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Was ist neu in Outlook 2016?

Jetzt steht sie vor der Tür, teilweise ist sie schon im Gange: die Umstellung von Office 2010 auf 2016. Nur selten sehe ich im Business-Bereich Office 2013. Allem voran: Es ist keine Eile geboten – soweit man bisher weiß – und: das Handling der Programme unterscheidet sich längst nicht so sehr wie beim Sprung von 2003 auf 2010. In loser Folge berichte ich hier, was sich Neues tut und welche Funktionen Neues für die Zusammenarbeit im Team bereithalten.

Für Outlook gilt: Der größte Teil der Veränderungen kam mit der Version 2013.

Outlook wechselt die Farbe und erscheint in Lichtblau.

Mit der Version 2013 werden die Touch-Funktionen integriert. Das bedeutet, dass die Ansichten unterschiedlich gestaltet werden können. Die gewohnte Aufgabenleiste rechts mit Datumsnavigator, nächsten Terminen und Vorgangsliste ist nicht mehr eingeblendet. Die einzelnen Module, Kalender, Personen (neu für Kontakte) und Aufgaben erscheinen als Pop-Up bei Berührung.

Die drei Pünktchen verbergen weitere Module

Auf dem Register Ansicht kann die Aufgabenleiste konfiguriert werden.

Der Posteingang erscheint übersichtlicher: ein blauer Balken markiert ungelesene E-Mails, außerdem gibt es nun eine direkte Filtermöglichkeit nach ungelesenen E-Mails – direkt über der Posteingangsliste.

Der praktische Direktfilter für ungelesene E-Mails

Im Lesebereich kann jetzt direkt beantwortet oder weitergeleitet werden. So ist noch weniger wahrscheinlich, dass der Nutzer die vielen nützlichen Möglichkeiten entdeckt, die sich z.B. auf dem Register Optionen des E-Mail-Fensters verbergen. Trotzdem ist diese Möglichkeit praktisch. Solange die E-Mail noch nicht versendet ist, erscheint sie als Entwurf im Posteingang. Das neue Register Verfassentools ist eingeblendet.

Für alle, die ihre E-Mails in Unterordner des Posteingangs ablegen, wirklich toll: die Ordner können jetzt frei per Drag & Drop angeordnet werden und erscheinen nicht mehr automatisch in alphabetischer Reihenfolge.

Bei der Suche hat sich eine Voreinstellung verändert: standardmäßig wird jetzt nicht mehr im aktuellen Ordner, sondern im aktuellen Postfach gesucht. Das schließt Ergebnisse im Ordner Gesendet und in Unterordnern mit ein. Diese Einstellung lässt sich – wie auch schon in Outlook 2010 – in den Optionen anpassen. Datei – Optionen – Durchsuchen

Neu hinzugekommen ist die Schaltfläche Ältere Ergebnisse berücksichtigen. Je nach Archiveinstellungen geht die Suche dann auch „in den Keller“.

Was ist jetzt neu in 2016?
Ehrlich gesagt nur eine Sache, die ist aber klasse: beim Anhängen von Dokumenten an eine E-Mail erscheint jetzt eine Drop-down-Liste mit den 10 zuletzt verwendeten Dateien! Dann kann man direkt wählen. In dieser Liste erscheinen auch pdf-Dateien.

Für alle, die Office 365 für Business verwenden gibt es jetzt Gruppen.

Hier wird das erkärt.

Das bietet Teams ganz neue Möglichkeiten der Kommunikation untereinander, ohne „E-Mail-Kreisverkehr“. Es erinnert an Foren und bedient die Forderung nach „SPOK – Single Point of knowledge“. Das bedeutet, dass Wissen an einem definierten Ort zur Verfügung stehen soll.

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OneNote Praxis: Newsticker für Projektteams

Wie halten Sie sich im Projektteam informiert? Tägliche kurze(!) Besprechungen? Das finde ich prima, solange sich ein gemeinsames Zeitfenster zu einer bestimmten Tageszeit finden lässt. Wenn aber das Team nicht auf demselben Flur sitzt? Dann schreibt man sich eben E-Mails, oder?
Stopp – das sollte besser gehen. Geht es auch und zwar ganz einfach mit einem gemeinsamen OneNote-Projektnotizbuch. Definieren Sie dort einen Abschnitt als Newsticker; legen Sie pro Monat eine Seite an (oder auch pro Projektphase, wenn das sinnvoller ist).

Diese Seite funktioniert wie ein Chat in der Gruppe. Was wissenswert für das gesamte Team ist, wird in knappen Worten notiert und ggf. mit Links zu den entsprechenden Dateien auf dem Laufwerk ergänzt. Dadurch ist viel Wissen über den Verlauf und den aktuellen Stand der Dinge an einem Ort. Es ist jederzeit für alle nachvollziehbar, was eigentlich wann geschehen ist.

Der Unterschied zum üblichen Verfahren, Aktualisierungen des Projektstatus per Rundmail in die Welt zu schicken, besteht im Übergang vom Push- zum Pullprinzip: Wenn man etwas wissen will über das Projekt, kann man selbst nachschauen.  Und zwar zu dem Zeitpunkt, an dem man gedanklich auch damit befasst ist. Und nicht dann, wenn es in das E-Mail-Postfach purzelt. Es spart auch viele der Unterbrechungen die mit dem Halbsatz: „ach ja, was ich Dir noch sagen wollte…“ beginnen.

