer Dokumente, die besonderen Schutz brauchen. Strategiepläne im Entwurfsstadium zum Beispiel und selbstverständlich Personaldaten. Um diese aber geht es hier gar nicht, sondern um ganz normale Projektarbeit.

Gefallen hat uns das Bild des „Schaufensters“ und der „Werkstatt“.

  • In einem Schaufenster stelle ich die fertige, sorgsam arrangierte Arbeit aus. Dort kann man sie bewundern oder auch „kaufen“. Gearbeitet wird dort (in der Regel) nicht. Dieses Bild steht stellvertretend für ein gemeinsames Laufwerk, in welches nur die fertigen Dokumente in der aktuellen Version eingestellt werden. Das hat den Nutzen, dass alle Informationen zu dem Projekt an einer Stelle versammelt sind. Entwürfe und ältere Versionen der Dokumente bleiben im Abteilungslaufwerk. Der Nachteil dabei ist zum Einen der höhere Aufwand, den der Einzelne treiben muss und zum Anderen die richtige Auswahl der Dokumente. Weiß man immer, was die anderen benötigen? Andererseits ist durch das geschlossene Abteilungslaufwerk (wie gewohnt) der Schutz der eigenen Arbeit gewahrt.
  • „Dürfen die anderen denn nicht sehen, dass hier gearbeitet wird?“ „Darf der Schreiner nicht Sägemehl an der Hose haben?“ Das waren meine Fragen. So entstand der Begriff der Werkstatt. Hier ist ein Projektlaufwerk gemeint, in welchem alle Dokumente des Projektes gespeichert werden. Vom ersten Entwurf bis zur letzten Freigabe. Zugriff haben alle am Projekt beteiligten Personen.

Am Ende waren die Workshop-Teilnehmer sich einig, dass der Weg in die Werkstatt erstrebenswert ist, aber in ihrem Fall über das Schaufenster führen wird. Hier kann Transparenz, gemeinsame Struktur und auch abgestimmtes Bilden von Dateinamen eingeübt werden.

Anmerkungen

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


5S aus Kaizen für die Dokumentenablage

Gehört es zu Ihren guten Vorsätzen im neuen Jahr, die Papierstapel auf dem Schreibtisch endlich in den Griff zu bekommen? Nerven Sie Suchzeiten auf den Tischen der Kollegen, wenn diese nicht am Platz sind? Dann versuchen Sie es mit der bewährten 5-S-Methode aus dem Büro-Kaizen, angepasst an die Aufgabe „die Ablage von Dokumenten im Team vereinheitlichen“.

Die folgenden Tipps beziehen sich erst einmal nur auf die Büros, die noch viel mit Papier ablegen. Für die Aufgabe „die elektronische Ablage teamfähig machen“ gelten etwas andere Vorgehensweisen.

Sichten

Wo ist Handlungsbedarf? Wir wollen teamfähig werden. Das heißt Unterlagen, auf die nur ich Zugriff brauche, darf ich auch weiterhin „individuell-kreativ“ ablegen (notfalls gestapelt, es sei denn, das behindert mich selbst). Aber bei allen Unterlagen, die auch die Kollegen mal brauchen, muss ich meine Ordnung übersichtlich gestalten und ich muss sie dokumentieren (durch Listen oder Etiketten oder Rückenschilder oder …).

Wo vergeude ich Zeit mit Suchen an meinem Arbeitsplatz? Wo an dem meiner Kollegen? Wo meine Kollegen (kann in der Assistenz auch der Chef sein) bei mir? Sind Stapel auf dem Tisch oder anderswo gewachsen? Nutze ich die Ablagemöglichkeiten, die mein Arbeitsplatz bietet, sinnvoll? Befinden sich in den Hängetaschen aktuelle Dokumente? Stimmt die Reiterbeschriftung? Wir sieht es im Schrank aus? Sind auf allen Ordnern gut lesbare Rückenschilder angebracht? Ist der Standort eines Ordners klar definiert?

Sortieren – in zwei Durchgängen

Durchgang 1: Bilden Sie drei Lager: abgeschlossene Vorgänge, aktive Vorgänge, Altpapier

Nur danach wird unterschieden:

    Gehört es in die Registratur (auch „statische Ablage“ genannt – meist die Ordner im Schrank, weil die entsprechenden Vorgänge abgeschlossen sind, aber aufgrund von Aufbwahrungsfristen noch nicht weggeworfen werden können) – oder
  • ist der Vorgang noch aktiv oder
  • ist es Altpapier (Müll)?
Durchgang 2:Nachdem Sie den Müll entsorgt und die fertigen Dokumente abgeheftet haben, sortieren Sie die Dokumente, die zu aktiven Vorgängen gehören, in die folgenden drei Lager
  • Termin (dieses Dokument wird an einem bestimmten Tag gebraucht, nicht davor, nicht danach)
  • Aufgabe (damit muss etwas getan werden, möglichst bald)
  • Wartet (das wird zu einem noch nicht genau bekannten Zeitpunkt gebraucht)

Säubern

Nein, zu putzen gibt es hier nichts. Wohl aber gilt es, zu entlasten, zu entsorgen, überflüssige oder redundante Dokumente wegzuwerfen. Auch Ordner, deren Mechanik nicht richtig schließt und andere schadhafte Materialen wandern in den Müll.

