Neueste Beiträge

Vorlagen im Team – Für das Team

Nutzt Ihr Team Vorlagen?
Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite.
Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen?
Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.

Meiner Beobachtung und Erfahrung nach funktioniert das Vorlagenmanagement im Team höchstens leidlich. Meistens geht man folgenden Weg: ein ähnliches altes Dokument öffnen – Datei – Speichern unter – umbenennen, alles Überflüssige löschen, neu befüllen.

Ich erspare mir und Ihnen jetzt die Liste der potenziellen Fehlerquellen. Die kennen wir alle aus eigener Erfahrung (ich nehme mich keineswegs aus).

Noch eine überflüssige Schleife mehr ist die Situation, dass ich das fragliche ähnliche alte Dokument nicht habe oder nicht finden kann, eine E-Mail in den Kollegenkreis schreibe, wer das denn vielleicht hat, fünf Leute fangen an zu suchen, ich erhalte – per E-Mail – möglicherweise 7 Dokument in 5 verschiedenen Versionen…

Warum also macht kaum jemand sich die Mühe, ein sauberes Vorlagenset zu erstellen?

Am ehesten sehe ich das bei meinen Kunden noch in Word. Ich glaube auch den Grund dafür zu kennen:

Vorlagen in Word fallen vergleichsweise leicht, denn

  • Word „kann das schon lang“
  • es sind oft stark strukturierte Prozesse abgebildet (Brief schreiben, Protokoll schreiben)
  • die Beauftragten wissen meist auch, dass es Vorlagen gibt und wie das geht
  • es ist in Word vergleichsweise simpel.

So simpel ist das in den anderen Anwendungen nicht. In aller Kürze:

PowerPoint: sehr komplexes Thema, aufgeteilt zwischen Vorlage und Master. Diese beiden Begriffe werden nicht trennscharf verwendet. Dennoch sind das zwei verschiedene Dinge.
Der „Ball“ wird gerne zwischen IT und Unternehmenskommunikation hin- und her gespielt. Am Ende macht dann ein Praktikant die Vorlagen für das Unternehmen. Ob dieser weiß, was er tut, ist Glücksache. Alle schimpfen, aber keiner unternimmt etwas, außer die alten Präsis zu kopieren.

Outlook und Excel: die Bausteine habe ich im Abschnitt oben schon genannt. Hier ist das Thema Vorlagen weitestgehend unbekannt und auch relativ neu (seit Office 2007).

Warum funktioniert das allgemeine Vorlagen-Erstellen in der Praxis nicht? So hat mich ein Kollege gefragt. Ich versuche eine Antwort:
Um eine gute Vorlage zu machen, muss ich zum Einen die Technik kennen (mindestens so gut wie alle anderen, die sie dann benutzen sollen) und zum Anderen muss ich inhaltlich wissen, was drauf soll.
Eine Vorlage ist ein Werkzeug der Prozesssteuerung. Was auf einer Checkliste oder einem Formular wie abgefragt wird und welcher Art ein Diagramm ist, hat wesentlichen Einfluss auf die Abläufe.

Die technische Seite
Es ist seltsam: über EDV-Anwendungstechnik wird kaum gesprochen. Fast jeder denkt, alle anderen könnten mehr als man selbst. Es scheint selbstverständlich zu sein, dass das EDV-Wissen „vom Himmel fällt“. Viele Kolleginnen und KOllegen gehen mit einem heimlichen Gefühl durch den Tag „hoffentlich sieht keiner, wie ich hier vor mich hin murkle“. Das ist der Hauptgrund, warum Teammitglieder oft scheu sind, ohne konkreten Auftrag Vorlagen für alle zu machen. Denn dann gucken die anderen ja hinter die Kulissen des EDV-Könnens. Irgendeinen gibt es immer, der den Besserwisser spielt „Warum hast Du hier ein Drehfeld und kein Kombinationsfeld genommen?“. Das will keiner hören.

Inhalt:
Alles was komplexer ist als ein Brief oder ein Protokoll, muss gut in die Abläufe passen, diese ggf. steuern.

Also muss man sehr sorgfältig über diese Dinge nachdenken und wissen, was das Ziel dieser Vorlage ist.

Zwei Beispiele:
PowerPoint: was brauchen die Nutzer genau? CI umsetzen und dennoch Flexibilität erlauben.
Checklisten: Was wird hier genau getan? Welche Schnittstelle ist abgebildet? Wer schreibt, wer liest?
Das sind recht komplexe Aufgaben, für die aber meist wenig Anerkennung gezollt wird. Es wird nicht thematisiert, keiner geht ins Meeting und präsentiert stolz seine neue Excel-Vorlagen-Mappe. Warum eigentlich nicht? Die Antwort steht vermutlich oben im Abschnitt „Technik“…

Soweit meine Beobachtungen. Diese haben mich motiviert, eine kleine Blogserie zum Thema Vorlagen zu starten. Ich werde nach und nach für jede Office-Anwendung das Thema Vorlage beleuchten. Was kann das, wie geht es, wofür ist es nützlich.

