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5S aus Kaizen für die Dokumentenablage

Gehört es zu Ihren guten Vorsätzen im neuen Jahr, die Papierstapel auf dem Schreibtisch endlich in den Griff zu bekommen? Nerven Sie Suchzeiten auf den Tischen der Kollegen, wenn diese nicht am Platz sind? Dann versuchen Sie es mit der bewährten 5-S-Methode aus dem Büro-Kaizen, angepasst an die Aufgabe „die Ablage von Dokumenten im Team vereinheitlichen“.

Die folgenden Tipps beziehen sich erst einmal nur auf die Büros, die noch viel mit Papier ablegen. Für die Aufgabe „die elektronische Ablage teamfähig machen“ gelten etwas andere Vorgehensweisen.

Sichten

Wo ist Handlungsbedarf? Wir wollen teamfähig werden. Das heißt Unterlagen, auf die nur ich Zugriff brauche, darf ich auch weiterhin „individuell-kreativ“ ablegen (notfalls gestapelt, es sei denn, das behindert mich selbst). Aber bei allen Unterlagen, die auch die Kollegen mal brauchen, muss ich meine Ordnung übersichtlich gestalten und ich muss sie dokumentieren (durch Listen oder Etiketten oder Rückenschilder oder …).

Wo vergeude ich Zeit mit Suchen an meinem Arbeitsplatz? Wo an dem meiner Kollegen? Wo meine Kollegen (kann in der Assistenz auch der Chef sein) bei mir? Sind Stapel auf dem Tisch oder anderswo gewachsen? Nutze ich die Ablagemöglichkeiten, die mein Arbeitsplatz bietet, sinnvoll? Befinden sich in den Hängetaschen aktuelle Dokumente? Stimmt die Reiterbeschriftung? Wir sieht es im Schrank aus? Sind auf allen Ordnern gut lesbare Rückenschilder angebracht? Ist der Standort eines Ordners klar definiert?

Sortieren – in zwei Durchgängen

Durchgang 1: Bilden Sie drei Lager: abgeschlossene Vorgänge, aktive Vorgänge, Altpapier

Nur danach wird unterschieden:

    Gehört es in die Registratur (auch „statische Ablage“ genannt – meist die Ordner im Schrank, weil die entsprechenden Vorgänge abgeschlossen sind, aber aufgrund von Aufbwahrungsfristen noch nicht weggeworfen werden können) – oder
  • ist der Vorgang noch aktiv oder
  • ist es Altpapier (Müll)?
Durchgang 2:Nachdem Sie den Müll entsorgt und die fertigen Dokumente abgeheftet haben, sortieren Sie die Dokumente, die zu aktiven Vorgängen gehören, in die folgenden drei Lager
  • Termin (dieses Dokument wird an einem bestimmten Tag gebraucht, nicht davor, nicht danach)
  • Aufgabe (damit muss etwas getan werden, möglichst bald)
  • Wartet (das wird zu einem noch nicht genau bekannten Zeitpunkt gebraucht)

Säubern

Nein, zu putzen gibt es hier nichts. Wohl aber gilt es, zu entlasten, zu entsorgen, überflüssige oder redundante Dokumente wegzuwerfen. Auch Ordner, deren Mechanik nicht richtig schließt und andere schadhafte Materialen wandern in den Müll.

Standardisieren

Jetzt wird es spannend: die drei Lager Termin / Aufgabe / Wartet müssen versorgt werden und optimalerweise so, dass neu hinzukommende Papiere sofort sicher eingeordnet werden können. Der Handel stellt viele Dinge dafür zur Verfügung, für viel oder wenig Papiervolumen (/1/).

Wenn Sie viele Vorgänge haben, für die Sie nicht allein zuständig sind, sondern die im Team bearbeitet werden müssen (oder auch zwischen Assistenz und Führungskraft hin- und her pendeln), dann sollten Sie an dieser Stelle überlegen, ob Sie nicht eine gute, teamfähige Ordnung für Ihre Vorgänge brauchen. Das ist das Stichwort „Ordnerplan oder Aktenplan“ und geht nicht ganz ohne Aufwand (/2/).

