7. September 2015
Es ändert sich etwas in Deutschlands Postfächern. Hat man viele Jahre lang über die Segnungen eines leeren Posteingangs gesprochen und geschrieben, ist die Realität oft die, dass längst nicht alle E-Mails abgelegt werden, auch wenn das wünschenwert ist. Die Suchfunktion ist mittlwerweile vielfältig und gut nutzbar – dennoch nicht besonders bekannt. Hier zeige ich Ihnen einige nützliche Erweiterungen der Standard-Suche:
Suchtools
Outlook kennt das kontextabhängige Menüband „Suchtools“, das aktiviert wird, sowie Sie das Feld mit der Lupe anklicken.
Wenn Sie hier direkt einen Begriff eintragen, wird der aktuelle Ordner nach diesem Begriff durchsucht – überall.
Der Begriff wird gefunden, egal ob in der Adresse, dem Volltext oder in einer Anlage (!)
Das Menüband Suchtools ist praktisch selbsterklärend:
Im linken Bereich definieren Sie den Suchbereich, im mittleren können Sie mittels UND-Verknüpfungen das Suchergebnis verfeinern.
Unter der Schaltfläche Weitere können Sie alle E-Mail-Felder ansprechen und so auch komplexe Suchabfragen gestalten.
Besonders praktisch ist die Schaltfläche Zuletzt verwendete Suchvorgänge. Sie speichert die letzten 8 – 10 Suchläufe.
Die Schaltfläche Suchtools verbirgt die Möglichkeit, den zu durchsuchenden Hauptbereich (Postfach oder Archiv) zu wählen.
Wenn Sie nicht (mehr) viel von der zu suchenden Nachricht wissen – eines wissen Sie immer: wer sie Ihnen geschickt hat. Suchen Sie einfach irgendeine Nachricht dieser Person und klicken Sie diese rechts an. In der Mitte des Kontextmenüs finden Sie den Eintrag
Eine Unterhaltung hat bei Outlook immer denselben Personenkreis und denselben Betreff.
Wenn in Ihrem Outlook der Personenbereich aktiv ist Ansicht – Personenbereich – Normal haben Sie dort eine hervorragende Möglichkeit der Suche. Sie sehen den Personenbereich an den kleinen grauen Köpfchen am unteren Rand Ihrer E-Mail-Ansicht. Nur die Köpfchen sind die minimierte Ansicht – wenn Sie den Bereich vergrößern, sehen Sie dieses Fenster:
In diesem Bild umkreist ist das Anlagesymbol. Das heißt, es werden alle Anlagen angezeigt (die Betreffs der E-Mails nur in zweiter Reihe), die zwischen Ihnen und der ausgewählten Person verschickt wurden. Ein anderes Symbol zeigt alle Kalendereinträge bzw. Besprechungen, bei welchen Sie und die ausgewählte Person gemeinsam beteiligt sind.
Diese Suchmöglichkeit ist darum sehr nützlich, weil sich das menschliche Gehirn mehr als Zahlen, Daten oder Stichworte Menschen merkt. „Da hat mir der Huber eine Excel-Datei geschickt – ich weiß zwar weder genau wann, noch wie das Ding hieß, aber es kam von Huber…“ Mit dieser Funktion ist die fragliche Datei mit wenigen Klicks gefunden.
In meinem nächsten Post zeige ich Ihnen, was der Explorer in diesem Zusammenhang so alles kann.
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8. Juni 2015
Immer mal wieder werde ich um eine gute Liste der Shortcuts oder Tastenkürzel gebeten. Es gibt sie überall im Internet – meist aber zuviel des Guten. Hier habe ich nun die Tastenkürzel zusammengestellt, die ich wirklich benutze.
Dies ist keineswegs eine vollständige Liste sondern eine höchst subjektive Auswahl der Tatenkürzel, die ich selbst gerne verwende und für wichtig halte. Die allerwichtigsten sind hinterlegt.
Shift=Umschalt=Großschreibtaste | Strg=ctrl=Steuerung oder Control | Enter=Return
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Taste1
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Taste2
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Taste3
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Beschreibung
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Erklärung
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Strg
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c
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Kopieren
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Elementar, gilt praktisch überall
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Strg
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X
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Ausschneiden
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Strg
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v
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Einfügen
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Strg
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z
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Zurück/Rückgängig
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Strg
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y
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Wiederholen (auch: Rückgängig zurücknehmen)
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Strg
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n
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Neues Dokument
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auch neue Excel-Mappe, neue E-Mail
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Strg
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o
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Öffnen
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Strg
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p
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Seitenansicht und Drucken
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Strg
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Shift
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f
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Fett
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Strg
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Shift
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k
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Kursiv
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Strg
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Pos1/Home
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An den Anfang wechseln
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Strg
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Ende/End
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Ans Ende wechseln
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Taste1
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Taste2
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Taste3
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Beschreibung
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Erklärung
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Alt
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Shift rechts
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Wechselt englische und deutsche Tastaturbelegung
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Strg
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Shift
|
+
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Blendet die Absatzmarke ein und aus
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||
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Strg
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Leer
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löscht Formatierung
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Shift
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Pfeiltasten
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Markiert und verändert bestehende Markierungen
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Shift
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F1
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zeigt Formatierung im Aufgabenbereich an
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gut für Diagnose seltsamer Erscheinungen
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Shift
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F3
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Verändert bei dem Wort, an dem der Cursor gerade steht die Schreibweise 3-fach: TEST – Test – test
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Perfekt für kleine Tippfehler ihnen – Ihnen
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ALT
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F3
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Markierten Text als AutoText definieren
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Genauso in Outlook
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F3
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Name eines AutoTextes eingeben, dann F3 löst den AutoTxt aus
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||||
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ALT
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F4
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Beenden
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nicht nur Word – funktioniert überall
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F5
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Öffnet das Fenster Gehe zu
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zu einer bestimmten Seite springen:
F5 – Seitenzahl – Enter |
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Shift
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F5
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Wechselt zur letzten Cursorposition – auch mehrfach
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|||
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F7
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Öffnet den Rechtschreibungsdialog
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||||
|
ALT
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F7
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geht zum nächsten als falsch gekennzeichneten Wort
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F9
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Aktualisiert markierte Felder
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||||
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Shift
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F9
|
Wechselt zwischen Feldfunktion und Inhalt
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|||
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F12
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Speichern unter
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||
|
Shift
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F12
|
Speichern
|
ohne Dialogfenster, speichert genau dieses Dokument
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Taste1
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Taste2
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Taste3
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Beschreibung
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Erklärung
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Strg
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Shift
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Pfeiltaste
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markiert bis zum Ende des beschriebenen Bereichs in Pfeilrichtung
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sehr gut zum Markieren ab A1 erst rechts dann unten
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Strg
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Bild auf/ab
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wechselt zum nächsten Tabellenblatt
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||
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Strg
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Shift
|
Bild auf/ab
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Gruppiert die Tabellenblätter – Achtung, nur nehmen wenn Sie wissen, was „gruppieren“ bedeutet!