Geplant ist:

  • Formulare und Checklisten in Word – einfacher als gedacht.
  • Vorlagen in Excel: Zellen, Diagramme, Mappen
  • Zeitsparmethoden in Outlook: Schnellbausteine, QuickSteps, ganze E-Mail-Vorlagen
  • PowerPoint: Platzhalter, Layouts, Master, Vorlagen – präsentieren Sie schon oder fluchen Sie noch?

Sie sind herzlich eingeladen, mir Praxisbeispiele oder auch konkrete Fragen zur Umsetzung aus Ihrem Alltag zu liefern. Meine E-Mail-Adresse finden Sie bei XING.com oder direkt:
s.hess [bei] effektiv-am-pc.de
Vorlagen in OneNote habe ich in einem Artikel im letzten Jahr schon beschrieben: OneNote als Vorlagen-Speicher

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


OneNote MindMaps – Schriftlich Brainstormen im virtuellen Team

OneNote ist das einzig wirklich teamfähige Werkzeug aus der Office-Familie. Denn hier können gleichzeitig mehrere Menschen am selben Dokument arbeiten. Daher eignet es sich wirklich gut um im Team – das vielleicht nicht einmal am selben Standort sitzt – gemeinsam etwas zu Papier zu bringen.


Die Handhabung ist einfach: Zuerst brauchen Sie ein im Team freigegebenes Notizbuch. [Datei – Neu – Notzbuch; Speicherort wählen; Kollegen einladen]

Ein solches Notizbuch eignet sich ganz hervorragend, um Meetings vor- und nachzubereiten.

Die Kooperation mit Outlook macht die Sache noch leichter. Auf dem Menüband Start finden Sie die Schaltfläche Besprechungsdetails. Dort können Sie die Besprechung auswählen und erhalten sofort alle Outlook-Infos zur Besprechung auf Ihrer Seite eingetragen. Alle Besprechungsteilnehmer stehen mit einem abhakbaren Tag (in neuen OneNote/Serverversionen, sonst in Reihe), so kann jeder, der seinen Input gegeben hat auch seinen Namen abhaken.

Um zu besprechende Punkte zu sammeln eignet sich ein MindMap gut. Auf dem Menüband Zeichnen finden Sie die notwendigen Werkzeuge. Auf einem Touch-Screen macht das richtig Laune.

Ohne weiteres können Sie zu mehreren zeitgleich am selben MindMap arbeiten! OneNote kennzeichnet jeden Eintrag mit Kürzel des Autoren, Datum und Uhrzeit! So ist immer nachvollziehbar, was von wem wann hinzugefügt wurde. Achtung: Ändert jemand einen Eintrag, wird dieser künftig mit dem Kürzel des Ändernden geführt.

Gibt es hierbei Unstimmigkeiten: Auf dem Menüband Freigeben ist die Schaltfläche Seitenversionen. Dort lässt sich immer nachsehen, wie die Entstehungsgeschichte war. Außerdem können Sie dort auch nach Autoren suchen oder auch die Namen der Autoren ausblenden.

Noch ein Wort zu den Autorennamen: Ihren eigenen sehen Sie nicht. Sind Autorennamen eingeblendet, sind alle ungekennzeichneten Einträge von Ihnen selbst. Ihren Namen und Ihr Kürzel sehen Sie in [Datei – Optionen – Allgemein].

Bücher zu OneNote:
//1// Hess, Sigrid: OneNote 2013, Grundkurs kompakt; HERDT-Verlag
//2// Herzog, Koch, Kesslau: Selbstorganisation mit OneNote 2010; Microsoft Press

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


E-Mails ablegen – mit Strg + X E-Mails aus Outlook ausschneiden und im Windows Explorer ablegen

Wie wir hier schon häufiger postuliert haben, ist es wichtig für das Team, E-Mails in ein gemeinsames Laufwerk abzulegen (/1, 2/). Wer das „zu Fuß“ und nicht mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Add-Inn machen will, sollte diese Handgriffe kennen.

Die Jahreszeit eignet sich für gute Pläne – z. B. zum Erschlanken der E-Mail-Ablage. Um E-Mails aus dem Posteingang in einen Ordner auf dem Laufwerk abzulegen, gibt es mehrere Möglichkeiten.

Die umständlichste Methode

E-Mail markieren oder Öffnen, dann Datei-speichern unter, Ordner wählen, ggf. Dateinamen anpassen, fertig. Nachteil: Viele Klicks Vorteil: Einfache Möglichkeit, den Dateinamen zu ändern.

