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OneNote auch an Weihnachten: Teammotivation mittels Weihnachtsplätzchen ;-)

Geht Weihnachten ohne Plätzchen? Kaum. Braucht man OneNote in der Küche? Nicht zwingend, aber manchmal ist es durchaus nützlich: ein vergnügter Blick in Sigrids Backstube und nicht ganz ernst gemeinte Spekulationen.

Die Teamarbeit lässt sich auch mit einem gut gefüllten Plätzchenteller fördern. Untersuchen wir den Zusammenhang zwischen Konsum einfacher Kohlehydrate und Teamerfolg. Unbestätigten Beobachtungen zufolge halten sich die Teammitglieder sehr gerne in der Nähe des Zuckerlagers auf (so gerne, dass zwei Kolleginnen, nachdem sie die Keksdose aus ihrem Zimmer verbannt hatten, einen deutlich spürbaren Rückgang der Spontanbesuche an ihren Schreibtischen registrierten). Beim formlosen Meeting über dem Plätzchenteller kann durchaus Wertschöpfendes entstehen.

Nun ist aber Plätzchen nicht gleich Gebäck und nicht gleich Keks! Welten trennen liebevoll zubereitetes Weihnachtsgebäck nach alter Familientradition von dem was man beim Discounter in Folie verpackt erstehen kann!

Familientradition – da gab es ein zerfleddertes, von Fettspritzern und Teigproben gezeichnetes Exemplar des handgeschriebenen Kochbuchs meiner Urgroßmutter – sie arbeitete in der Küche des Landadligen im Nachbardorf. Nun, weder das handgeschriebene Kochbuch noch der Landadlige passen noch in die Zeit. Wo lassen wir denn nun Notizen zu Wissenswertem, Erfolgen, Misserfolgen und kleinen Tricks?

In der Küche zeigt OneNote ungeahnte Qualitäten. Hier sind meine Notizen:

Ich habe ein Foto der Plätzchen gemacht, die Namen der Sorten außen hin geschrieben und eben diese Namen mit Links auf das jeweilige Rezept versehen. Diese sieht man am rechten Bildrand.

Kleine Notizen oder Erfahrungen habe ich direkt zum Namen des Plätzchens dazugeschrieben. Diese Methode ist so einfach wie wirkungsvoll. Noch ein wichtiger Vorteil: Das Erstellen vom Kopien für begeisterte Kollegen oder ausziehende Kinder ist einfach zu bewerkstelligen und nächstes Jahr backt ein anderer!

Und wo taugt das außerhalb der Küche? Zum Beispiel bei der Dokumentation einer Projektsitzung, bei welcher eine Wertstromanalyse auf einer Moderationswand erstellt wird. Da geht es mit Moderationspapier und -stiften hoch her, nicht alle relevanten Infos finden Platz auf der einen Tafel. Fotografiert man mehrere Tafeln nacheinander geht oft der Zusammenhang verloren.

Machen Sie ein Foto des Kernprozesses und verlinken Sie alle relevanten Daten direkt auf diese Übersichtsseite.

Ein frohes Weihnachtsfest und das Allerbeste für das neue Jahr wünscht Ihnen Ihr Team vom Teamworkblog!

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Das Office-Handbuch mit OneNote

Das passiert mir nicht mehr, denkt Axel Huber nach dem Urlaub seines Kollegen. Viel Nervenkraft blieb auf der Strecke beim Suchen nach der praktischen Checkliste, die der Kollege immer für die Reisekostenabrechnung hat, nach der PowerPoint Vorlage mit dem neu gestalteten Logo und manchen Dokumenten mehr, die eigentlich alle brauchen, aber die jeder „irgendwo“ gespeichert hat. Man sollte das alles an einem zentralen Platz zusammenfassen – denkt sich Axel. Aber wie und wo? Viel Arbeit soll es ja nicht machen …

Was hier fehlt ist ein Office-Handbuch. Das ist eine vielfältige Informationssammlung. An einer zentralen Stelle werden Dokumente gesammelt, die für den Ablauf in einem bestimmten Bereich unerlässlich sind. Dass so etwas wünschenswert und sinnvoll ist wird meiner Erfahrung nach sehr selten in Zweifel gezogen. Andererseits hapert es oft bei der Umsetzung, die Arbeit der Erstellung wird als zu aufwendig empfunden. OneNote bietet sich an, dieses Dilemma zu lösen.

Grundsätzlich können Sie- je nach Größe Ihres Unternehmens – zwischen einem „kleinen“ und einem „großen“ Office-Handbuch unterscheiden. Das kleine Office-Handbuch beschreibt die Abläufe eines bestimmten Arbeitsplatzes und sichert die Vertretung dort. Auch an Arbeitsplätzen, an denen Praktikanten oder auch Zeitarbeitskräfte arbeiten, dient ein Office-Handbuch der spürbaren Entlastung der Stammbelegschaft. Diese Form des Handbuches ginge auch in Papierform in einem indizierten Ordner. Grundsätzlich halte ich die elektronische Form für die bessere.

Das große Office-Handbuch funktioniert nur elektronisch. Es fasst alle Informationen zusammen, die für die Mitarbeiter des ganzen Hauses relevant sind. Dazu gehören natürlich Organigramme, Regelungen zu Arbeitszeiten, Dienstwagen, Kantine, Schlüssel, Urlaubsanträge und vieles mehr.

OneNote ist ein prächtiges Werkzeug, um dieses Projekt zu realisieren. Mit den hier schon beschriebenen Möglichkeiten des Kategorisierens und Verknüpfens von Dateien und auch durch die Notizbuchstruktur lässt es eine intuitive Bedienung zu.

Mein Muster sieht so aus:

OneNote Office-Handbuch

Inhaltsverzeichnis danach die Abschnitte alphabetisch geordnet, hier eine Auswahl

Ablageplan
CI
Checklisten
Dienstreise
Mitbewerb
Notfall-Kontakte
Organigramme
Qualitätsmanagement
Rahmenverträge
Schlüssel

Der hier angezeigte Abschnitt CI beinhaltet als Seiten: Vorlagen für Briefe, Präsentationen, Visitenkarten, Ordnerrücken etc.

Das OneNote-Notizbuch ist der eine gemeinsame Ort, von dem aus auf alle relevanten Inhalte zugegriffen werden kann. In der Regel stellt OneNote die Struktur, die Suchfunktion und den Hort für die Verknüpfungen an andere Orte auf dem Firmen-Laufwerk zur Verfügung. Nur sehr selten werden Dateien direkt im Notizbuch abgelegt; nämlich dann wenn man sie ausschließlich im Zusammenhang mit dem Handbuch benötigt.

Fangen Sie doch einfach einmal an damit. OneNote macht es Ihnen leicht. Legen Sie die ersten drei Abschnitte an, der Rest kommt im Laufe der Zeit dazu, wann immer Ihnen ein Informationsschnipsel, eine Checkliste oder sonst etwas Wichtiges begegnet.

Legen Sie das Handbuch auf dem Firmen-Netzwerk an exponierter Stelle ab und informieren Sie die Mitarbeiter, die Informationen mit einstellen oder auch von dort holen sollen. Das geschieht gleich beim Erstellen, wenn Sie nach dem Speicherort für Ihr Notizbuch gefragt werden. Haben Sie keine Scheu, etwas Unfertiges zu „veröffentlichen“, denn das Handbuch ist immer im Werden, auch nach zwei Jahren noch. Es soll genauso lebendig sein wie die Arbeit, die damit getan wird.
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