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|
|
Strg
|
+
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Spalten oder Zeilen einfügen
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bei markierten Spalten/Zeilenköpfen
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|
|
Strg
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–
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Spalten oder Zeilen löschen
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bei markierten Spalten/Zeilenköpfen
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Strg
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1
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|
Zellen formatieren – Dialog öffnen
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Strg
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.
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Tagesdatum
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Strg
|
Shift
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.
|
aktuelle Uhrzeit
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|
Alt
|
Enter
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Zeilenumbruch in der Zelle
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ALT
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F1
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Standarddiagramm auf Tabellenblatt
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F11
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Standarddiagramm auf separates Blatt
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|
|
Shift
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F11
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neues Tabellenblatt einfügen
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||
|
Strg
|
9
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Blendet markierte Zellen aus
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||
|
Strg
|
Shift
|
9
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Blendet im markierten Bereich Zellen ein
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|
Taste1
|
Taste2
|
Taste3
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Beschreibung
|
Erklärung
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|
ALT
|
s
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Senden
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||
|
Strg
|
1
|
Wechseln zu E-Mail
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||
|
Strg
|
2
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Wechseln zum Kalender
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||
|
Strg
|
3
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Wechseln zu Kontakten
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||
|
Strg
|
4
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Wechseln zu Aufgaben
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||
|
Strg
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5
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Wechseln zu Notizen
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||
|
Strg
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6
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Wechseln zur Ordnerliste im Navigationsbereich
|
||
|
Strg
|
7
|
Wechseln zu Verknüpfungen
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||
|
Strg
|
Shift
|
m
|
Neue Mail – Nachricht
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|
|
Strg
|
Shift
|
a
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Neuer Termin
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|
|
Strg
|
Shift
|
q
|
Neue Besprechungsanfrage
|
|
|
Strg
|
Shift
|
c
|
Neuer Kontakt
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|
|
Strg
|
Shift
|
l
|
Neue Verteilerliste/Kontaktgruppe
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|
|
Strg
|
Shift
|
k
|
Neue Aufgabe
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|
|
Strg
|
Shift
|
u
|
Neue Aufgabenanfrage
|
|
|
Strg
|
Shift
|
n
|
Neue Notiz
|
Diese Liste ist kurz – eine lange gibt es auf Anfrage gerne bei mir. In Oulook nutze ich wenige Shortcuts, dafür aber die Möglichkeit, durch Drücken der ALT-Taste (und wieder loslassen) die danach zu drückenden Tasten angezeigt zu beikommen.
Z.B. bei Outlook 2010, Signatur einfürgen: ALT – I – G –Enter – nacheinander, nicht gleichzeitig
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20. April 2015
Jan hat mich zu diesem Artikel iunspiriert – Funktionen, die sehr nützlich, aber wenig bekannt sind. Outlook-Funktionen habe ich hier schon viele vorgestellt. Die QuickSteps, die Bedingte Formatierung, Kategorien mehrfach, neuestens das einfache Kanban-Board und andere mehr. Heute konzentriere ich mich auf einfache Schaltflächen und kleine Kniffe.
Verschieben:
Beim Drag&Drop fällt eine E-Mail schon mal versehentlich in den falschen Ordner. Sicherer ist die Schaltfläche Verschieben. Sie gibt es im Posteingangs-Menüband und auch im Fenster der eingehenden Mails. Dort ist sie noch sinnvoller, denn wenn man eine Nachricht im eigenen Fenster geöffnet hat, muss man sie erst schließen, um sie verschieben zu können.
Noch etwas ist sinnvoll daran: Wenn die Schaltfläche verwendet wird, „merkt“ sie sich die zuletzt genutzten Ordner – auch die von anderen Konten; leider geht das nicht in Ordner im Dateisystem. Wohl aber lässt sich so eine E-Mail auch in die Aufgaben oder den Kalender verschieben. Das ist hier allerdings nicht meine bevorzugte Methode, sondern diese.