Beim Speichern nimmt Office automatisch den Betreff als Dateinamen, und speichert im Format .msg ab. Letzteres ist ganz in Ordnung, denn es erlaubt, die E-Mail auch aus dem Explorer heraus per Doppelklick zu öffnen und ganz normal weiterzuverarbeiten (d. h. Antworten, Weiterleiten …)

Betreff = Dateinamen: an sich ist das o.k., macht aber auch Mühe bei mehreren E-Mails mit demselben Betreff.

Achtung: das Erstelldatum der so erzeugten E-Mail-Datei wird das Datum des Ablegens sein, nicht etwa das Datum, wann die E-Mail einging. Wenn das Erstelldatum also ein Sortierkriterium sein soll, ist zeitnahes Ablegen sehr wichtig.

Die Arbeitsspar-Methoden

Ist der Zielordner im Explorer bereits geöffnet, kann man aus dem Posteingangsfenster heraus eine oder mehrere (mit gehaltener STRG-Taste) E-Mails markieren und dann mit gehaltener linker Maustaste auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste ziehen. Maustaste nicht loslassen; das Explorer-Fenster springt dann in den Vordergrund und die E-Mail kann in den Zielordner geschoben werden.

Wer gerne mit Tastenkombinationen arbeitet findet das hier vielleicht noch besser: E-Mail(s) markieren, STRG+C (Kopieren) oder auch STRG+X (Ausschneiden), zum Zielordner wechseln und mit STRG+V einfügen. Das Endergebnis ist bei allen drei Methoden dasselbe!

Um aus Outlook heraus zügig auf den oder die Ablageordner zugreifen zu können, empfiehlt sich eine Verknüpfung in der (meist nicht wahrgenommenen) Verknüpfungsleiste:


E-Mail Wiedervorlage: Empfänger nachdrücklich erinnern (Teil 2)

Sicher kennen Sie die roten Wiedervorlagefähnchen am rechten Rand Ihres Posteingangs. Ich habe sie im letzten Teil der Reihe vorgestellt. Dort geht es um das Nutzen der Wiedervorlage für die Weiterverarbeitung im persönlichen Arbeitsablauf. Sie können aber auch E-Mails, die Sie verschicken für den Empfänger kennzeichnen und die eingetragene Wiedervorlageaktion sichtbar machen.

Für den Empfänger kennzeichnen:
In einer E-Mail, die Sie selbst verfassen, finden Sie im Menüband START auch das bekannte rote Fähnchen, wählen Sie dort Benutzerdefiniert.

Jetzt erscheint ein Dialogfenster, das einen Bereich für den Absender sowie einen für den Empfänger enthält. Das heißt, sie können dieselbe Nachricht mit zweierlei Kennzeichnungen versehen. Im Gegensatz zu einer Aufgabe wird hierfür kein gesondertes Element erzeugt.

Das Feld Kennzeichnung kann Freitext enthalten. Nutzen Sie das, um die nächste Aktion für das Projekt festzuhalten. Im Beispiel oben hat der Sender (der vom Empfänger einen Beitrag zu einem Bericht braucht) dem Empfänger eine frühere Erinnerung gesetzt als sich selbst; es muss ja noch Zeit sein, um die Berichtsteile zusammenzufügen. In der Aufgabenliste des Senders sieht die E-Mail nach dem Absenden so aus:

Beim Empfänger:
Der Empfänger sieht sofort in seinem Posteingang, dass eine gekennzeichnete E-Mail angekommen ist. Am rechten Rand erscheint diese Kennzeichnung.


Durch Anklicken des Symbols wird die E-Mail in die Vorgangsliste des Empfängers übernommen.

Auch wenn der Empfänger die Nachricht nicht beachtet (!), erscheint zum vom Sender definierten Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster beim Empfänger.

Der Vorteil im Team: Auf diese Art sparen Sie sich manche Tipparbeit weil die Kommunikation einen gewissen Standard hat. Für Teammitglieder, deren Beiträge manches Mal etwas zäh kommen, haben Sie eine weitere Möglichkeit auf Ihr Anliegen aufmerksam zu machen.

Wenn Sie die eingetragene Wiedervorlageaktion im Posteingangsordner sichtbar machen wollen: Rechtsklick in den Spaltenkopf, Feldauswahl anklicken und die Kennzeichnung in den Spaltenkopf ziehen. In dieser Spalte erscheint dann der im Nachverfolgungsfenster eingegebene Freitext.

Alternatives Vorgehen: Ansicht – Ansichtseinstellung – Spalten

Was macht man nun damit?
Dieses Vorgehen ist gut für einen Überblick, was genau mit den E-Mails zu tun ist – was ist der nächste Schritt, bis wann muss das laufen. Durch die Kennzeichnung und des zugehörigen Text kann das erfasst und nachverfolgt werden, ohne weitere Elemente wie z.B. Aufgaben oder Kalendereinträge zu generieren.

