21. Januar 2013
Gehört es zu Ihren guten Vorsätzen im neuen Jahr, die Papierstapel auf dem Schreibtisch endlich in den Griff zu bekommen? Nerven Sie Suchzeiten auf den Tischen der Kollegen, wenn diese nicht am Platz sind? Dann versuchen Sie es mit der bewährten 5-S-Methode aus dem Büro-Kaizen, angepasst an die Aufgabe „die Ablage von Dokumenten im Team vereinheitlichen“.
Die folgenden Tipps beziehen sich erst einmal nur auf die Büros, die noch viel mit Papier ablegen. Für die Aufgabe „die elektronische Ablage teamfähig machen“ gelten etwas andere Vorgehensweisen.
Wo ist Handlungsbedarf? Wir wollen teamfähig werden. Das heißt Unterlagen, auf die nur ich Zugriff brauche, darf ich auch weiterhin „individuell-kreativ“ ablegen (notfalls gestapelt, es sei denn, das behindert mich selbst). Aber bei allen Unterlagen, die auch die Kollegen mal brauchen, muss ich meine Ordnung übersichtlich gestalten und ich muss sie dokumentieren (durch Listen oder Etiketten oder Rückenschilder oder …).
Wo vergeude ich Zeit mit Suchen an meinem Arbeitsplatz? Wo an dem meiner Kollegen? Wo meine Kollegen (kann in der Assistenz auch der Chef sein) bei mir? Sind Stapel auf dem Tisch oder anderswo gewachsen? Nutze ich die Ablagemöglichkeiten, die mein Arbeitsplatz bietet, sinnvoll? Befinden sich in den Hängetaschen aktuelle Dokumente? Stimmt die Reiterbeschriftung? Wir sieht es im Schrank aus? Sind auf allen Ordnern gut lesbare Rückenschilder angebracht? Ist der Standort eines Ordners klar definiert?
Durchgang 1: Bilden Sie drei Lager: abgeschlossene Vorgänge, aktive Vorgänge, Altpapier
Nur danach wird unterschieden:
Nein, zu putzen gibt es hier nichts. Wohl aber gilt es, zu entlasten, zu entsorgen, überflüssige oder redundante Dokumente wegzuwerfen. Auch Ordner, deren Mechanik nicht richtig schließt und andere schadhafte Materialen wandern in den Müll.
Jetzt wird es spannend: die drei Lager Termin / Aufgabe / Wartet müssen versorgt werden und optimalerweise so, dass neu hinzukommende Papiere sofort sicher eingeordnet werden können. Der Handel stellt viele Dinge dafür zur Verfügung, für viel oder wenig Papiervolumen (/1/).
Wenn Sie viele Vorgänge haben, für die Sie nicht allein zuständig sind, sondern die im Team bearbeitet werden müssen (oder auch zwischen Assistenz und Führungskraft hin- und her pendeln), dann sollten Sie an dieser Stelle überlegen, ob Sie nicht eine gute, teamfähige Ordnung für Ihre Vorgänge brauchen. Das ist das Stichwort „Ordnerplan oder Aktenplan“ und geht nicht ganz ohne Aufwand (/2/).
Für viele papierhafte Dokumente nutzen Sie am besten Hängetaschen oder Einstellmappen (z.B. von Classei oder Mappei).
Trennen Sie diese drei Grundkategorien entweder durch verschiedene Aufbewahrungsorte oder mit unterschiedlicher Farbmarkierung. Die Unterlagen, die „auf Termin liegen“ werden nach diesem sortiert, die Aufgaben nach Priorität und Stichwort, die wartenden Dokumente nur nach Stichwort.
Probieren Sie die Ordnung im Team aus. Ziel ist, dass Sie auf Ihrem Tisch und denen der Teamkollegen jedes Dokument durch Hinschauen unter Einsatz von gesundem Menschenverstand finden.