Für viele papierhafte Dokumente nutzen Sie am besten Hängetaschen oder Einstellmappen (z.B. von Classei oder Mappei).

Trennen Sie diese drei Grundkategorien entweder durch verschiedene Aufbewahrungsorte oder mit unterschiedlicher Farbmarkierung. Die Unterlagen, die „auf Termin liegen“ werden nach diesem sortiert, die Aufgaben nach Priorität und Stichwort, die wartenden Dokumente nur nach Stichwort.

Ständig verbessern

Probieren Sie die Ordnung im Team aus. Ziel ist, dass Sie auf Ihrem Tisch und denen der Teamkollegen jedes Dokument durch Hinschauen unter Einsatz von gesundem Menschenverstand finden.

Anmerkungen

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Das Office-Handbuch mit OneNote

Das passiert mir nicht mehr, denkt Axel Huber nach dem Urlaub seines Kollegen. Viel Nervenkraft blieb auf der Strecke beim Suchen nach der praktischen Checkliste, die der Kollege immer für die Reisekostenabrechnung hat, nach der PowerPoint Vorlage mit dem neu gestalteten Logo und manchen Dokumenten mehr, die eigentlich alle brauchen, aber die jeder „irgendwo“ gespeichert hat. Man sollte das alles an einem zentralen Platz zusammenfassen – denkt sich Axel. Aber wie und wo? Viel Arbeit soll es ja nicht machen …

Was hier fehlt ist ein Office-Handbuch. Das ist eine vielfältige Informationssammlung. An einer zentralen Stelle werden Dokumente gesammelt, die für den Ablauf in einem bestimmten Bereich unerlässlich sind. Dass so etwas wünschenswert und sinnvoll ist wird meiner Erfahrung nach sehr selten in Zweifel gezogen. Andererseits hapert es oft bei der Umsetzung, die Arbeit der Erstellung wird als zu aufwendig empfunden. OneNote bietet sich an, dieses Dilemma zu lösen.

Grundsätzlich können Sie- je nach Größe Ihres Unternehmens – zwischen einem „kleinen“ und einem „großen“ Office-Handbuch unterscheiden. Das kleine Office-Handbuch beschreibt die Abläufe eines bestimmten Arbeitsplatzes und sichert die Vertretung dort. Auch an Arbeitsplätzen, an denen Praktikanten oder auch Zeitarbeitskräfte arbeiten, dient ein Office-Handbuch der spürbaren Entlastung der Stammbelegschaft. Diese Form des Handbuches ginge auch in Papierform in einem indizierten Ordner. Grundsätzlich halte ich die elektronische Form für die bessere.

Das große Office-Handbuch funktioniert nur elektronisch. Es fasst alle Informationen zusammen, die für die Mitarbeiter des ganzen Hauses relevant sind. Dazu gehören natürlich Organigramme, Regelungen zu Arbeitszeiten, Dienstwagen, Kantine, Schlüssel, Urlaubsanträge und vieles mehr.

OneNote ist ein prächtiges Werkzeug, um dieses Projekt zu realisieren. Mit den hier schon beschriebenen Möglichkeiten des Kategorisierens und Verknüpfens von Dateien und auch durch die Notizbuchstruktur lässt es eine intuitive Bedienung zu.

Mein Muster sieht so aus:

OneNote Office-Handbuch

Inhaltsverzeichnis danach die Abschnitte alphabetisch geordnet, hier eine Auswahl

Ablageplan
CI
Checklisten
Dienstreise
Mitbewerb
Notfall-Kontakte
Organigramme
Qualitätsmanagement
Rahmenverträge
Schlüssel

Der hier angezeigte Abschnitt CI beinhaltet als Seiten: Vorlagen für Briefe, Präsentationen, Visitenkarten, Ordnerrücken etc.

Das OneNote-Notizbuch ist der eine gemeinsame Ort, von dem aus auf alle relevanten Inhalte zugegriffen werden kann. In der Regel stellt OneNote die Struktur, die Suchfunktion und den Hort für die Verknüpfungen an andere Orte auf dem Firmen-Laufwerk zur Verfügung. Nur sehr selten werden Dateien direkt im Notizbuch abgelegt; nämlich dann wenn man sie ausschließlich im Zusammenhang mit dem Handbuch benötigt.