Am nützlichsten ist das bei Routinevorgangen, z.B. dem Zusammentragen von Bausteinen für einen umfangreichen Bericht wie im Beispiel oben gezeigt. Oder in der Reklamationsbearbeitung: als Nachverfolgungsaktion kann drinstehen: Kunde anrufen; oder defektes Teil angefordert; oder Gutschein verschicken. So sieht man auf einen Blick was mit der E-Mail unternommen werden muss und bis wann.

Beachten Sie bitte, dass die oben gezeigte Erweiterung der Ansicht sich immer nur auf einen Ordner bezieht. die Kennzeichnungsinformationen sind in einem Unterordner nur sichtbar, wenn auch dort die Spalte aktiviert wurde. Wird die E-Mail ausgedruckt, erscheint die Information im Kopf.

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


E-Mail Wiedervorlage nutzen (Teil 1)

Viele E-Mails im Posteingang liegen dort, weil sie noch etwas damit zu tun haben, nicht aber jetzt im Moment. Darum bleibt die E-Mail erst mal im Posteingangsordner liegen. Dort aber schauen Sie sie viele Male an, ohne etwas Weiterführendes unternehmen zu können.

Dieser E-Mail sollten Sie sagen können: „Melde dich am nächsten Dienstag wieder und sag mir, dass ich Meier nach der Statistik fragen muss. So lange geh‘ mir aus den Augen“ Das geht ganz einfach mit der Kennzeichnung in Outlook. Hier stelle ich Ihnen die Funktion für den persönlichen Gebrauch vor, im nächsten Teil der Reihe zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion im Team nutzen können

Eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen:
Um eine E-Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen klicken Sie mit der rechten Maustaste am rechten Rand der E-Mail auf das Fähnchensymbol und wählen den Zeitpunkt der Wiedervorlage.

Wenn Sie auf Benutzerdefiniert klicken, können Sie den Tag genau bestimmen. Keineswegs muss bei der Kennzeichnung immer Zur Nachverfolgung stehen. Dort können Sie als Freitext jede beliebige Information eingeben, an die Sie bei der Wiedervorlage erinnert werden wollen.

Wenn Sie ein Pop-up-Fenster wünschen, das Sie nachdrücklich erinnert, oder sogar einen Sound spielt, dann müssen Sie das extra unter dem Eintrag „Erinnerung hinzufügen“ auswählen.

Die Wiedervorlageaktion erscheint in einem schmalen Infostreifen am E-Mail-Kopf:

Im Dropdown-Menü finden Sie auch den Eintrag Schnellklick festlegen. Das bedeutet, den Zeitrahmen bestimmen, den Sie standardmäßig für die Nachverfolgung von E-Mails benutzen wollen. Dieser wird verwendet, wenn Sie mit der linken Maustaste das Fähnchen einer E-Mail im Posteingangsfenster anklicken.

Diese Woche“ bedeutet, fällig am Freitag, „Nächste Woche“ bedeutet, Beginndatum am Montag, Fälligkeitsdatum am Freitag.

Die Vorgangsliste
Nachzuverfolgende E-Mails und Aufgaben erscheinen gemeinsam in der Aufgabenleiste, die in der Posteingangsansicht rechts unten erscheint. Falls Sie keine solche Liste sehen: Klicken Sie im Register Ansicht auf Aufgabenleiste und wählen dort Normal. Ob es sich um eine E-Mail mit Kennzeichnung oder um eine Aufgabe handelt, verraten Ihnen die Symbole links.

Gekennzeichnete E-Mails können aus dem Posteingang z.B. in einen Unterordner verschoben werden, die Kennzeichnung bleibt in der Vorgangsliste sichtbar.
Ein Doppelklick auf die E-Mail in der Vorgangsliste öffnet diese, ein Klick auf das rote oder rosa Fähnchen kennzeichnet die E-Mail als erledigt.
Achtung: E-Mail nicht löschen, sonst ist auch die Nachverfolgung verloren! Leider gibt es hier keine gesonderte Warnung.

Mit der Kennzeichnung zur Nachverfolgung haben Sie die Möglichkeit, eine Entscheidung, die Sie beim ersten Lesen der E-Mail treffen auch an dieser E-Mail zu hinterlegen. Sie sehen die Nachricht nicht mehr, bis der Zeitpunkt zur Weiterarbeit erreicht ist. Das entlastet Ihren Posteingang und die „muss ich mir merken“ Schublade in Ihrem Kopf.
Diese Möglichkeiten zur Nachverfolgung gibt es so nur in Outlook 2007 und 2010. Unter 2003 gibt es nicht änderbare farbige Fähnchen, unter Outlook 2013 gibt es auch das rote Fähnchen, nicht aber die Möglichkeit einen Termin zu hinterlegen.

