1. Oktober 2012
Das passiert mir nicht mehr, denkt Axel Huber nach dem Urlaub seines Kollegen. Viel Nervenkraft blieb auf der Strecke beim Suchen nach der praktischen Checkliste, die der Kollege immer für die Reisekostenabrechnung hat, nach der PowerPoint Vorlage mit dem neu gestalteten Logo und manchen Dokumenten mehr, die eigentlich alle brauchen, aber die jeder „irgendwo“ gespeichert hat. Man sollte das alles an einem zentralen Platz zusammenfassen – denkt sich Axel. Aber wie und wo? Viel Arbeit soll es ja nicht machen …
Was hier fehlt ist ein Office-Handbuch. Das ist eine vielfältige Informationssammlung. An einer zentralen Stelle werden Dokumente gesammelt, die für den Ablauf in einem bestimmten Bereich unerlässlich sind. Dass so etwas wünschenswert und sinnvoll ist wird meiner Erfahrung nach sehr selten in Zweifel gezogen. Andererseits hapert es oft bei der Umsetzung, die Arbeit der Erstellung wird als zu aufwendig empfunden. OneNote bietet sich an, dieses Dilemma zu lösen.
Grundsätzlich können Sie- je nach Größe Ihres Unternehmens – zwischen einem „kleinen“ und einem „großen“ Office-Handbuch unterscheiden. Das kleine Office-Handbuch beschreibt die Abläufe eines bestimmten Arbeitsplatzes und sichert die Vertretung dort. Auch an Arbeitsplätzen, an denen Praktikanten oder auch Zeitarbeitskräfte arbeiten, dient ein Office-Handbuch der spürbaren Entlastung der Stammbelegschaft. Diese Form des Handbuches ginge auch in Papierform in einem indizierten Ordner. Grundsätzlich halte ich die elektronische Form für die bessere.
Das große Office-Handbuch funktioniert nur elektronisch. Es fasst alle Informationen zusammen, die für die Mitarbeiter des ganzen Hauses relevant sind. Dazu gehören natürlich Organigramme, Regelungen zu Arbeitszeiten, Dienstwagen, Kantine, Schlüssel, Urlaubsanträge und vieles mehr.
OneNote ist ein prächtiges Werkzeug, um dieses Projekt zu realisieren. Mit den hier schon beschriebenen Möglichkeiten des Kategorisierens und Verknüpfens von Dateien und auch durch die Notizbuchstruktur lässt es eine intuitive Bedienung zu.
Mein Muster sieht so aus:
Inhaltsverzeichnis – danach die Abschnitte alphabetisch geordnet, hier eine Auswahl
Ablageplan
CI
Checklisten
Dienstreise
Mitbewerb
Notfall-Kontakte
Organigramme
Qualitätsmanagement
Rahmenverträge
Schlüssel
Der hier angezeigte Abschnitt CI beinhaltet als Seiten: Vorlagen für Briefe, Präsentationen, Visitenkarten, Ordnerrücken etc.
Das OneNote-Notizbuch ist der eine gemeinsame Ort, von dem aus auf alle relevanten Inhalte zugegriffen werden kann. In der Regel stellt OneNote die Struktur, die Suchfunktion und den Hort für die Verknüpfungen an andere Orte auf dem Firmen-Laufwerk zur Verfügung. Nur sehr selten werden Dateien direkt im Notizbuch abgelegt; nämlich dann wenn man sie ausschließlich im Zusammenhang mit dem Handbuch benötigt.
Fangen Sie doch einfach einmal an damit. OneNote macht es Ihnen leicht. Legen Sie die ersten drei Abschnitte an, der Rest kommt im Laufe der Zeit dazu, wann immer Ihnen ein Informationsschnipsel, eine Checkliste oder sonst etwas Wichtiges begegnet.
Legen Sie das Handbuch auf dem Firmen-Netzwerk an exponierter Stelle ab und informieren Sie die Mitarbeiter, die Informationen mit einstellen oder auch von dort holen sollen. Das geschieht gleich beim Erstellen, wenn Sie nach dem Speicherort für Ihr Notizbuch gefragt werden. Haben Sie keine Scheu, etwas Unfertiges zu „veröffentlichen“, denn das Handbuch ist immer im Werden, auch nach zwei Jahren noch. Es soll genauso lebendig sein wie die Arbeit, die damit getan wird.
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27. August 2012
„Wer schreibt Protokoll?“ alle betrachten angelegentlich ihre Schnürsenkel … Diese Arbeit gilt als undankbar und ist sehr unbeliebt. Warum eigentlich?
Wenn für die Protokolle Ihrer Teammeetings keine starren Regeln gelten, versuchen Sie doch einmal eine ganz andere Art von Protokoll zu machen. Verwenden Sie OneNote. Und erstellen Sie das Protokoll gleich in der Sitzung: Dann gibt es keine Missverständnisse mehr, denn jeder sieht gleich, was aufgeschrieben wird. Wie es geht, erkläre ich in diesem Beitrag:
Richten Sie sich zuerst im Team-Notizbuch einen Abschnitt „Protokolle“ ein.