Der Aufwand ist lediglich, alle Schritte und Zwischenergebnisse mit einer kurzen Zeile zu notieren.
Projektdokumente, die fertiggestellt sind, müssen dann auch von Kollegen nicht mehr oder weniger mühsam im Laufwerk gesucht werden – oder gar per E-Mail beim Ersteller angefordert werden – sondern sie können direkt im Newsticker verlinkt werden.

Das geht so:
Einfügen – Link

Einen Link zu einer Datei auf dem Filesystem hinzufügen

Den anzuzeigenden Text könenn Sie frei wählen.

Eine weitere, meist übersehene, aber hier sehr wichtige Funktion ist: Einfügen – Schreibbereich einfügen.

Denn bei dem Newsticker soll ja das Neueste immer oben stehen. Alles Andere wäre auf die Dauer nicht sinnvoll. Ganz einfach können Sie am oberen Ende der (unendlich langen) Seite Platz schaffen:


mit Aktivieren dieser Schaltfläche erhalten Sie eine horitontale Line auf der Seite


durch Ziehen nach unten wird der Schreibbereich eingefügt

Legen Sie dennoch in sinnvollen Abständen neue Seiten an.

Die Historie ist auch immer gut nachverfolgbar, da OneNote jeden einzelnen Eintrag mit einer Autorenkennung versieht.


Autorenkennungen

Wenn Sie keine Autorenkennung sehen können, ist die Funktion entweder ausgeblendet (Verlauf oder Freigeben Autoren ausblenden) oder Sie haben es selbst geschrieben. Ihre eigenen Kennungen sehen Sie nicht. Ihr eigenes Kürzel können Sie übrigens bei Datei – Optionen einstellen.

Ein wichtiger Shortcut zum Schluss: Suchen auf aktueller Seite geht – wie überall – mit STRG + F
Die Suchfunktion ist sehr schnell und genau.

Auf dem Menüband Verlauf oder Freigabe gibt es auch die Schaltfläche „letzte Aktualisierungen“ die eine Suche über einen bestimmten Zeitraum ist. Unabhängig von der Suchfunktion wird alles, was die Kollegen neu hinzugefügt haben, als ungelesen hellgrün hinterlegt und in der Navigation gefettet dargestellt. So kann jeder sich schnell und effizient aufs Laufende bringen; auch wenn Neuigkeiten mal nicht (nur) auf dem Newsticker stehen.
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Wenn ich einen Vertrag als pdf verschicke, ist das doch sicher, oder?

Es ist ja schon bequem: Datei speichern als .pdf an eine E-Mail anhängen und weg damit. Oder auch einen bereits unterschriebenen Vertrag einscannen und direkt als pdf ins Postfach erhalten – diesen dann an eine E-Mail an den Empfänger anhängen und ab die Post. Sicher ist das schon – zumindest hört man nichts Gegenteiliges.
Seit ich selbst Adobe Acrobat besser kennenlerne, frage ich mich wirklich, warum so wenige Fakten zum Format .pdf bekannt sind. Obwohl „alle Welt“ das nutzt.

Wofür war das denn eigentlich gedacht? Es war und ist immer noch eine Möglichkeit, eine Datei auf dem Bildschirm des Empfängers genauso aussehen zu lassen wie auf dem Bildschirm des Senders. Das ist wichtig z.B. bei Grafikdateien – der Sender arbeitet mit InDesign, der Empfänger hat dieses Programm nicht – oder auch bei Dingen, die optisch „passen“ sollen /1/.

Diese Aufgaben werden ohne Frage erfüllt. Daher gehen die meisten Menschen davon aus, dass eine pdf-Datei auch vor Eingriffen anderer Personen geschützt wäre. Das stimmt aber nicht, wenn die pdf so hergestellt wurde, wie oben beschrieben! Dann nämlich kann der Empfänger – wenn er Adobe Acrobat besitzt – die pdf-Datei bearbeiten. Fast so komfortabel wie in einem Textverarbeitungsprogramm! Sogar dann, wenn die Datei aus einem Scan stammt. Dazu braucht man keinerlei großartige Eingriffe vorzunehmen, das sind die ganz normalen Funktionen von Adobe Acrobat.

Adobe Acrobat schaltet eine ungeschützte pdf-Datei einfach zum Bearbeiten frei und lässt eine ganz ordentliche OCR-Software drüberlaufen. Dann ist das Text. Sogar das Firmenlogo – falls jemand Ihnen dort ein X für ein U vormachen will. Und nein, mit bloßem Auge sieht man diese Manipulation nicht! Man arbeitet wirklich im erkannten Text, die Schriftart wird automatisch angepasst. Lediglich die Metadaten des Dokumentes verraten den Eingriff. Allerdings sehr tief in den Dokumenteigenschaften versteckt.

Fazit: mehr als eine Absichtsbekundung ist eine pdf-Datei nicht.

Und jetzt? Achten Sie beim Erstellen von pdfs darauf, was genau Sie tun. Mit den „normalen“ Microsoft-Office-Programmen mit Datei – Speichern unter – Dateityp .pdf erhalten Sie keinerlei Schutz. Außer dem recht teuren Adobe Acrobat gibt es auch Freeware /2/, die es erlaubt, eine pdf zu erstellen, die Schutzfunktionen hat. Allerdings sind diese etwas weniger komfortabel.