Anwendungsgebiete und Grenzen
Ja, ich weiß, das hier ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen ein Teamwerkzeug: nämlich dann, wenn das Team ein Outlook-Postfach gemeinsam bearbeitet. Meiner Beobachtung nach ist das immer häufiger der Fall, dass man neben dem persönlichen Postfach noch ein Teampostfach mit neutraler Adresse besitzt, über welches die Kommunikation nach außen läuft (z.B. fragen@xyz-Unternehmen.de)
In diesem Fall benötigt das Team eine pragmatische und schnelle Lösung, um die E-Mails nachzuverfolgen, am besten ohne weitere Outlook-Elemente zu erzeugen. Ich empfehle dieses Vorgehen, wenn die einzelnen Dinge eher kleinteilig und schnell erledigt sind. Aufgaben nehme ich für größere und länger andauernde Arbeitspakete.
In diesem Blogbeitrag steht wie das geht .

Noch eine Grenze: Die Kennzeichnungen werden von vielen Smartphones nicht angezeigt. Daher eignet es sich auch nicht für Postfächer, die von unterwegs bearbeitet werden sollen.

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


OneNote als Vorlagen-Speicher für das Team

Letzte Woche habe ich den Weg gezeigt, wie man in Outlook Vorlagen verwalten kann. Hier kommt noch ein Workaround, um Vorlagen in OneNote für das Team abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Inhalt muss nur einmal gepflegt werden, der Zugriff für das Team ist einfach in einem freigegebenen Notizbuch.

Einfaches Ablegen von Textbausteinen

Wenn Sie für Routineaufgaben – beispielsweise das Beantworten von Anfragen – standardisierte Bausteine verwenden möchten, können Sie diese natürlich als Schnellbaustein oder Schnelltabelle anlegen. Das muss in Word und Outlook getrennt getan werden. Zudem steht der Inhalt nur für den jeweiligen Benutzer zur Verfügung. Benötigt ein anderes Teammitglied die gleichen Bausteine, muss dieses wieder von vorne anfangen.

Bei einer Änderung des Standardtextes ist das sowohl in Word als auch in Outlook bei jedem betroffenen Mitarbeiter zu erledigen.

OneNote bietet eine komfortable Lösungsmöglichkeit: ein zentrales Notizbuch mit Textbausteinen. Auf diese können Sie aus Word und Outlook zugreifen, auch aus PowerPoint, sollte das gewünscht sein.

Ist das Notizbuch für das Team freigegeben, haben alle Zugriff auf dieselben Inhalte. Eine Änderung oder Ergänzung wird nur einmal durchgeführt und steht sofort allen zur Verfügung.

OneNote als Vorlagenpool

Natürlich können sie einfach bestimmte Textpassagen, die immer wieder gebraucht werden, z.B. Freudige Zusage, höfliche Absage oder sonstige Standard-Antworten ablegen, und jederzeit sowohl in Word als auch in Outlook abrufen. Es geht aber auch gleich mit Formatierungsvogaben.

>Hier ist das Beispiel einer Vorlage für eine Gesprächsnotiz in Tabellenform:

Verwenden Sie OneNote im Dock-Modus /1/ neben der Anwendung, in welcher Sie die Vorlage benötigen.
Ziehen Sie die Tabelle an die Stelle im Dokument, wo sie erscheinen soll.
Die Formatierung passt sich an die Vorgaben des Zieles an.

Ab OneNote 2013 wird auch Excel im vollem Umfang unterstützt!

Seitenvorlagen in One Note

Auch Vorlage für immer wieder benötigte OneNote Seiten können als Vorlage abgelegt werden. Beispielsweise in der Kundenbetreuung ein Formular, um den Anruf eines Kunden aufzunehmen und gleichzeitig die notwendigen Aktionen auf den Weg zu bringen.

So legen Sie eine Seitenvorlage an (ON 2013)
Erstellen Sie zuerst die Seite, so wie sie als Vorlage sein soll, also mit Kopf für Name, Thema, Aufgaben etc.

Klicken Sie dann auf EINFÜGEN – SEITENVOLAGEN.


Im sich nun öffnenden Bereich rechts finden Sie ganz unten den Eintrag „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“.

Vergeben Sie einen passenden Namen.

Im Bereich VORLAGEN sind Ihre selbst erstellten Vorlagen unter „Meine Vorlagen“ abgelegt.
Wenn Sie diese anklicken, wir sie als neue Seite in den aktuellen Abschnitt eingefügt.

Unterschätzen Sie nicht den täglichen Nutzen eines gut gepflegten Vorlagenpools. Alle Mitglieder des Teams profitieren davon. Viele Mikrozeitverschwendungen entstehen erst gar nicht.