Standardisieren

Jetzt wird es spannend: die drei Lager Termin / Aufgabe / Wartet müssen versorgt werden und optimalerweise so, dass neu hinzukommende Papiere sofort sicher eingeordnet werden können. Der Handel stellt viele Dinge dafür zur Verfügung, für viel oder wenig Papiervolumen (/1/).

Wenn Sie viele Vorgänge haben, für die Sie nicht allein zuständig sind, sondern die im Team bearbeitet werden müssen (oder auch zwischen Assistenz und Führungskraft hin- und her pendeln), dann sollten Sie an dieser Stelle überlegen, ob Sie nicht eine gute, teamfähige Ordnung für Ihre Vorgänge brauchen. Das ist das Stichwort „Ordnerplan oder Aktenplan“ und geht nicht ganz ohne Aufwand (/2/).

Für viele papierhafte Dokumente nutzen Sie am besten Hängetaschen oder Einstellmappen (z.B. von Classei oder Mappei).

Trennen Sie diese drei Grundkategorien entweder durch verschiedene Aufbewahrungsorte oder mit unterschiedlicher Farbmarkierung. Die Unterlagen, die „auf Termin liegen“ werden nach diesem sortiert, die Aufgaben nach Priorität und Stichwort, die wartenden Dokumente nur nach Stichwort.

Ständig verbessern

Probieren Sie die Ordnung im Team aus. Ziel ist, dass Sie auf Ihrem Tisch und denen der Teamkollegen jedes Dokument durch Hinschauen unter Einsatz von gesundem Menschenverstand finden.

Anmerkungen

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.

OneNote auch an Weihnachten: Teammotivation mittels Weihnachtsplätzchen ;-)

Geht Weihnachten ohne Plätzchen? Kaum. Braucht man OneNote in der Küche? Nicht zwingend, aber manchmal ist es durchaus nützlich: ein vergnügter Blick in Sigrids Backstube und nicht ganz ernst gemeinte Spekulationen.

Die Teamarbeit lässt sich auch mit einem gut gefüllten Plätzchenteller fördern. Untersuchen wir den Zusammenhang zwischen Konsum einfacher Kohlehydrate und Teamerfolg. Unbestätigten Beobachtungen zufolge halten sich die Teammitglieder sehr gerne in der Nähe des Zuckerlagers auf (so gerne, dass zwei Kolleginnen, nachdem sie die Keksdose aus ihrem Zimmer verbannt hatten, einen deutlich spürbaren Rückgang der Spontanbesuche an ihren Schreibtischen registrierten). Beim formlosen Meeting über dem Plätzchenteller kann durchaus Wertschöpfendes entstehen.

Nun ist aber Plätzchen nicht gleich Gebäck und nicht gleich Keks! Welten trennen liebevoll zubereitetes Weihnachtsgebäck nach alter Familientradition von dem was man beim Discounter in Folie verpackt erstehen kann!

Familientradition – da gab es ein zerfleddertes, von Fettspritzern und Teigproben gezeichnetes Exemplar des handgeschriebenen Kochbuchs meiner Urgroßmutter – sie arbeitete in der Küche des Landadligen im Nachbardorf. Nun, weder das handgeschriebene Kochbuch noch der Landadlige passen noch in die Zeit. Wo lassen wir denn nun Notizen zu Wissenswertem, Erfolgen, Misserfolgen und kleinen Tricks?

In der Küche zeigt OneNote ungeahnte Qualitäten. Hier sind meine Notizen:

Ich habe ein Foto der Plätzchen gemacht, die Namen der Sorten außen hin geschrieben und eben diese Namen mit Links auf das jeweilige Rezept versehen. Diese sieht man am rechten Bildrand.

Kleine Notizen oder Erfahrungen habe ich direkt zum Namen des Plätzchens dazugeschrieben. Diese Methode ist so einfach wie wirkungsvoll. Noch ein wichtiger Vorteil: Das Erstellen vom Kopien für begeisterte Kollegen oder ausziehende Kinder ist einfach zu bewerkstelligen und nächstes Jahr backt ein anderer!

Und wo taugt das außerhalb der Küche? Zum Beispiel bei der Dokumentation einer Projektsitzung, bei welcher eine Wertstromanalyse auf einer Moderationswand erstellt wird. Da geht es mit Moderationspapier und -stiften hoch her, nicht alle relevanten Infos finden Platz auf der einen Tafel. Fotografiert man mehrere Tafeln nacheinander geht oft der Zusammenhang verloren.

Machen Sie ein Foto des Kernprozesses und verlinken Sie alle relevanten Daten direkt auf diese Übersichtsseite.

Ein frohes Weihnachtsfest und das Allerbeste für das neue Jahr wünscht Ihnen Ihr Team vom Teamworkblog!

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.