Meine nicht repräsentative Beobachtung: die einzigen, die mir in der letzten Zeit geschützte pdfs geschickt haben, waren die Banken – bei meinen Kontoauszügen. Wäre ja auch zu schön gewesen…

Anmerkungen:
/1/ https://de.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format
/2/kostenlose Programme, die das Verschlüsseln und den Schutz vor Ausdruck anbieten, gibt es beispielweise hier:
PDF Toolkit ( https://www.pdflabs.com/tools/pdftk-the-pdf-toolkit/ )
BeCyPDFMetaEdit ( http://www.becyhome.de/becypdfmetaedit/description_ger.htm )

Zum Weiterlesen: Elektronische Signatur, Hintergrund https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Signatur

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Notiz und Diskussion zur E-Mails in Outlook

„Dann schreibe ich mir halt selbst eine E-Mail…“ Dasist ein Lösungsansatz, den ich bei der Frage nach „best practices“ im Umgang mit elektronischer Nachrichtenflut gar nicht gerne höre. Es gibt praktisch immer eine bessere, passendere, sinnvollere Lösung. „Wenn man nur einen Hammer hat, sieht alles wie ein Nagel aus“ heißt es vollkommen zu Recht. Manches Mal bräuchte man einfach einen „Notizzettel“ der einer Nachricht oder Unterhaltungin Outlook zugeordnet ist. Es gibt eine solche kleine aber feine Funktion:

Natürlich gibt es die Post-it-ähnlichen Notizen, aber die sind ja nicht einer Unterhaltung zuzuordnen, man kann sie allenfalls in einen Ordner mit ablegen, oder?

Es gibt eine einfache aber praktisch unbekannte Funktion – diese ist auch nur mit einer Tastenkombination zu erreichen: Strg + T

Wenn Sie eine E-Mail markiert haben, und diesen Shortcut benutzen, erstellen Sie eine Öffentliche Nachricht.

Strg + T für eine neue Öffentliche Nachricht

Diese Nachricht wird in demselben Ordner bereitgestellt wie die E-Mail und derselben Unterhaltung zugeordnet. Die Nachricht erhält einen eigenen Betreff. Das ist gut und richtig so. Denn es ist ja eine Information über die E-Mail.
Öffnet ein Kollege diese Notiz und möchte darauf antworten, befinden Sie sich in einem „Diskussionsthread“.

Antworten auf Öffentliche Nachricht

Öffentliche Nachricht oder E-Mail?

„Warum soll ich das tun? Was ist daran besser, als eine E-Mail zu schreiben?“ fragen Sie sich vielleicht. Lassen Sie mich mit einem Papiervergleich antworten. Sven, Paul und Marie arbeiten im selben Bereich eines Unternehmes.
Sven könnte, wenn er den Kollegen etwas mitteilen will, ein Memo schreiben, es zweimal kopieren und auf die Schreibtische legen (lassen). Dann gibt es das Blatt dreimal (vergleichbar ist es bei E-Mail).

Alternativ kann er auch das Blatt an einen Platz hängen, an dem ohnehin die Informationen zu diesem Thema gesammelt werden. Dann ist die Info da, wenn man sich damit beschäftigt und bildet keinen Stapel auf den Schreibtischen.

Um beim Blatt zu bleiben: Wenn Sven dort seinen Kommentar draufgeschrieben hat, kann Marie einfach einen Stift nehmen und den ihren dazuschreiben. Ohne allen wieder Memos zu kopieren.

Die Öffentliche Nachricht entspricht dem in den Ordner eingehefteten Blatt. Die E-Mails entsprechen natürlich den kopierten Memos. Dei Öffentliche Nachricht produziert erheblich weniger Datenmüll und ist mehr Pull- als Push-Prinzip. Das heißt die Information steht zur Verfügung, wenn man sich mit dem Thema beschäftigt und begegnet den Kollegen nicht ungebeten.

Zugegeben, es gibt mittlerweile Collaborationstools, die das viel komfortabler erledigen, aber diese Funktion ist „an Bord“ und funktioniert einwandfrei.
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Plattform-Overload: SharePoint, OneNote – Collaboration ohne Ende?

Da gibt es den SharePoint. Dann haben wir natürlich die „normale“ Dateiablage mit verschiedenen Verzeichnissen. Vieles ist auch im E-Mail-Verkehr gespeichert. Und dann ist da noch OneNote – auch nützlich. In manchen Häusern gibt es noch ein Wiki. Dann möglicherweise eine Collaborationsplattform extra, so ähnlich wie WhatsApp-Gruppen. Und jetzt?
Als Trainerin und Beraterin komme ich viel herum in Deutschlands Büros. Dabei stelle ich fest: Es gibt momentan genau zwei Standards: Microsoft Office und DIN A4 -Papier! Alles andere kann und muss verhandelt werden. Besonders auffallend ist dabei der Umgang mit einer der wichtigsten Ressorcen: Wissen. Mancherorts wird man fast erschlagen von den Möglichkeiten, Wissen mit den Kollegen zu teilen – mit dem möglichen Ergebnis, dass „alles mögliche“ „irgendwo“ steckt und die Informationen nur sehr schwer zu finden und zuzuordnen sind. Andernorts gibt es außer dem Explorer und dem Office-Paket mit Outlook praktisch gar nichts. Vielleicht noch ein Intranet, das aber nur von sehr wenigen Personen mit Inhalten beschickt werden kann. Und dann wird mir die Frage gestellt: „Frau Hess, wie machen wir das denn am besten mit unseren Dokumenten?“

Hier kommen einfache aber wirkungsvolle Leitplanken für den Weg zur Antwort:

Abb. 1: Erst Prozess, dann Werkzeug

  1. Betrachten Sie als erstes den Prozess des Informationsflusses oder der Aufgabe. Was ist der Ausgangspunkt, was ist der Zweck oder das Ziel?
  2. Nehmen Sie dann Ihren Anteil daran in den Blick und schauen Sie sich die Schnittstellen genau an. Woher erhalten Sie Ihre Information? Wer erhält sie als nächstes? Ist alles in der Form, die dem anderen nützt?
  3. Dann – und erst dann – wird nach dem technischen Vehikel oder dem Werkzeug gesucht. 