Verwandte Blogartikel:
/1/ OneNote andocken: https://www.teamworkblog.de/2013/05/onenote-andocken-notizen-zu-dokumenten.html
/2/ Office-Handbuch mit OneNote: https://www.teamworkblog.de/2012/10/das-office-handbuch-mit-onenote.html

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Outlook ist prinzipiell kein Werkzeug für das Team und von der internen Vorlagenverwaltung spreche ich lieber nicht. Eine geschriebene E-Mail als Vorlage ablegen ist eine leichte Übung. Das geht genauso wie in anderen Anwendungen auch: Datei-Speichern unter – Dateityp Outlook-Vorlage fertig.

Aber wo ist die Datei (mit der sinnigen Endung *.oft) denn hin? Microsoft legt sie bei „Templates“ ab, und ganz ehrlich: wie Sie da wieder drankommen wollen Sie bestimmt nicht wissen. Der Weg ist lang, kompliziert und auch nicht teamfähig.

Helfen Sei sich „zu Fuß“. Legen Sie auf Ihrem gemeinsamen Laufwerk ein Ordner namens „Outlook-Vorlagen“ an und speichern Sie alle erstellten Vorlagen dort hin. Um diesen Ordner einfach im Zugriff zu haben, basteln Sie sich eine Verknüpfung (siehe Abb. 1):


Abb.1: Verknüpfung erstellen

Outlook bietet eine meist nicht genutzte Verknüpfungsleiste an, auf welcher Sie sowohl Outlook-Ordner als auch „normale“ Laufwerksordner im Zugriff haben können.
Wenn Sie auf die markierte kleine Schaltfläche klicken erhalten Sie ein leeres Feld – nur oben steht „Verknüpfungen“. Dieses Wort lässt sich rechts anklicken, dann können Sie wählen, was Sie tun wollen (siehe Abb. 2).


Abb. 2: Rechtsklick auf die Outlook-Leiste

Sie können hier einen Direktzugang zu anderen Dateien und Ordnern – z.B. eben den Vorlagen, die auf dem Server liegen – schaffen oder auch Outlook-Ordner verknüpfen, die Sie häufig benötigen.

Für ersteres ist ein ganz kleiner Kunstgriff nötig: erstellen Sie zuerst eine Verknüpfungsgruppe – z.B. „Vorlagen“. Verkleinern Sie nun das Outlook-Fenster und öffnen Sie daneben ein Explorer-Fenster, in dem der Ordner sichtbar ist, auf die Sie künftig zugreifen möchten. Klicken Sie nun den Ordner „Outlook-Vorlagen“ an, (im Beispiel im Bild heißt der zu verknüpfende Ordner “0-3_Vorlagen“) und ziehen Sie es auf den Titel der neu erstellten Gruppe (siehe Abb. 3).


Abb. 3: Verknüpfung auf die Outlook-Leiste ziehen

Fertig. Nun können Sie mit einem Klick auf den Ordner oder die Datei zugreifen. Mit rechtem Mausklick können Sie den Ordner, genauer die Verknüpfung, auch umbenennen, wenn das der Übersichtlichkeit dient (siehe Abb. 4).


Abb. 4: Verknüpfung in Outlook umbenennen

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


OneNote andocken – Notizen zu Dokumenten und Webseiten

Eine große Menge an teaminternem E-Mail-Verkehr entsteht, weil man sich über ein bestimmtes Dokument austauscht. Möglichweise auch noch das betreffende Dokument als Anlage mitschickt. die unguten Folgen dieses Vorgehens wurden hier schon öfter erläutert (/1/).  Heute stelle ich eine sehr einfache Funktion von OneNote vor, die erlaubt, Notizen zu einer Word- oder PowerPoint Datei an zentraler Stelle zu erstellen und diese direkt mit der bearbeiteten Stelle des betreffenden Dokumentes zu verknüpfen.

Das Beste daran ist: es macht gar keine zusätzliche Arbeit! Ich setze voraus, dass Sie schon ein Team-Notizbuch haben (/2/).

Wenn Sie jetzt ein Dokument bearbeiten, zu dem Sie Notizen hinterlegen wollen, schalten Sie OneNote in den Andock-Modus durch einen Klick auf der Schnellstart-Symbolleiste (siehe Abb. 1).

Abb.1: Andock-Modus bei OneNote einschalten

OneNote erscheint dann als schmales Fenster am linken Rand des Bildschirms. Sie können so direkt zwischen den beiden Anwendungen hin- und herwechseln.

Wenn Sie jetzt einen Eintrag in OneNote machen, wird dieser automatisch mit der eben bearbeiteten Stelle Ihres Office-Dokumentes verknüpft. Geht man also später in das Notizbuch kann man von der Notiz aus zu dem entsprechenden Dokument navigieren – und zwar nicht an den Anfang, sondern genau zu der Stelle, an der der Cursor stand, als die Notiz erstellt wurde (siehe Abb. 2).