Fangen Sie doch einfach einmal an damit. OneNote macht es Ihnen leicht. Legen Sie die ersten drei Abschnitte an, der Rest kommt im Laufe der Zeit dazu, wann immer Ihnen ein Informationsschnipsel, eine Checkliste oder sonst etwas Wichtiges begegnet.

Legen Sie das Handbuch auf dem Firmen-Netzwerk an exponierter Stelle ab und informieren Sie die Mitarbeiter, die Informationen mit einstellen oder auch von dort holen sollen. Das geschieht gleich beim Erstellen, wenn Sie nach dem Speicherort für Ihr Notizbuch gefragt werden. Haben Sie keine Scheu, etwas Unfertiges zu „veröffentlichen“, denn das Handbuch ist immer im Werden, auch nach zwei Jahren noch. Es soll genauso lebendig sein wie die Arbeit, die damit getan wird.
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Struktur ohne Chaos für das Team – mit OneNote Notizbüchern

OneNote ist im Lieferumfang jedes Office 2010 Paketes enthalten und eignet sich hervorragend dazu, „Wissensschnipsel“ im Team zu sammeln. OneNote kann nämlich mehrere Benutzer im gleichen Notizbuch verwalten! Legen Sie es in einem gemeinsamen Ordner ab und es kann losgehen.

Nein, nicht ganz. Zuerst brauchen Sie einen Plan dafür, was in das Notizbuch soll.

Pro Notizbuch gibt es folgende Hierarchiestufen:

  • Notizbuch
  • Abschnittsgruppe
  • Abschnitt
  • Seite
  • Unterseite

Dazu ein Beispiel:

  • Ich habe mir zum Beispiel ein Notizbuch für „EDV-Wissen“ angelegt.
  • Darin gibt es einen Abschnitt (Reiter) für jede Anwendung.
  • In solchen Abschnitten sammle ich die Informationen auf verschieden Seiten. Es gibt in den Abschnitten „Word“, „Excel“ und „Outlook“ jeweils eine Seite namens „Shortcuts“. Dort sammle ich alle guten und hilfreichen Tastenkombinationen, die mir begegnen.

Vorher habe ich mir Gedanken gemacht, ob es nicht eine Seite für alle Anwendungen täte. Die Antwort war „nein“. Denn bei der zu erwartenden Fülle an Informationen würde die eine Seite schnell unübersichtlich. Nach zwei Jahren des Nutzens kann ich meine erste Einschätzung bestätigen.

Vergleichen Sie in Gedanken das Notizbuch mit einem ganzen Schrank statt mit einem normalen Ordner. Dann ist die Abschnittsgruppe das Regalbrett, der Abschnitt der Ordner und eine Seite das Register im Ordner. Eine OneNote Seite geht nicht zu Ende und kann auch noch eine Unterseite bekommen.

Abschnittsgruppen helfen, wenn es unübersichtlich wird. Wenn das Regalbrett voll ist, muss eben ein zweites her ;-).

Neue Seite erstellen: Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in den rechten farbigen Bereich und wählen „Neue Seite“ oder „Neue Unterseite“.

Was nützt das im Team? Wir wissen mittlerweile, dass die Teamarbeit davon profitiert, wenn Kollegen ihre Informationen auch für andere bereitstellen. Wenn die Notizen gut strukturiert sind, sparen die anderen Kollegen Zeit beim Suchen.

OneNote bietet ein hervorragendes Zuhause für „lose Informationsenden“. Damit diese auch gefunden werden können, stehen Tags (leider heißen die hier auch Kategorien) zur Verfügung. Damit können die Informationen verschlagwortet und auch wieder mühelos gefunden werden.

Nächste Artikel dazu: Kategorien gezielt setzen, Echtzeitprotokolle und ein Office-Handbuch in OneNote.

Frohes Schaffen

Sigrid Hess

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