Auswahlüberlegungen zur Plattform

  1. SharePoint: Gemeinsame Arbeit, mit Dokumenten, Versionierung, Aufbewahrung
  2. OneNote: formloser Wissenstausch im Team, gut für Rechercheergebnisse und vorbereitende Arbeiten. Dann sinnvoll, wenn SharePoint zu aufwändig erscheint, hervorragende Suche
  3. BusinessChat (dafür gibt es noch keinen festen Namen, Yammer ist ein Beispiel, Slack ein anderes. Jedenfalls ähnelt es WhatsApp): Für alles ohne Wichtigkeit in der Aufbewahrung. Schnell, formlos sympathisch, für Suche nach einem „Auskenner“ sehr gut geeignet. Pflege des hausinternen Netzwerks
  4. Wiki: Für alles, was nicht direkt mit dem Tagesgeschäft zu tun hat. Klärung von Begriffen, Austausch von Best-Practices, Sammlung expliziten und impliziten Wissen des Hauses.
  5. E-Mail: Mit Absicht als letztes hier aufgeführt, auch wenn das anscheinend das Haupt-Kommunikationsmittel zu sein scheint. Bitte nicht! E-Mail war nie als Collaborations-Werkzeug gedacht und taugt auch nicht dafür. 

Sehr schön illustriert hier: Business-Practices that refuse to die

Es ist hart, aber wahr: Outlook ist eine Insel mit einem Bewohner! Suchen Sie Alternativen, um die Zusammenarbeit mit Kollegen zu verbessern! Es gibt viel Besseres, als sich gegenseitig zuzumailen. Gehen Sie mal schauen, was bei Ihnen geht.

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Kanban mit OneNote

Letzte Woche hat Jan hier ein Kanban-Board in einer Explorer-Bibliothek vorgestellt /1/. Kann man machen. Hat in meinen Augen aber den Nachteil, dass es lokal auf einem Gerät verortet ist. Warum also nicht diese Sache in OneNote bauen? Meines Erachtens ist das flexibler und außerdem auf allen Endgeräten darstellbar. Legen wir los:

Als Erstes erstelle ich ein Notizbuch names Kanban. Wenn es auf diversen Endgeräten verfügbar sein soll, dann muss es natürlich auch an einem Ort mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen gespeichert werden.


Das Notizbuch bekommt diese Abschnitte:

Orange ist bei mir die Aufgabenfarbe, daher erhält der Aufgabenvorrat – anderswo auch „Backlog“ genannt – diese Farbe.

Für den Anfang reichen mir diese vier Abschnitte.
Alle Aufgaben, die auf mich zukommen, stelle ich zunächst in diesen Abschnitt. Die besondere Stärke von OneNote liegt im unkomplizierten Festhalten von Informationen aus allen möglichen Quellen; so z.B.

Erstellen aus E-Mail

 Ist es eine E-Mail, die ich erhalten habe, genügen zwei Klicks:

  und dann den Abschnitt Aufgaben_neu wählen.

Die E-Mail wird in einem bearbeitbaren Format in OneNote abgelegt. Es können sehr einfach Notizen hinzugefügt werden.

Alternative: E-Mail aus der Posteingangsansicht heraus markieren und einfach mit STRG+c und STRG+v auf die OneNote Seite kopieren. Dann haben Sie die Wahl zwischen der Kopie, die einem Ausdruck ähnelt und dem als E-Mail weiterverwendbaren .msg Format.

Erstellen aus Zuruf

Sie schreiben Ihr Stichwort und ggf. auch ein Erledigungsdatum einfach auf die Seite. Sie können mit einem Klick daraus auch eine Outlook-Aufgabe erstellen.
Der kleine Dropdown-Pfeil öffnet die Terminauswahl.

Erstellen aus Datei

Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten – alle auf dem Menüband Einfügen:

Link ist das Richtige, wenn Sie lokal arbeiten und die Datei nicht physisch in Ihrem Notizbuch ablegen möchten.

  Dateiausdruck nenne ich auch gerne „buy one get three“: wenn Sie über diese Schaltfläche eine Datei einfügen, erhalten Sie: einen direkten Ausdruck als Bilddatei, die Datei in ihrem ursprünglichen Format als Anlage(!) und auch den Link zum Ort, an dem diese gespeichert ist.

Dateianlage sieht genauso aus wie in Outlook und tut genau dasselbe: es fügt eine Kopie der Datei in die OneNote Seite ein.

 Erstellen aus Papier
Einfügen – Scannerausdruck, das ist nützlich, wenn man einen Scanner am Platz und nicht OneNote 2016 hat. Leider wurde diese nützliche Funktion herausgenommen. Dafür gibt es jetzt die App Office Lens. Seit ich diese habe, mache ich Fotoprotokolle von Flipcharts und Whiteboards, „Scans“ von Taxibelegen und das Erfassen von Visitenkarten nur noch damit. Die Bilddateien landen dirket in OneNote. Beobachtet, aber noch nicht nachgeforscht habe ich allerdings: die Bilddateien sind sehr groß.

Weiteres Vorgehen

Jetzt sind erst einmal alle Aufgaben erfasst. Aus dem Aufgabenvorrat können sie sehr einfach per drag+drop in die weiteren Abschnitte verschoben werden.

Soll jemand eine Info erhalten, geht auch das mit einem Klick:
diese Funktion kopiert den Seiteninhalt umstandslos in eine E-Mail.