Abb. 2: Vorschau auf verknüpftes Dokument

Was nützt das?

Nun, eine ganze Menge. Ist über eine bestimmte Präsentation in PowerPoint eine Notiz zu machen, kann man das vielleicht in das Notizenfeld schreiben. Möglicherweise sind die Informationen aber nicht für alle Menschen interessant, die diese PowerPoint-Datei erhalten, sondern nur für das Entwicklerteam.

Also öffnet man OneNote, dockt es an und macht die Notizen an einer passenden Stelle des Notizbuches. Will man später den Entwicklungsprozess nachvollziehen, geschieht das in OneNote. Alle Schritte könnten dort dokumentiert sein und mit den Links zu den entsprechenden Objekten in PowerPoint versehen. Auf diese Art und Weise sind Dokument und Informationen darüber beisammen und belasten kein E-Mail-Postfach.

Das funktioniert auch gut mit dem Internet Explorer, um Recherchenotizen zu erstellen und zu verwalten.

Hinweise: Falls das bei Ihrem OneNote so nicht geht, gibt es zweierlei Prüfungen:

  • Datei-Optionen – Erweitert; dort sind zwei Kontrollkästchen, die das Erstellen verknüpfter Notizen erlauben oder nicht. Standardmäßig wird erlaubt. 
  • Es geht auch nicht, wenn Sie z. B. unter OneNote 2010 ein Notizbuch verwenden, das unter 2007 erstellt und nicht konvertiert wurde.
  • Excel und Access wird leider nicht unterstützt, Outlook auf andere Weise.

Anmerkungen

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


Kategorien in Outlook – für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Die schlechte Nachricht gleich vorweg: Sie können nicht für das ganze Team serverseits Kategorien definieren. Die Kategorienamen und Farben sind direkt im Postfach des Benutzers abgelegt. Was aber geht und sinnvoll ist, sind gemeinsam definierte und kommunizierte Kategorienamen. Das ist ein mächtiges Werkzeug – nicht nur für die Suche.

Seit Outlook 2007 sind die Kategorien in allen Modulen dieselben. Dadurch ist das ein sehr schlagkräftiges Instrument geworden. Es gibt 25 Farben, die auch mehrfach belegt werden können. Das Thema hat zwei Seiten, zum Einen das technische Know-How zu den Kategorien (wie geht das?), und zum anderen das organisatorische (wie finde ich kluge Kategorien, wann nutze ich sie).
Hier stelle ich Ihnen zuerst die technische Seite vor: Öffnen Sie das Menü bei „Kategorisieren“ und wählen Sie „Alle Kategorien“.


Im sich dann öffnenden Fenster können Sie die Kategorien nach Ihren Wünschen festlegen.

Benennen Sie die vorgeschlagenen Kategorien um und fügen Sie über die Schaltfläche „Neu“ neue hinzu.
Die Kategorienamen werden alphabetisch geordnet angezeigt. Wenn Sie Gruppen bilden möchten, oder bestimmte Kategorien oben stehen sollen, hilft ein führendes Sonderzeichen.

Was passiert nun, wenn ich in meinem Postfach ein Objekt kategorisiere und sende es dann an den Teamkollegen? Die Kategorienamen bleiben stehen, die Farben jedoch verschwinden – bzw. es werden die Farben benutzt, die am betreffenden Postfach für diesen Kategorienamen hinterlegt sind. Wenn im Empfängerpostfach dieselbe Kategorie mit derselben Farbe angelegt ist, wird die Kategorie auch so angezeigt. Ist die Kategorie nicht vorhanden, oder hat sie eine andere Farbe, steht der Kategoriename in einem weißen Feld.

Leider können Kategorien nicht zentral definiert und in die Postfächer eingespielt werden. Das muss (noch) jeder Nutzer selbst anlegen.

Verständigen Sie sich im Team auf einheitliche Kategorien.

Den Hauptnutzen von Kategorien sehe ich in erweiterten Möglichkeiten zum Ordnen und Suchen. Ich habe Kategorien für Kundengruppen und Kategorien für Aktionen (letztere mit führender Raute). Suche ich nun Informationen zu bestimmten Kunden, klicke ich auf das Suchfeld (das mit der Lupe, gleich über den Eingangsmails) und wähle im nun erscheinenden Menüband bei den Kategorien die gesuchte aus. Nun noch einen Klick auf „alle Outlook-Elemente“ und schon habe ich alle Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben dieser Kategorie.

Buchtipp:

Perfekt im Office, Redline Verlag München, 2012
Buch bei amazon

Ergänzung:
Weitergedacht habe ich dieses Thema hier:
https://www.teamworkblog.de/2015/01/kanban-im-outlook-posteingang-ganz.html
Dieses Vorgehen bewährt sich ganz besonders in gemeinsam genutzten Postfächern.