Den Posteingang mag man im Griff haben, aber wie sieht es mit den Gesendeten Elementen aus? Dort findet sich oft ein Riesenvolumen an E-Mails. Es ist eine lästige Sache, von Zeit zu Zeit den Ordner mit den gesendeten Elementen durchzugehen und mindestes zwei Dritteldavon zu löschen. Etwa ein Drittel ist wichtig und muss archiviert werden. Ich behaupte: man weiß schon beim Schreiben in 90% der Fälle, ob diese Mail aufbewahrt werden muss, oder nicht. Warum teilt man das der E-Mail nicht gleicht mit? Das geht im Fenster der geöffneten E-Mail, auf dem Menüband Optionen – Gesendetes Element speichern unter
Hier können Sie den Zielordner wählen oder auch bestimmen, dass die ausgehende E-Mail gar nicht gespeichert werden soll: Nicht speichern.
Ich nutze diese Funktion, seit ich sie mit einem Rechtsklick und Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen auf die vorderste Ebene gebracht habe.
Die Funktion zwei rechts davon will ich auch vorstellen:
Nicht von jeder E-Mail, die ich schreibe, interessieren mich auch die Antworten. Vielleicht bi ich ab morgen in Urlaub oder jemand anders kümmert sich um die Rückläufe. So z.B. in meiner Funktion als Elternbeirat: ich lade zum Stammtisch ein, die Antworten gehen aber zu meiner Kollegin.
„Niemand“ beachtet in einer E-Mail die Zeile: „Bitte senden Sie Ihre Antwort an xy“ – jeder klickt auf „Antworten“…
Sie können vor dem Versenden der E-Mail bestimmen, welche Adresse(n) verwendet wird, wenn jemand auf „Antworten“ klickt: Wählen Sie dazu „Direkte Antworen auf“ dann sehen Sie im folgenden Fenster die entsprechende Zeile. Tragen Sie dort zusätzlich zu Ihrer Adresse oder ausschließlich die Adresse der Person ein, die statt Ihrer die Antworten erhalten soll.
Daran ist nichts geheimnisvolles, der Absender sieht den anderen Namen im „An“-Fenster, so er denn hinschaut…
hat man mehrere Signaturen hinterlegt, z.B. ein ausfühliche mit allen rechlichen Vorgaben und eine kurze für Antworten, kann man nacheinem Rechtsklick in die bestehende Signatur die andere auswählen.
Und zu guter Letzt: E-Mail absenden geht in jeder Outlook-Version mit ALT + S
Gerade ist mein neuestes Werk: „Überleben in der Informationsflut“ erschienen- nicht nur aber auch mit Outlook-Tipps.
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9. März 2015
„Recherchier‘ das mal und sag uns dann, was Du gefunden hast!“ So ein Auftrag ist Alltag. Ob es um die beste Reisemöglichkeit nach Mailand geht oder um Fachthemen – Internetrecherche und die Dokumentation derselben kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. OneNote hat auch für diese Aufgabe wieder mal ein Ass im Ärmel: der Andock-Modus.
Damit dokumentiert OneNote Ihre Rechercheergebnisse praktisch selbsttätig. Allein durch das Hin- und Herklicken zwischen Internet-Explorer-Fenster und OneNote entsteht die Verknüpfung zwischen Webseite und Notiz.
Abbildung 1: Schaltfläche für Andock-Modus
OneNote erscheint nun im rechten Drittel Ihres Bildschirms in reduzierter Form.
Im Andockmodus erstellt OneNote automatisch Verknüpfungen zwischen den besuchten Webseiten (oder der Dokumentposition) und Ihren Notizen. Allein durch das Wechseln zwischen Explorer und OneNote!
Das heißt, wenn Sie zu einer Website etwas notieren wollen, klicken Sie einfach in das OneNote-Fenster daneben und tippen los, es wird sofort verknüpft. Später können Sie aus der OneNote Seite heraus direkt die Website aufrufen.
Bei der Recherche eines Fluges beispielsweise ist zusätzlich zum Link die Dokumentation mit Screenshots anzuraten, da die Suchergebnisse nicht in der URL festgehalten sind.
Die Schritte:
Tastenkombination Windows + Shift + s (Windows 8) oder Windows + s (Windows 7)
Suchergebnis auf OneNote-Seite ablegen. Das Ergebnis sieht so aus:
Abbildung 3 Rechercheergebnis mit Link und per Screenshot gesichert
Links am Rand neben dem Screenshots erscheint ein Explorer-Icon, das per Klick direkt zu der entsprechenden Webseite führt.
Um den Andock-Modus zu beenden, Klicken Sie einfach nochmals auf die Schaltfläche An Desktop andocken.
Diese Funktion geht mit dem Internet-Explorer, Word und PowerPoint. In Word ist das super für Menschen, die sich zum Lernen oder Bewerten durch größere Word-Dokumente arbeiten müssen. Für PowerPoint kann man das nutzen, wenn mehrere Menschen gemeinsam eine Präsentation entwickeln. Als Verknüpfung im OneNote-Notizbuch wird genau die Position angelegt, die der Cursor zum Zeitpunkt der Notiz hatte.