 

 

 Zum schnellen Zugriff auf die Liste kann der Andock-Modus nützlich sein:
Ansicht – An Desktop andocken 

Näheres zum Andockmodus in einem anderen Blogbeitrag /2/

Soweit die Technik in OneNote, die ein Kanban-Board unterstützen kann.

Ob das Ihnen taugt? Ich weiß es nicht und bin gespannt auf Praxisberichte und Kommentare.

Nach einer Woche Selbstversuch ist meine erste Erfahrung:
Das Erfassen funktioniert erstklassig. Allerdings reicht es mir, eine Aufgabenkategorie zu setzen und diese einfach abzuhaken. Das Verschieben in andere Abschnitte war mir persönlich schon zuviel.

Allerdings bin ich Einzelkämpfer, im Team mag sich das anders darstellen.

Anmerkungen:

/1/ Jan Fischbach im teamworkblog.de am 4.4.16: Kanban mit dem Windows-Explorer
https://www.teamworkblog.de/2016/04/kanban-mit-dem-windows-explorer.html

/2/ Sigrid Hess im teamworkblog am 27.05.13: OneNote andocken
https://www.teamworkblog.de/2013/05/onenote-andocken-notizen-zu-dokumenten.html
 

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Outlook Kalender: nicht beantwortete Anfragen finden

Am Freitag ist etwas geschehen, was ich nicht erwartet habe: während des Seminares habe ich eine wirklich nützliche Outlook-Schaltfläche gefunden, die ich noch nicht kannte! Und das mir! Natürlich will ich meinen Fund sofort mitteilen: Es handelt sich um die Suchtools des Kalenders.
Genau genommen können Sie mit dieser Schaltfläche alle Besprechungen Ihres Kalenders nach Status filtern. Das heißt, Sie können sich die Liste der Besprechungen anzeigen lassen, auf welche Sie noch nicht geantwortet haben, oder nur die beantworteten oder die, die Sie mit Vorbehalt eingetragen haben. Natürlich können Sie auch den zu durchsuchenden Zeitraum eingrenzen.

Doch der Reihe nach:

Nach Besprechungsstatus filtern

  1. Wechseln Sie in den zu durchsuchenden Kalender
  2. Klicken Sie in das Suchfenster – das mit der Lupe dran, rechts oben
  3. die Symbolleiste Suchtools wird aktiv, darauf finden Sie die Schaltfläche Anfragen ohne Antworten.
  4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie den Status, der Sie interessiert.

Etwas irreführend ist die Bezeichnung der Schaltfläche selbst. Letztlich ist es ein Filter auf den Status der Besprechungen.

Sie sehen hier Outlook 2016, Ab 2010 sieht es schon genauso aus.

Nach dem Datum filtern

Jetzt haben Sie möglicherweise sehr viele Ergebnisse gefunden, die Sie nicht interessieren, weil die Suche zunächst über den ganzen Kalender geht.

So grenzen Sie den Zeitraum ein:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere und wählen Sie Beginn
  2. Danach erhalten Sie ein zusätzliches Dropdown-Menü an der rechen Seite, in welchem Sie sehr komfortabel den interessierenden Zeitraum eingrenzen können.

Diese Liste ist im Original viel länger und ermöglicht ein Filtern über alle denkbaren Felder

Die Auswahl ist benutzerfreundlich, aber nicht editierbar

Was ich mir noch wünschen würde: Eine Reminder-Funktion, wenn ich Organisator bin, an alle, die mir noch nicht geantwortet haben. Aber das kann Outlook meines Wissens noch nicht (Lotus Notes schon).

Erkenntnis am Rande: Die Schaltflächen und Möglichkeiten der Suchtools sind in jedem Outlook-Modul verschieden. Das lohnt einen zweiten Blick.
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Kontakte pflegen im Unternehmen – Outlook-Kontakte oder Excel?

„Wenn ich einen Beratungsauftrag platzieren möchte, spreche ich das Thema „Kontakte in Outlook“ an, dann habe ich einen!“ – habe ich manchmal schon augenzwinkernd gesagt. Natürlich gibt es wirklich gute Software zur Adress-Pflege und ausgefeilte CRM-Systeme. Wenn ich aber im Team gemeinsame Kontakte vorhalten, verwalten und aktualisieren möchte und dazu „nur“ die normalen Office-Anwendungen verwenden kann oder will, braucht es einige Vorüberlegungen.

Natürlich bieten sich die Kontakte in Outlook an. Für einfache Anforderungen ist das auch gut. Denn Outlook-Kontakte sind schnell zur Hand bei E-Mails (wo sie zumeist gebraucht werden). In vielen Systemen wird auch direkt aus Outlook telefoniert. Die Suchfunktion ist mittlerweile gut. Ich rate auch davon ab, viele Unterordner in den Kontakten zu erstellen. Allerdings ist große Sorgfalt beim Ausfüllen der Felder vonnöten. Z.B. muss, wenn man die Kontakte später für Word-Serienbriefe verwenden möchte, unbedingt die Anrede mit eingepflegt werden. Das fordert Outlook nicht an. Man sieht es nicht mal, sondern muss auf die Schaltfläche Name klicken.

Dies nur als ein Beispiel, dass es nicht ganz so einfach ist, sobald die Anforderungen nicht mehr ganz schlicht sind.
Hinzu kommt noch ein kleines Ärgernis:
wunderbar kann man mit einfachem Mauskontakt Kontakte in den Kontakteordner aufnehmen:

  • Dann Hinzufügen auswählen und ggf. ergänzen.