Jedes zu erstellende Protokoll erhält eine eigene Seite (rechts oben, an der Ecke des Blattes, „Neue Seite“ anklicken) im Seitentitel steht Anlass der Besprechung und das Datum (Datum einfügen: ALT+SHIFT+D), beides wird sofort in die Seitenliste rechts übernommen.
Dann schreiben Sie einfach los. Wenn Ihr Protokoll keiner bestimmten Form genügen muss, sondern nur als internes Dokument gebraucht wird, probieren Sie aus, was am praktischsten ist. Eine Tabelle erhalten Sie, wenn Sie einfach die Tab-Taste betätigen. Mit Enter erhalten Sie die nächste Zeile. Sicher können Sie das Verknüpfen zu Dateien brauchen, um Präsentationen, die gehalten wurden, im Zugriff zu haben: Einfügen-Verknüpfung.
Das Menüband „Zeichnen“ hält alles bereit, was Sie für ein MindMap brauchen.
Wird jemandem eine Aufgabe zugeteilt, können Sie diese sofort mit dem roten Fähnchen „Outlook Aufgabe“ markieren (in derselben Tabellenzelle) damit steht diese Aufgabe in der Outlook-Aufgabenliste, von wo aus sie zugewiesen und überwacht werden kann. Egal wo die Aufgabe später als erledigt markiert wird, ob in Outlook oder in OneNote, diese Information ist auch im jeweils anderen Programm sichtbar. OneNote, die Aufgabenliste des Weitergebenden und die des Empfängers der Aufgabe hängen zusammen.
Außerdem gibt es auch die OneNote-Kategorie „Aufgabe“. Das ist ein „tag“ und kann durch Klick abgehakt werden, wenn die Aufgabe erledigt ist. Dies hat keine Verbindung zu Outlook.
Die Tags – oder Kategorien – bieten sehr umfassende Möglichkeiten zum Kategorisieren, Verschlagworten und Suchen. Viele sind als Beispiele vorgegeben, Sie können aber auch leicht ein eigenes Set erstellen. Machen Sie sich z.B. eine Kategorie „Beschluss“. Damit wird jeder Protokolleintrag, der einen Beschluss beschreibt, „getagt“. Damit haben Sie jederzeit eine sehr schnelle und wirksame Suche nach Beschlüssen – auch noch nach Jahren. Sie sehen die entsprechende Schaltfläche im ersten Bild, Gruppe Kategorien, Kategorien suchen.
Sie könnten eine feste Legende für Kategorien und Kürzel erstellen nach diesem Muster:
| Kategorie | alternativerBuchstabe | Beschreibung |
| grüner Haken | X | = auf der Sitzung erledigt |
| Sprechblase | D | = Diskussionsthema (wenn man auch in einem Beschlussprotokoll eine Erinnerung anbringen will an eine Diskussion ohne Beschluss) |
| grünes Quadrat | I | = Info |
| Konrollkästchen mit blauem Ausrufezeichen | E | = Entscheidung, Beschluss |
| Kontrollkästchen | A | = Aufgabe (zu erledigen) |
| Sprechblase mit Fragezeichen | O | = offen (zu klärende Frage) |
Ist das Protokoll fertig, können Sie es sofort – noch aus dem Besprechungsraum heraus – mit der Schaltfläche „Seite per E-Mail senden“ an den Teilnehmerkreis verschicken. Wahlweise legen Sie das Protokoll in das gemeinsame Laufwerk ab (wahlweise als One-Note Abschnitt oder pdf) und versenden Sie den Link.
Viel Erfolg!
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16. Juli 2012
OneNote ist im Lieferumfang jedes Office 2010 Paketes enthalten und eignet sich hervorragend dazu, „Wissensschnipsel“ im Team zu sammeln. OneNote kann nämlich mehrere Benutzer im gleichen Notizbuch verwalten! Legen Sie es in einem gemeinsamen Ordner ab und es kann losgehen.
Nein, nicht ganz. Zuerst brauchen Sie einen Plan dafür, was in das Notizbuch soll.
Pro Notizbuch gibt es folgende Hierarchiestufen:
Dazu ein Beispiel:
Vorher habe ich mir Gedanken gemacht, ob es nicht eine Seite für alle Anwendungen täte. Die Antwort war „nein“. Denn bei der zu erwartenden Fülle an Informationen würde die eine Seite schnell unübersichtlich. Nach zwei Jahren des Nutzens kann ich meine erste Einschätzung bestätigen.