Wolf hatte noch eine weitere gute Idee zur Anwendung dieser Funktion – hier das Zitat:
„Wenn ich eine Software auf meinem Rechner neu installiere oder ein neues Outlook-E-Mail-Konto anlege, will ich vielleicht die einzelnen Installationsschritte dokumentieren. Damit, falls ich mir einen neuen Rechner kaufe und ich dort die Software wieder auf den gleichen Stand bringen will, ich sofort meine Customizing-Parameter finde.“
Tatsächlich habe ich bisher in diesem Fall immer mit Windows + s Screenshots gemacht und diese in meinem OneNote Notizbuch „EDV“abgelegt. Die Andock-Funktion wäre schneller in diesem Fall und ich sehe zu einem späteren Zeitpunkt die dann aktuelle Seite. Was ich genau getan habe, kann ich ja umstandslos dazu schreiben. Das ist in der Tat besser.
Ich freue mich über weitere Ideen und Beispiele in den Komentaren.
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12. Januar 2015
Kanban für E-Mails in Outlook ist ein Dauerbrenner bei den Suchanfragen. Hier habe ich einen Vorschlag, wie Sie ganz einfach mit den Kategorien ein Kanban-Board im Posteingang realisieren können. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Kategorien bisher nicht für E-Mails verwenden. Einheitlich im Team implementiert ist die Überwachung des Postfachs eines Kollegen einfacher und wirksamer.
Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass die Kategorien – so nützlich ich diese auch finde – ganz selten verwendet werden. Wenn, dann für den Kalender, um die Termine farblich zu unterscheiden.
Gewünscht wird andererseits, auf einen Blick zu sehen, welche E-Mails noch zur Bearbeitung anstehen (Aufgabe), welche schon in Arbeit sind (Bearbeitung), welche warten ( damit kann ich jetzt nicht weitermachen, ich muss auf weitere Informationen warten) und welche zurückgestellt wurden (wird jetzt gar nicht bearbeitet, anderes ist dran).
Ziel ist, den Posteingang auf einfache Weise zu trennen in E-Mails, die noch gar nicht angesehen wurden und E-Mails, die schon einen Schritt weiter oder sogar schon erledigt sind.
Letztere gehören dann allerdings in die Ablage verschoben.
1. Schritt: Richten Sie sich die Kategorien mit den von Ihnen gewünschten Bearbeitungsstufen ein. Mein Vorschlag hier ist keineswegs bindend. Ich stelle einen Hashtag voran, dann stehen diese Kategorien in der Liste ganz oben und sind außerdem beisammen.
Abb. 1: Kategorien in Outlook anlegen
#Aufgabe ist bei mir die erste Stufe, das heißt, das ist die Kategorie, die ich einer E-Mail gebe, wenn ich denke, „da muss ich mich drum kümmern“. Deshalb habe ich #Aufgabe als Schnellklick definiert. Das heißt, diese Kategorie wird mit einem einfachen Linksklick in der Kategoriespalte zugewiesen. Hat die Aufgabe einen festen Termin, können Sie zusätzlich die Kennzeichnungsfähnchen am rechten Rand benutzen.
2. Schritt: Sortieren sie nun alle E-Mails nach Kategorie durch einen Klick auf den Spaltenkopf „Kategorie“. Mit einem zweiten Klick an derselben Stelle erreichen Sie, dass die kategorisierten E-Mails oben stehen, gefolgt von den nicht-kategorisierten. Dort kommen jetzt alle neuen E-Mails an.
3.Schritt: Wenn eine E-Mail mit der Kategorie #Aufgabe einen Schritt weitergeht, also in Bearbeitung ist, können Sie diese einfach per drag&drop in die nächste Kategoriegruppe verschieben. Dadurch wird automatisch die Kategorie gewechselt. Die Pfeilspur zeigt den Weg.
Abb. 2: Aufgaben (E-Mails) von einer Kategorie zur anderen verschieben
Für die bessere Übersicht können Sie ganz am linken Rand an den kleinen Dreiecken jede Kategorie-Gruppe minimieren oder erweitern.
4. Schritt: Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie in die Kategorie-Gruppe #erledigt verschoben. Am Abend, als letzte Aktion des Tages, gehen Sie diese Gruppe durch. Verschieben ins Archiv, was aufbewahrenswert ist und löschen, was nicht mehr wichtig ist. So haben Sie am Abend auch gleich noch einen Überblick, was heute fertig geworden ist.
Was das nützt: nachdem Sie eine E-Mail gelesen haben, erhält Sie gleich eine Kategorie oder wird gelöscht oder – falls nichts damit zu tun ist, abgelegt. So sind die unkategorisierten E-Mails in Ihrem Posteingang nur noch die ungelesenen.
Ganz besonders nützlich ist diese Sache, wenn Sie zu mehreren an einem Teampostfach arbeiten, dann sieht jeder gleich, was wie weit gediehen ist. Dann wären auch Prozessorientierte Kategorien wie z.B. „@Klaus zur Freigabe“ sinnvoll.
Andere Ansätze für Kategorien habe ich hier vor einiger Zeit vorgestellt (/1, 2/).
Wenn Sie das Postfach eines Kollegen von Ihrem Rechner aus überwachen, und aus einer dort gesicheteten E-Mail für sich eine Aufgabe generiren wollen, versuchen Sie doch meinen „Trick mit der Maus“ (/3/)
Jan hat vor einiger Zeit einen Vorschlag ein Kanban-Board für das Aufgabenmodul gepostet, den ich sehr gut finde (/4/).