Jedoch landen diese in den persönlichen Kontakten – sie in die Globale Adressliste einzupflegen erfordert einen extra Schritt.
Die persönlichen Kontakte sind genau das: persönlich. Kein Kollege greift darauf zu. Im Team ist es wichtig, einen gemeinsamen Ort für die Kontakte zu haben. („Wusstest Du, dass Meier geheiratet hat und jetzt Schulz heißt?“ „Aber ja, letztes Jahr schon!“ “ Und ich habe seit drei Tagen alle Mails an ihn zurückbekommen…“)

Fazit an dieser Stelle: Outlook-Kontaktpflege ist für Teams und Organisationen nicht ganz so simpel, wie es zunächst scheint. Vieles lässt sich – besonders gut in gemeinsamen Postfächern – auch über die Outlook-Kategorien abbilden. Aber leider, leider, lässt sich nach diesen nicht in der Word Serienbrieffunktion filtern.
Ganz schwierig wird es, wenn noch Felder benötigt werden, die das Outlook-Formular gar nicht vorsieht (beispielsweise Eingang Anmeldegebühr, um nachher alle, die noch nicht überwiesen haben anzuschreiben).
Das geht theoretisch (Entwicklertools); praktisch ist es aber ohne große Programmiereingriffe kaum umsetzbar und selbst dann ist es noch eine Einzelplatzlösung. Also im Firmenalltag nicht generell empfehlenswert.

Alternative Excel
Was spricht eigentlich gegen eine Excel-Tabelle? Dort bin ich ganz frei in der Anzahl und Benennung der Felder, kann die Datei mühelos – auch geschützt – an einen gemeinsamen Ort speichern, die Zusammenarbeit mit der Serienbrieffunktion klappt tadellos.
Aber die E-Mail-Adressen – die braucht man doch meistens. Wie bekomme ich die nach Outlook? Vielleicht wissen Sie nicht, wie einfach das geht:
Die E-Mail-Adressen werden in die Excel-Tabelle in eine Spalte untereinander geschrieben. Die E-Mail Adressen sind in der Regel als Link dargestellt.
Wenn ich dann eine einzelne Zelle mit einem solchen Link anklicke, öffnet sich das Outlook-Formular und ich kann meine E-Mail schreiben. Kein bisschen umständlicher, als wenn ich direkt in Outlook arbeiten würde.

Um schnell an die Excel-Datei heranzukommen, kann ich diese in der Sprungliste, die ich mit einem rechten Mausklick auf der Taskleiste aufrufe, fixieren.

Danach ist diese Datei jederzeit mit einem Rechtsklick (auf das Icon in der Taskleiste) und einem Linksklick (auf den Dateinamen, der dann oben an der Liste steht) zu öffnen. Ohne Suchen.

„Verteilerlisten“ in Excel

Was mache ich aber, wenn ich mehrere Empfänger im An-Feld der E-Mail haben will? Mehrere Zellen gleichzeitig in Excel anklicken, geht bekanntlich nicht.

Hier hilft die Filterfunktion weiter, man kann damit eine sehr komfortable Verteilerlistenfunktion generieren.

Hierzu am rechten Ende Spalten anfügen, nach dem Namen der Gruppe benennen und bei den betreffenden Personen ein kleines x setzen. Danach kann direkt in Excel und auch in der Word Serienbrieffunktion gefiltert werden.

Die Adressen des Filterergebnisses lassen sich einfach aus der Spalte kopieren und in das E-Mail-Formular einfügen.
Ganz Clevere können das Filtern und Kopieren auch mit einem Makro – erzeugt mit dem Makrorekorder – automatisieren.

Outlook Kontakte nach Excel kopieren

Es gibt in Outlook die Exportfunktion, die die Einträge des Kontaktordners nach Excel kopiert. Das geht gut, ist aber meist zuviel des Guten. Denn es werden alle Outlook-Felder mitgenommen (Sie werden staunen, wie viele das sind). Meine Guerillia-Praxis-Methode: Ich lasse mir die Kontakte als „Telefonliste“ anzeigen. In dieser Ansicht kann ich im Spaltenkopf die Spalten beliebig anordnen und mit einem Rechtsklick auch Spalten hinzufügen (Feldauswahl) oder löschen. Ist die Liste so, wie ich es brauche, markiere ich alles und kopiere es in eine neue Excel-Tabelle. Das funktioniert einwandfrei.

Zugegeben – es mutet ein bisschen seltsam an, durchaus Excel für die Kontaktdaten in Erwägung zu ziehen. Ich mache es immer dann, wenn ich Felder benötige, die Outlook so überhaupt nicht vorsieht. Und ganz besonders dann, wenn ich nach diesem Feld auch filtern oder sortieren möchte.

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Die Kunst der Pause

Geht es Ihnen auch so? In der Zeit „zwischen den Jahren“ scheint die Welt stillzustehen. In der Industrie sind alle Rollläden runtergelassen. Viele Firmen haben Betriebsruhe. Bei uns Freiberuflern herrscht Ruhe im Posteingang wie sonst das ganze Jahr nicht. In diesen ein, zwei Wochen erwartet niemand außer der Familie meine Präsenz. Was ich in dieser Zeit wohl alles machen kann…
Ausschlafen, ein bisschen herumtrödeln, die Steuererklärung machen, an drei Hemden endlich die Knöpfe annähen, ins Kino gehen, die Schubladen in der Diele ausmisten, Sport machen, Blogartikel verfassen und einfach ohne Uhr durch den Tag gehen.