Vergleichen Sie in Gedanken das Notizbuch mit einem ganzen Schrank statt mit einem normalen Ordner. Dann ist die Abschnittsgruppe das Regalbrett, der Abschnitt der Ordner und eine Seite das Register im Ordner. Eine OneNote Seite geht nicht zu Ende und kann auch noch eine Unterseite bekommen.
Abschnittsgruppen helfen, wenn es unübersichtlich wird. Wenn das Regalbrett voll ist, muss eben ein zweites her ;-).
Neue Seite erstellen: Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in den rechten farbigen Bereich und wählen „Neue Seite“ oder „Neue Unterseite“.
Was nützt das im Team? Wir wissen mittlerweile, dass die Teamarbeit davon profitiert, wenn Kollegen ihre Informationen auch für andere bereitstellen. Wenn die Notizen gut strukturiert sind, sparen die anderen Kollegen Zeit beim Suchen.
OneNote bietet ein hervorragendes Zuhause für „lose Informationsenden“. Damit diese auch gefunden werden können, stehen Tags (leider heißen die hier auch Kategorien) zur Verfügung. Damit können die Informationen verschlagwortet und auch wieder mühelos gefunden werden.
Nächste Artikel dazu: Kategorien gezielt setzen, Echtzeitprotokolle und ein Office-Handbuch in OneNote.
Frohes Schaffen
Sigrid Hess
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14. Mai 2012
Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten – im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall
Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten – aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben.
Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links.
Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor:
Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn Sie die Mail in den Aufgabenblock mit gehaltener rechter Maustaste schieben, erhalten Sie dieses Kontextmenü:
„Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text“ entspricht der Aktion, die durch Ziehen mit der linken Maustaste ausgeführt wird. „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage“ ist die empfehlenswerte Aktion für die meisten Vertretungsfälle im Team. „Hierhin verschieben …“ nutze ich für mein eigenes Postfach, da ich ja die Mail aus dem Posteingang raus haben möchte.
Gut ist, wenn ein Vertretungsfall im Team vorbereitet werden kann. Dann bitte klären, wie die E-Mails „versorgt“ werden sollen. Es ist nie zu früh, die nächsten freien Tage zu planen …
Frohes Schaffen
Sigrid Hess
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19. März 2012
TEAM – Toll Ein Anderer Macht’s – Sicher kennt jedes Teammitglied diese mehr oder weniger sinnige Auslegung.
Ja, es geht um das Erledigen von Aufgaben unter der Beteiligung mehrerer Personen. Zur häufig beklagten Flutwelle im E-Mail-Eingang trägt auch wesentlich folgende Aufgaben-Abstimmungs-Methode bei: die Arbeitspakete werden per E-Mail hin- und hergeschickt, ebenso die „Verhandlungen“ wer jetzt was bis wann mit wem tut. Auch muss dem Projektleiter mitgeteilt werden, dass das eigene Arbeitspaket ruht, weil der Huber nicht mit den Zahlen um die Ecke kommt. All das macht ein großes Volumen im E-Mail-Posteingang aus. Und erst die Mühe, die man aufwendet, um dem Projektleiter mitzuteilen, dass der Huber schon wieder …
Immer wieder staune ich in meinen Seminaren, dass die Aufgabenfunktion in Outlook wenig bekannt ist und noch weniger konsequent genutzt wird! Ganz besonders die Möglichkeit der Aufgabenweitergabe ist äußerst wirkungsvoll.
Der Verantwortliche legt die Aufgabe in seinem Postfach an und weist sie einem anderen zu.
Wie das genau aussieht (Outlook 2010), sehen Sie unten. Der Empfänger erhält eine E-Mail im Posteingang, mit welcher er die Aufgabe bestätigen oder ablehnen kann (zumindest theoretisch). Mit einem Klick ist dreierlei erledigt: Die Aufgabe ist in der eigenen Aufgabenliste eingepflegt (oder auch nicht), der „Auftraggeber“ erhält eine E-Mail mit der Entscheidung des „Auftragnehmers“, und die Aufgabe in dessen Aufgabenliste wird entsprechend angepasst.
Richtig gut ist auch der Umgang mit Herrn Huber von oben: Der Auftragnehmer stellt den Status der Aufgabe auf „Wartet auf jemand anderen“ und notiert im Notizenfeld „Zahlen von Huber fehlen“
Dann ein Klick auf die Schaltfläche „Statusbericht senden“ und das sorgsame Formulieren einer Mail hat sich erübrigt.
Manches Mal wenden meine Seminarteilnehmer ein, diese Form der Kommunikation sei doch trocken und unhöflich. Ist das so? Ich denke nicht, eher finde ich, die durch die Maske vorgegebene, strukturierte Abfrage der Eckdaten einer Aufgabe macht das Weitergeben einfacher und transparenter. Die warmherzige Kommunikation ist dann am Stehtisch richtig verortet.
Übrigens: wenn Sie Lotus Notes verwenden: dort ist das Ganze fast noch besser gelöst –und heißt Gruppenaufgabe.
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