/1/ Sigrid Hess: Kategorien in Outlook – für das Team nutzen, Teamworkblog, erschienen am 25. März 2013, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2013/03/kategorien-in-outlook-fur-das-team.html
/2/ Sigrid Hess: Kategorien in Outlook klug vergeben, Teamworkblog, erschienen am 22. April 2013, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2013/04/kategorien-in-outlook-klug-vergeben.html
/3/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben – Der Trick mit der Maus, Teamworkblog, erschienen am 14. März 2012, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2012/05/outlook-aufgaben-der-trick-mit-der-maus.html
/4/ Jan Fischbach: Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook), Teamworkblog, erschienen am 12. März 2012, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2012/03/ich-bin-ganz-oben-mit-kanban-und-outlook.html
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3. November 2014
Bekommen Sie mehr E-Mails als Ihnen lieb ist? Und steht Ihr Name häufig im „cc“-Feld? Wenn Sie das gleich hätten sehen können, hätten Sie schon vorher gewusst, dass diese E-Mail nicht Prio 1 sondern maximal 5 ist… Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook beibringen können, E-Mails, die Sie nur als „cc“ erhalten auf den ersten Blick zu erkennen, genauso auch E-Mail, die alleine an Sie gerichtet sind. Das Stichwort heißt „Bedingte Formatierung“ (bei Outlook 2007 „Automatische Formatierung“). Außerdem können Sie sich auch E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen oder bestimmte Schlüsselwörter enthalten, kenntlich machen.
Hier ist der Weg:
(1) Ansicht
(2) Ansichtseinstellungen (leider im Bild etwas abgeschnitten)
(3) Bedingte Formatierung: Wir brauchen eine neue Bedingte Formatierung, daher
(4) Hinzufügen
(5) Vergeben Sie einen Namen, z.B. „in Kopie“
(6) Wählen Sie die Schriftart – ich habe einfach Grau eingestellt.
(7) Klicken Sie auf Bedingung… Hier wird defieniert, wann genau die E-Mail in Grau erscheinen soll.
Möglichkeit 1 im Register „Nachrichten“:
Aktivieren sie das Kontrollkästchen „In denen ich“ und wählen Sie in Drop-Down-Feld -„mit weiteren Empfängern auf der cc Zeile stehe“
Möglichkeit 2 im Register „Erweitert“ (kleiner roter Kasten im Bild oben)
Wählen Sie „Feld“ – Adressfelder – cc
Bedingung „enthält“ Wert „IHR NAME“
Klicken Sie dann auf „Zur Liste hinzufügen“
Vorteil bei Möglichkeit 2 ist eine höhere Flexibilität, wenn z.B. Sie in Ihrem Postfach E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Adressen zusammen erhalten.
So sehen Sie schon beim Posteingang, ehe Sie die Mail anfassen, ob Sie der eigentliche Empfänger sind oder nicht. Wie Sie sehen, gibt es noch viele weitere Mögllichkeiten der Bedingungen. „in Kopie“ ist eine besonders beliebte. Die Einstellung bezieht sich allerdings nur auf die Ansicht dieses Ordners. Wenn die E-Mail anderswohin verschoben wird, sieht sie wieder „normal“ aus. Ich verwende diese Einstellung ausschließlich im Posteingangsordner.
Die vorgestellte Technik hilft Ihnen wirkungsvoll, mit zuvielen E-Mails im Posteingang zurecht zu kommen. Aber beobachten Sie einmal: Wie viele E-Mails tragen im Betreff ein „RE:“ oder ein „AW:“? Diese sind alle das Echo Ihres eigenen Outputs. Haben Sie selbst das Medium E-Mail immer im richtigen Kontext benutzt?
Wieviel Ihres Posteingangs sind Weiterleitungen von Kollegen? Alternativ dazu wäre ein gemeinsamer Ablageordner eine Methode, diese E-Mails gar nicht erst schreiben oder empfangen zu müssen. Jan hat gute Empfehlungen zum Thema zusammengetragen /1/ Üben Sie sich selbst in „E-Mail-Vermeidung“, ganz besonders in der hausinternen Kommunikation.
Jan Fischbach: E-Mail-Regeln gegen den E-Mail-Wahnsinn, Teamworkblog, erschienen am 26. März 2013, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html
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1. September 2014
Hier kommt die letzte Folge meiner kleinen Vorlagen-Reihe. Power-Point. Viel geschmäht „Hast Du was zu sagen oder nimmst Du PowerPoint?“ aber trotzdem viel genutzt.
Ehrlich: um Zahlen zu präsentieren und Entscheidungsgrundlagen zu bieten wollte ich auch nicht darauf verzichten. Auch ein Vortrag kann einprägsamer werden, wenn die richtigen Bilder visualisiert werden. Interessant ist aber die Effektivität, mit der das Produkt (nicht) eingesetzt wird.
Ich kann hier in dem Blogbeitrag natürlich keinen umfassenden Power-Point-Master-Kurs anbieten (das braucht mindestens einen halben, besser einen ganzen Tag), aber ich will Ihnen wenigstens mal die Begriffe vorstellen, was sich dahinter verbirgt und wie die Dinge eigentlich zusammenhängen.
Die kleinste Einheit ist der Platzhalter, er gehört zum Folienlayout. Ein Platzhalter ist ein Rahmen, der Inhalte aufnimmt. Den kennen Sie natürlich:
Wie genau ein Platzhalter und sein Inhalt formatiert ist, legen Sie im einzelnen Folienlayout fest. Die Layouts erreichen Sie über Ansicht – Folienmaster. In der Navigationsleiste links sehen Sie die angebotenen Layouts. Achtung: das aktive Layout ist gelb hinterlegt, es ist das, welches Sie gerade in der Normalansicht bearbeiten.
Die zuoberst – hier rot eingerahmte – Folie ist etwas größer. Sie ist die Masterfolie! Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden auf die darunter kleiner abgebildeten Layouts übertragen!