Ja was denn nun: mache ich Pause oder erledige ich mal endlich all die Dinge aus der Kategorie „vielleicht/irgendwann“? Kann ich beides gleichzeitig tun? Wie nutze ich die Zeit am besten? Was tut mir gut? Was lädt die Batterien wieder auf? Ist es nicht kontraproduktiv einen Plan zu machen?

Meine wichtigste Erkenntnis: wenn ich mir freigebe und stundenlang einfach mit einem Schmöker auf dem Sofa liege – dann mache ich das mit Hingabe und ohne Anflug eines schlechten Gewissens. Denn wenn ich Pause mache mit dem Gedanken „eigentlich sollte ich…“ dann entspanne ich nicht wirklich, die Pause ist nicht genutzt. Weder das eine noch das andere Ziel ist am Ende erreicht.

Entspannung entsteht also in erster Linie in meinen Gedanken. Für die richtigen Gedanken und eine Klarheit für mich selbst brauche ich also einen (rudimentären) Plan für die Zeit. Sonst komme ich nicht wirklich in die Entspannung und ärgere mich am Ende noch über die in meinen eigenen Augen „vertrödelte“ Zeit.

Bis hierher sind das meine subjektiven Beobachtungen und Befindlichkeiten. Einiges davon lässt sich Nutzen stiftend in den Arbeitsalltag umsetzen:

1. Halten Sie feste Pausenzeiten ein. Gehen Sie dazu weg vom Arbeitsplatz, geben Sie sich Abstand.

2. Finden Sie heraus, was Ihren persönlichen Akku wieder auflädt in der Pause: Gespräche oder eine stille Mahlzeit? Ein Spaziergang oder die Lieblingsmusik per Kopfhörer? Verteidigen Sie Ihre Pause, sie steht Ihnen zu und erhält Ihre Energie für den Rest des Tages.

3. Wenn Pläne gemacht werden, prüfen Sie sie immer wieder auf Plausibilität. Greifen Sie rechtzeitig ein bzw. kommunizieren Sie es, wenn der Plan nicht (mehr) passt.

4. Versuchen Sie, dem Arbeitsalltag Rhythmen zu geben. Zuerst die Pausenzeiten. Aber darüber hinaus vielleicht: Eine morgendliche Kurzbesprechung, damit alle wissen, was heute anliegt; feste Zeiten zur E-Mail-Bearbeitung; eine Kurzbesprechung am Freitag, in der gezielt Gelungenes der Woche gewürdigt wird.

5. Versuchen Sie im Team Ihren Beitrag zu einem guten und kooperativen Miteinander zu leisten, in dem Geben und Nehmen in Balance ist.

Das hat wunderbar Bernhard von Clairveaux auf den Punkt gebracht:

„Wenn du vernünftig bist, erweise dich als Schale und nicht als Kanal, der fast gleichzeitig empfängt und weitergibt, während jene wartet, bis sie gefüllt ist. Auf diese Weise gibt sie das, was bei ihr überfließt, ohne eigenen Schaden weiter. Lerne auch du, nur aus der Fülle auszugießen, und habe nicht den Wunsch, freigiebiger zu sein als Gott. Die Schale ahmt die Quelle nach. Erst wenn sie mit Wasser gesättigt ist, strömt sie zum Fluss, wird sie zur See. Du tue das Gleiche! Zuerst anfüllen und dann ausgießen. Die gütige und kluge Liebe ist gewohnt überzuströmen, nicht auszuströmen. Ich möchte nicht reich werden, wenn du dabei leer wirst. Wenn du nämlich mit dir selber schlecht umgehst, wem bist du dann gut? Wenn du kannst, hilf mir aus deiner Fülle; wenn nicht, schone dich.“

Ich wünsche Ihnen für das neue Jahr viele Momente des Auftankens. In der Ruhe und im Miteinander.

Bodensee – Manzeller Bucht

Zum Weiterlesen:
Steiner, Verena: Energiekompetenz, Pendo-Verlag, 2005

Frank, Gunter; Storch, Maja: Die Mañana-Kompetenz: Entspannung als Schlüssel zum Erfolg, Piper Taschenbuch, 2011

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Word: Sicherheit für große Dokumente, Kommentare und Dokumentvergleich

Im letzten Artikel habe ich die Überarbeitungsfunktion vorgestellt. Manche Menschen sind misstrauischer als andere. Gegenüber ihrer Mitmenschen oder auch gegenüber der Technik – dieses Misstrauen ist manchmal auch angebracht. Hier stelle ich Ihnen Funktionen vor, wie Sie Ihr Dokument schützen und nach getaner Arbeit auch von allen internen Informationen befreien können. Außerdem zeige ich Ihnen noch zwei sehr nützliche Funktionen: den Dokumentvergleich und die Kommentare.
Wenn ein in Word erstelltes Dokument aus dem Haus gegeben werden soll, ist es sehr wichtig, Hintergrundinformationen und Entstehungsgeschichte – wie in den Änderungen und Kommentaren ersichtlich – wirkungsvoll zu tilgen. Nicht immer ist das Umwandeln in ein PDF-Dokument die Lösung. Word hat ein eigenes Sicherheitssystem, um das Dokument zu »putzen«.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Kopie des Dokuments, wenn Sie für Ihre interne Dokumentation die Entstehungsgeschichte erhalten wollen.

Schritt 2: Klicken Sie auf DATEI und wählen Sie in der Backstage-Ansicht die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen und Dokument prüfen.

Schritt 3: Word wird Sie auffordern, Ihr Dokument vor der Prüfung zu speichern, bestätigen Sie mit Ja.