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.


Wie Synonyme uns das Leben schwer machen – Über Kategorien und Co. bei Microsoft Office

„Warum schaffe ich es im Internet in einer riesigen Datenmenge das Richtige zu finden, und in unserem Teamlaufwerk gelingt das nicht?“ Nun ja, vielleicht haben Sie im Team noch nie über Metadaten gesprochen! 

Sie heißen Kategorien, Schlüsselwörter, Tags, Markierungen, oder Stichwörter. Gemeint sind beschreibende Begriffe, die das Zuordnen und Finden von Dokumenten aller Art verbessern sollen. Die Standard-Bürosoftware bietet zwar in mancherlei Form die Möglichkeit des Erfassens solcher Beschreibungen, sieht sich aber überfordert in der Aufgabe, dies einheitlich zu benennen.

In der vergangenen Woche war während eines Seminares das „Taggen“ oder Kategorisieren von elektronischen Dokumenten Thema. Dabei wurde ganz klar, dass die Firma Microsoft den Tipp mit dem Ablagewortschatz (/1/) offenbar nicht kennt. Ich stelle hier eine kleine Liste vor – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – wo sich in den Standard-Büroanwendungen die Möglichkeiten zum Erfassen von Metadaten finden und wie sie jeweils heißen.

Outlook, Menüband „Start“

Kategorien: Das bis 2003 in Outlook herrschende Begriffe-Chaos (Kategorie versus Kalenderfarben) ist seit der Outlook-Version 2007 beseitigt: es gibt nur noch eine Kategorienliste mit 25 zuordenbaren Farben. In allen Outlook-Bereichen werden dieselben Kategorien verwendet.

OneNote 2010, Menüband „Start“

Kategorien: Es wäre so schön gewesen, wenn OneNote, das eng mit Outlook zusammenarbeitet, die Kategorien genauso anwenden würde wie Outlook. Aber das wäre zu einfach: der Begriff Kategorien wird seit OneNote 2010 für etwas ganz anderes verwendet; nämlich für das, was in OneNote 2007 „Tags“ hieß. An sich gut gemacht, sehr funktional, nur sollte es nicht Kategorien heißen. (/2/)

Word, Excel, PowerPoint im Detailbereich im Fenster „speichern unter…“

Markierung (siehe Abb. 1, gelber Rahmen): sieht neu aus und funktioniert gut. Beim Anklicken erscheint eine Vorschlagsliste, die sich um bereits eingegebene Begriffe erweitert. Einträge in den Markierungen werden sehr gut über die Desktopsuche gefunden!

Irritierend ist allerdings, dass sich diese Einträge in den Dateieigenschaften als „Kategorien“ wiederfinden und in den Erweiterten Dateieigenschaften (einen Klick weiter, im Register „Zusammenfassung“) im Feld „Stichwörter“ stehen. Ist noch kein Begriff erfasst steht dort – um die Verwirrung komplett zu machen: „Tag erfassen“. Im Bild sind die genannten Felder rot eingerahmt.

In den Erweiterten Dokumenteigenschaften existiert noch ein Feld „Kategorie“, das ist aber nicht dasselbe. Wo die hier erfassten Inhalte wieder erscheinen habe ich noch nicht herausgefunden.

Zusammengefasst: Markierung, Tag, Stichwort Kategorie – Die Office Programme verwenden diese vier Begriffe leider für ein und dasselbe. Unglücklicherweise kann „Kategorie“ noch drei weitere Dinge meinen …


Abb. 1: Word, Excel, PowerPoint Datei – Eigenschafen sowie bei  „speichern unter …“

Wundert sich jetzt noch jemand über die Fragezeichen in den Pupillen meiner Zuhörer?
Dennoch ist diese Situation aus dem echten Leben gegriffen. Genauso erlebe ich bei Organisationsberatungen eine „babylonische Sprachverwirrung“ innerhalb eines Unternehmens. Klären Sie die Begrifflichkeiten Ihrer Themen und halten Sie Vorzugsbegriffe und Synonyme schriftlich fest.

Meine Empfehlung: Erstellen Sie für Ihr Team eine Liste von Kategorien, die Ihnen die Suche quer zu Ihrer Ablagestruktur erleichtert. Nutzen Sie diese Begriffe konsequent für die Kategorien in Outlook und in den Markierungen der Office-Dokumente beim Speichern. Nutzen Sie das Feld Titel zusätzlich dann, wenn der Titel nicht aus dem Dateinamen hervorgeht. Ignorieren Sie alles andere.

Anmerkungen:

Wenn Ihnen unsere Beiträge gefallen, helfen Sie uns bitte bei der Weiterverbreitung. Abonnieren Sie unseren RSS-Feed, machen Sie über Twitter, Xing.com oder Facebook auf das Teamwork-Blog aufmerksam.