In der Praxis: Wenn alle Titel in Blau erscheinen sollen, ändern Sie das im entsprechenden Platzhalter auf der Masterfolie und fertig!
Ein Logo rechts oben einbauen:
Ziehen Sie auf der Masterfolie (rot eingerahmt) den rechten Rand des Titelplatzhalters etwas nach links, so dass Platz frei wird. Kopieren Sie Ihr Logo ganz einfach an diese Stelle. Fertig! Es wird nun auf jeder Folie dieser Präsentation an derselben Stelle erscheinen. Verlassen Sie die Masteransicht immer mit
Und wenn es mal stört? Bei einem formatfüllenden Bild, beispielsweise? Es lässt sich nicht einfach löschen! Kein Problem. Gehen Sie bei der betroffenen Folie auf das Menüband Entwurf und dort finden Sie ganz rechts das Kontrollkästchen Hintergrundgrafiken ausblenden.
Das geht wie immer: Datei-Speichern unter-Dateityp Vorlage. Speichern Sie so eine leere Präsentation – zunächst in das Standard-Template-Verzeichnis. Das lässt sich aber mühelos ändern, wählen Sie ein gemeinsames Verzeichnis, z.B. (Vorlagen) im Teamordner.
Achtung: Speichern Sie als Vorlage unbedingt eine leere Präsentation. Also formatierte Layouts und Platzhalter, aber keine Inhalte außer den Firmenstandards Wie Logo, Firmenname etc.
Immer wieder kommt diese Frage: Ich habe die Inhalte, die ich haben will schon mal erstellt, aber in einer ganz anderen Präsentation, in einem ganz anderen Design. Wie kriege ich die eingefügt, ohne alles nachgehen zu müssen?
Dafür hat PowerPoint sogar eine eigene Funktion: Folien wiederverwenden …
Sie finden diese Schaltfläche auf dem Menüband Start, auf der Schaltfläche Neue Folie, wenn Sie diese anklicken ganz unten. Dann öffnet sich rechts der Aufgabenbereich, Sie können die Quellpräsentation auswählen und die benötigten Folien anklicken. Diese werden dann umstandslos in die Zielpräsentation übernommen – im Design der Zielpräsentation.
Aber bitte: gehen Sie unbedingt die Folien nochmals einzeln durch! Schriften passen sich für gewöhnlich an, wenn schon zuvor sauber mit den Platzhaltern gearbeitet wurde. Bei „freihändig gebastelten“ Folien kommen manchmal auch krude Ergebnissen heraus.
Besonders interessant ist folgender Effekt: Beispielsweise war in der Quellpräsentation die Akzentfarbe 3 grün, in der Zielpräsentation ist die Akzentfarbe 3 weiß. Dann erhalten Sie weiße Hasen im Schnee … Wenn Sie diesen Verdacht haben, können Sie die Folie ganz leicht auf verborgene Inhalte prüfen: Tastenkombination STRG + A – alles markieren. Wenn Sie dann leere Markierungen sehen, prüfen Sie bitte, ob dort evtl. Inhalte darin sind, die dieselbe Farbe wie der Hintergrund haben.
Seit Office 2007 ist das Office-Design ein eigenes Element. Es sind Dateien mit der Endung .thmx.
Die Idee ist folgende: Ein Unternehmen, das sein Coorporate Design durchhalten möchte, erstellt eine solche .thmx-Datei. Am besten in PowerPoint, Dateityp Office-Design. Diese enthält die Schriftarten, Farben und zugelassene Effekte. Dieses Office-Design wird dann in PowerPoint, Word und Excel gleichermaßen verwendet. Dann sind alle Dokumente des Hauses „aus einem Guss“. Das klappt prima, wird nur fast nirgendwo gemacht. Meist ist das Aussehen der Dokumente eher ein „Bastelpaket“. Das scheint aber niemanden ernsthaft zu stören. Oder doch?
So, jetzt habe ich einige Themen bei den Vorlagen angerissen. Interessiert Sie das? Wollen Sie noch mehr davon? Oder anderes? Dann freue ich mich auf Kommentare! Kleines wird sofort beantwortet, größere Fragen werden zu meinen nächsten Blogbeiträgen! Nur zu, lassen Sie mich schwitzen!
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7. Juli 2014
Viele E-Mails ähneln anderen, die schon mal geschrieben wurden. Findige Nutzer speichern solche E-Mails als Enwürfe und kopieren dann den Inhalt in eine neue E-Mail. Es geht allerdings auch viel besser. Und zwar in drei Stufen.
(genau gleich auch in Word)
Textpassagen oder auch Tabellen, die Sie in dieser Form immer wieder brauchen können, werden als Baustein gespeichert. Das ist die Funktion, die auch schon mal „Textbaustein“ oder „AutoText“ hieß. Merken Sie sich dafür die Taste F3!
Wenn Sie einen Text haben, der wiederverwendet werden soll, markieren Sie diesen und drücken Sie ALT + F3. Vergeben Sie einen Namen für den Bausten (mindestens 4 Zeichen lang) und bestätigen Sie. Fertig.
Zum Auslösen: entweder Namen tippen und F3 Drücken oder einfach den Anfang des Textes schreiben und dann wenn der „QuickTipp“ erscheint, mit Enter bestätigen.