Schritt 4: In der nun erscheinenden Liste sind standardmäßig alle Einträge aktiviert. In der Regel können Sie dies belassen. In unserem Beispiel geht es um die oberen beiden Einträge.
Schritt 5: Wählen Sie die zu entfernenden Elemente aus.

Sie erhalten nun eine genaue Liste der gefundenen Ergebnisse. Mit den Schaltflächen rechts können Sie die zu entfernenden Elemente wählen. Word speichert das Dokument danach automatisch.

Schritt 6: Starten Sie die Überprüfung mit Klick auf die Schaltfläche Prüfen.

Bearbeitung einschränken – Dokumentschutz anwenden

Wenn Sie Word-Dokumente gemeinsam bearbeiten, kann es sinnvoll sein, die Bearbeitungsmöglichkeiten einzuschränken. Die entsprechende Schaltfläche Bearbeitung einschränken oder Dokumentschutz anwenden finden Sie auf den Menübändern ÜBERPRÜFEN und auch auf ENTWICKLERTOOLS.

Es öffnet sich der Aufgabenbereich rechts, der Ihnen unter Nr. 2 die entsprechenden Einstellungen anbietet. Aktiv wird das Dropdown-Menü durch Aktivieren des Kontrollkästchens Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.

(1) Keine Änderungen – nur Lesen ist möglich.
(2) Ausfüllen von Formularen– lediglich die Formularfelder/Steuerelemente sind zur Bearbeitung frei.
(3) Kommentare – das Dokument selbst ist geschützt, als einziges ist die Kommentarfunktion aktiv.
(4) Überarbeitungen – Das Dokument kann bearbeitet werden, allerdings nur im Modus Änderungen nachverfolgen.
Schließen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden unter Nr. 3 ab. Sie können ein Kennwort eingeben, müssen aber nicht. Wenn Sie die Felder einfach leer lassen, wird beim Aufheben der Bearbeitungseinschränkung kein Kennwort abgefragt.

Praxistipp zum Umgang mit Kennwörtern zum Dokumentschutz:

Der Verzicht auf ein Kennwort ist m.E. das praktischste Vorgehen im Firmenalltag. Der Schutz soll ja gegen versehentliche Aktionen sein. Niemand hebt versehentlich einen Dokumentschutz auf. Mit oder ohne Kennwort. Nur wenn die berechtigte Befürchtung im Raum steht, dass mutwillig an Dokumenten manipuliert werden könnte, rate ich zum Kennwortschutz. Viel öfter als dies hat man nämlich das Problem, dass niemand mehr da ist, der das Kennwort weiß. Wer bis zu dieser Funktion findet, weiß in aller Regel genau, was er tut.

Schutz aufheben

Genau an derselben Stelle wie das Aktivieren des Schutzes findet auch das Deaktivieren statt. Ist das Dokument geschützt, finden Sie im Aufgabenbereich Bearbeitung einschränken die Schaltfläche Schutz aufheben.

Kommentare

Kommentare brauche ich in der Zusammenarbeit – beim Sprechen über ein Dokument. Gelegentlich z.B. schickt mir jemand eine Bachelor- oder Master-Thesis zum Gegenlesen. Dann habe ich gelegentlich Anmerkungen wie: „Der Satz passt nicht“ oder „aus diesem langen Satz besser drei kurze machen“. Anmerkungen dieser Art, die unter keinen Umständen im Text stehen sollen, passen gut in die Kommentare. Sie sind leicht zu verwenden, und man kann direkt kommentierte Textstellen anspringen.

Sie finden die Schaltflächen dafür ebenfalls auf dem Menüband ÜBERPRÜFEN:

(1) Klicken Sie hier, um einen neuen Kommentar zu erstellen. Er erscheint – versehen mit Ihrer Benutzeridentität, Datum und Uhrzeit – am rechten Rand des Dokumentes.
(2) Sollen die Kommentare gelöscht werden, können Sie mit der Schaltfläche Löschen wählen, ob Sie nur einen Kommentar oder alle Kommentare im Dokument löschen wollen.
(3) Mit diesen beiden Schaltflächen wechseln Sie zum nächsten oder vorherigen Kommentar.

Dokumente vergleichen

Diese Funktion ist sehr nützlich, entweder beim Bereinigen der gespeicherten Dokumente („Unterscheiden sich diese beiden Dateien? Wenn ja wo?“) oder wenn man eigentlich mit der Überarbeiten-Funktion arbeiten wollte, aber leider vergessen hat, diese zu aktivieren.

Auf dem Menüband ÜBERPRÜFEN finden Sie die Schaltfläche Vergleichen. Sie werden aufgefordert, das Origialdokument und das überarbeitete Dokument auszuwählen. Nach der Bestätigung mit OK „explodiert“ der Bildschirm: Sie erhalten vier Fenster: die beiden Dokumente im Ursprungszustand, das Vergleichsergebnis – in diesem sind die Unterschiede genauso gekennzeichnet wie bei nachverfolgten Änderungen – sowie eine Liste aller gefundenen Differenzen. Mein Vorgehen: ich schließe alle Fenster außer dem Vergleichsergebnis. Dort prüfe ich die Unterschiede. Diese Datei ist noch eine Arbeitsdatei und so zunächst nicht gespeichert, sie heißt z.B. Vergleichsergebnis 1. In den meisten Fällen speichere ich sie auch nicht, sondern verwerfe nach der Prüfung entweder das Originaldokument oder das überarbeitete Dokument.
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Anmerkungen:

/1/ Sigrid Hess: Teamarbeit an großen Word-Dokumenten, erschienen am 9. November 2015, https://www.teamworkblog.de/2015/11/teamarbeit-groen-word-dokumenten.html

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