Der Weg mit Klicks zum Erstellen: Passage markieren, Einfügen – Schnellbausteine – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
Zum Auswählen gespeicherter Schnellbausteine:
Was man mit Schnelltabellen zaubern kann habe ich in einem kleinen youtube-Film erklärt:
Diese Funktion hat sich sehr zu meiner Überraschung bisher noch nicht durchgesetzt. Vielleicht schaut keiner hin? Quick-Steps sind gleich mittig auf dem Start-Menüband zu finden und sind dann sinnvoll, wenn Sie die immer gleichen Handgriffe tun.
Auf der offiziellen Microsoft-Seite ist es ganz gut erklärt.
Dort fehlt aber – wie fast überall – ein wesentlicher Hinweis: QuickSteps können auch schon Standardtexte enthalten, wenn Sie ein zweites Mal Optionen wählen.
Dann öffnet sich ein Dialogfenster, das erst die volle Funktion bietet:
Der Nutzen: im obigen Beispiel ist gezeigt, wie die Routineaktion „ich leite den Bericht an die Kollegen weiter“ zukünftig mit einem Klick auf die eingegangene Mail und einem weiteren Klick auf den QuickStep erledigt ist.
Vorlagen für Anfragen, Angebote, Zwischenberichte sparen viel Arbeit. Aber wohin mit den komplett-Mails?
Es gibt zwei gute Ansätze, die ich beide hier in diesem Blog schon beschrieben habe:
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2. Juni 2014
In meiner kleine Vorlagen-Reihe ist heute Excel dran. „Vorlagen für Excel? Wer braucht denn sowas? – Gibt es das überhaupt?“ Das sind oft die spontanen Reaktionen, wenn ich das Thema anspreche. Vorlagen sind generell ein Effizienzgenerator. Ganz besonders in Excel. Obendrein wird dabei das Corporate Design eingehalten und es werden Fehler vermieden. Hier kommt der Blick hinter die Kulissen
Wenn Sie einen Bereich Ihres Datenblattes markieren, und F11 drücken, erscheint sofort ein Diagramm auf einem separaten Tabellenblatt. Wenn Sie die Tastenkombination ALT+F1 nehmen, erscheint das Diagramm auf dem Tabellenblatt, auf welchem auch die Daten stehen. Soweit so gut.
Das ist jetzt ein 2D-Säulendigramm mit Legende rechts. Wenn Ihnen das in 9 von 10 Fällen passt und genügt, lesen Sie bitte beim nächsten Abschnitt weiter. Wenn Sie dann aber anfangen, aus dem Säulendigramm ein Liniendiagramm (beispielsweise) zu basteln, die Legende umpositionieren, einen Diagrammtitel hinzufügen und jedes Mal dieselben Handgriffe ausführen, um das Diagramm so hinzubekommen, wie Sie es in 9 von 10 Fällen brauchen, dann ist die Frage: Warum definieren Sie das Ding nicht als Standarddiagramm?
Dann erscheint das Diagramm jedes Mal gleich auf die von Ihnen gewählte Art und Weise.
Diagrammvorlage definieren
Es ist wirklich unkompliziert: Nehmen Sie ein Diagramm, das Ihren Anforderungen entspricht. Auf dem Menüband Entwurf zweite Schaltfläche von links: Als Vorlage speichern. Namen vergeben. Fertig. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm. Dann können Sie die gleiche Funktion aufrufen (siehe Abb. 1).
Abb. 1: Diagramm „Als Vorlage speichern“
Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Diagrammtyp ändern gehen und links oben auf den Ordner Vorlagen klicken, können Sie aus Ihren selbst erstellten Vorlagen wählen. Ist eine davon die, die Sie meistens brauchen, klicken Sie diese an und klicken danach auf Als Standarddiagrammtyp festlegen (siehe Abb. 2). Dann wird dieser Typ erstellt, wenn Sie mit den Tastenkombinationen ein Diagramm einfügen.
Abb. 2: Standarddiagrammtyp in Excel festlegen
Zellenformatvorlagen werden meist gar nicht wahrgenommen. Wann kann man so etwas brauchen? Z. B. beim Erstellen von Formularen oder überhaupt Excel-Sheets, in welche andere Menschen etwas eintragen sollen. Dabei ist es sehr wichtig, dass die Zellen, die den Eintrag bekommen sollen, deutlich erkennbar sind.
Es ist gut wenn solche Zellen in jedem Formular gleich aussehen. Hierfür gibt es z.B. die Zellenformatvorlagen „Berechung“, „Eingabe“, „Ausgabe“ und „Erklärender Text“. Das spart dem Erstellenden Zeit und Nachdenken; dem Eingebenden hilft es bei der Orientierung.
Wenn Überschriften und Ergebniszellen sich mit einem Klick formatieren lassen, ist das ebenfalls sehr fix und außerdem sieht es professionell aus.
Stellen Sie Ihren Cursor in die zu formatierende Zelle. Auf dem Menüband Start wählen Sie aus den Formatvorlagen das Passende aus. (1)
Abb. 3 Formatvorlagen auswählen
Abb. 4 Formatierung ändern
Natürlich können Sie auch eigene Zellenformatvorlagen erstellen. Klicken Sie dazu auf Neue Zellenformatvorlage (2) vergeben Sie einen Namen und formatieren Sie die Zelle nach Ihren Wünschen (3).
Die eigene Zelle wird nun im Bereich Benutzerdefiniert (4) angezeigt.
Achtung: Diagrammvorlagen werden beim Benutzer gespeichert, Zellenformatvorlagen in der Arbeitsmappe.
„Und wie nutzen wir das im Team?“ Hier rate ich zum Erstellen einer Excel-Vorlage, die im Teamlaufwerk gespeichert wird. Das Handling einer Vorlage ist genau wie bei Word. Im Dialogfenster Speichern unter beim Dateityp Excel-Vorlage auswählen, dann wird standardmäßig das lokale Templates-Verzeichnis vorgeschlagen. Wechseln Sie ins Teamlaufwerk. Abspeichern und fertig.
Anders als bei Word wird der Name der Vorlage beibehalten, wenn man sie benutzt. Es steht also nicht Mappe1 im Titel (analog zu Dokument1), sondern der gewählte Vorlagenname mit einer angehängten 1.
Innerhalb der Vorlage sind dann sowohl Zellenformatvorlagen wie auch Diagrammvorlagen mit abgelegt. Man kann diese Idee weit treiben: es könnten passend vorformatierte Tabellenblätter, Namen und vielen andere vorbereitet sein.
Eine solche Mappe, einmal sorgfältig erstellt, spart viel Arbei und vermeidet Fehler, die durch Kopieren und Ändern alter Mappen leicht geschehen.
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5. Mai 2014
„Früher war das kein Problem, aber seit der neuen Office-Version kann ich keine Formulare mehr machen!“ Das habe ich nun schon so oft gehört, dass ich – in meiner Reihe „Vorlagen für das Team“ das Thema aufgreifen möchte. Checklisten und Formulare sind gute, wichtige und praktische Werkzeuge der Prozesssteuerung. Es lohnt sich, diese so gut zu machen, dass sie gerne benutzt werden.
Über Inhaltliches hat Jan schon einen Artikel geschrieben. /1/ Hier geht es, wie angekündigt – um die pragmatisch-technische Durchführung.
Als Allererstes: Prüfen Sie bitte, ob Ihr Word das Register Entwicklertools aufweist. Das sollte weit rechts nach dem Register Ansicht kommen.
Ist dort nichts zu sehen, gehen Sie bitte auf: Datei-Optionen-Menüband anpassen. Dort sehen Sie in der rechten Leiste die Liste der Menübänder, dort aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen vor Entwicklertools. /2/Auf diesem Menüband sind sie, die Element für Formulare.
Hauptsächlich brauchen Sie:
a) Rich-Text Steuerelement (formatierter Text)
b) Kombinationsfeld (Auswahl aus Liste oder freie Eingabe
c) Dropdownlisten-Steuerelement (nur Auswahl aus einer Liste)
d) und Kontrollkästchenelement (zum Ankreuzen per Klick).
Sie stellen Ihren Cursor an die Stelle, an der das Element erscheinen soll und wählen mit einfachen Klick aus der Gruppe der Steuerelement das richtige aus.
Schalten Sie in den Entwurfsmodus und aktivieren Sie dann die Eigenschaften Ihres Feldes. So können Sie z.B. eine Standard-Vorgabe definieren oder auch den späteren Benutzern der Vorlage Anleitung geben.
Titel: Dieser Begriff steht später über dem Inhaltssteuerelement, jedoch nur wenn das Feld angeklickt ist.
Ist der Inhalt eingetragen und das Feld verlassen, unterscheidet sich der Inhalt der Formularfelder nicht vom Fließtext!
Tag: zusätzliche Möglichkeit eines erklärenden Wortes. Wird das nicht ausgefüllt, steht im Tag dasselbe wie im Titel.
„Klicken Sie um Text einzugeben“ oder „Wählen Sie ein Element aus“ das ist der grau geschriebene Platzhalter-Text. Im Entwurfsmodus kann er geändert werden. Das ist zu empfehlen, weil es das Ausfüllen einfacher macht.
Als „Zuhause“ für die Elemente nehme ich meist eine Tabelle.
Das kleine Beispiel hier ist ein einfaches: in einer Marktkette müssen abends eventuelle Abweichungen in der Kasse festgehalten werden. Damit keine wichtige Info vergessen wird, gibt es ein kleines Formular (bitte nicht inhaltlich bewerten, ich habe von dem Prozess selbst keine Ahnung), das ausgefüllt so aussieht:
Sowohl der Name des Filialleiters als auch die Niederlassung sollen in Auswahllisten zur Verfügung stehen. Beim Namen sollen freie Eingaben möglich sein (Kombinationsfeld wählen), beim Standort der Filiale nicht (Dropdownlisten-Steuerelement wählen).
Im Entwurfsmodus sieht das so aus:
Das Formular so, wenn es zum Ausfüllen bereit ist:
Diese Formularfelder funktionieren – im Gegensatz zu ihren Vorgängern unter Word 2003 – auch in ungeschützten Dokumenten! Wollen Sie einen Dokumentschutz anwenden, öffnen Sie den entsprechenden Aufgabenbereich.
Im Abschnitt 2 finden Sie die Bearbeitungseinschränkungen:
Wenn Sie Ausfüllen von Formularen wählen, können die Benutzer per TAB-Taste von einem Feld zum nächsten springen und so schnell ihre Eingaben machen. Dann ist auch der Rest des Dokumentes geschützt, d.h. der Bearbeiter kommt nur in die Formularfelder, sonst kann nichts angeklickt werden.
Sie können einen Kennwortschutz vergeben, müssen aber nicht. Wenn Sie kein Kennwort vergeben, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.
/2/ Microsoft Office Seite, die das Ganze detaillierter erklärt
/3/ Immer gut ist Pia Borks Office-Lexikon, hier passt dieser Artikel zur Optimierung der Team-Zusammenarbeit mit Word: „Word – Schnellbausteine für ein Team“
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