Neueste Beiträge

Microsoft Teams – für alle, die zusammenarbeiten

…und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das? Weiterlesen…


Wird OneNote abgeschafft? – Office 2019 ohne OneNote

OneNote ist ein exzellentes Werkzeug für Teams von 1 – 9 Personen! Das habe ich in den letzten zwei Jahren wer-weiß-wie-oft gesagt, vor Gruppen von 2 bis 250 Personen.
OneNote ist nach wie vor ein exzellentes Werkzeug. Doch seit dem Frühsommer ist immer mal wieder eine irritierte Frage im Raum: „Sie reden noch über OneNote? – Das läuft doch aus! Microsoft schafft es ab, was gäbe es denn stattdessen?“

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Online Umfrage mit Microsoft Forms und Excel – schnell und überraschend komfortabel

Eine Teilnehmerin hatte letztens im Seminar Informationsmanagement folgendes Anliegen:

„Ich habe die Orga für einen Kongress. Das war letztes Jahr eine kleine Veranstaltung mit 30 Leuten, davon brauchten 20 Unterstützung beim Transfer zum Veranstaltungsort. Das ging formlos per E-Mail. Das konnte ich „einfach so“ organisieren, ich habe die Infos aus den E-Mail-Antworten in eine Excel Tabelle eingetragen und gut. Dieses Jahr werden es aber 75 Teilnehmende sein, deren Transfer ich organisieren muss. Wie mache ich das? Meine zu-Fuß-Methode ist hier viel zu umständlich!“
„Haben Sie ein Microsoft-Konto?“ war meine erste Gegenfrage.
„Ja“
„Gut, dann machen wir eine Excel-Umfrage“
„???“
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Outlook-Aufgaben im Team – und jetzt auch recht komfortabel mobil: To-Do

Aufgabenmanagement ist immer wieder ein zentraler Punkt bei allen meinen Seminaren und Trainings. Die Outlook-Aufgaben können zwar viel, werden aber oft auch als sperrig empfunden. Nun gibt es mit der App „To-Do“ einen bemerkenswerten Schulterschluss.

Die App
 

 

Das Benutzen der App ist einfach und funktional. Die einzige Voraussetzung ist ein Microsoft-Konto. Es geht sowohl mit einem privaten als auch einem Geschäftskonto. Die App habe ich bisher auf Smartphone, Tablet und Desktop getestet. 

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OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: – wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint?

Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und „gern genommene“ Fallen zeigen.

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Es fehlt uns ein Beruf: der digitale Dokumentar

Ein Beruf fehlt in unserer digitalisierten Welt: jemand, der sich hauptamtlich darum kümmert, dass ein Unternehmen oder eine Behörde archivrelevante Informationen auch tatsächlich angemessen und wieder auffindbar verwahrt.


Das fiel mir so richtig auf bei einem Gespräch, in welchem ich von einem Inhaber erfuhr, der sich sinngemäß beklagte: „Ganz früher hatten wir eine Registratur. Dort gab es einen hauptamtlichen Archivar. Wenn ich irgendetwas wissen wollte, ging ich zu ihm und konnte die Information bekommen. Heute haben alle Leute das irgendwo auf ihren Rechnern und ich habe kaum noch Möglichkeiten, an Informationen aus erster Hand zu kommen.“

„Ja, aber dafür haben wir doch unser archivsicheres DMS (Dokumentenmanagementsystem)!“ höre ich jetzt andere Stimmen rufen. Ja, auch das stimmt. Und außerdem haben wir ein CRM, Jira, Confluence, SharePoint und so weiter. Microsoft hat recht neu – die Werkzeuge Teams, Planner und Delve mit Office 365 für Unternehmen herausgebracht.

Diese Tool erarbeite ich gerade. Sie sind anders als andere Microsoft Produkte: auf die Teamarbeit ausgerichtet, intuitiv bedienbar, mobilfähig. Außerdem sind sie auch noch ein weiterer Kanal, in welchem Informationsströme fließen. Hier sind die Grenzen zwischen „kollegialem Geplauder“ und archivwerter Information ist zunehmend schwerer zu ziehen.

Alle genannten Tools – daneben natürlich auch Outlook und OneNote – haben Nutzen für die Kommunikation und den Informationsfluss in Teams. Doch: Es braucht dringend ein Konzept für die Nutzung und Konventionen. Das ist schon so bei einfacher Ablage auf dem Explorer, das ist so innerhalb von SharePoint, das ist so in den Microsoft-Tools Teams und Planner. Der Hauptnutzen ist die Zusammenarbeit .Doch wenn jeder das „irgendwie“ macht – dann kommt eben auch „irgendwas“ am Ende raus.

Wenn beispielsweise Sven in drei Teams ist, und in jedem Team wird Microsoft Teams verwendet, ist es gut möglich, das das auf dreierlei unterschiedliche Weise geschieht.

Team A nutzt Teams in vollem Umfang – hat dort Registerkarten mit Excel-Tabellen, OneNote und natürlich auch die Dokumente (die hier im Zugriff sind, aber auf SharePoint gespeichert)
Team B macht die Aufgabenüberwachung komplett in Planner, Dokumente sind, aus historischen Gründen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert.
Team C wiederum hat die Aufgabennachverfolgung und Protokolle in Form von SharePoint-Listen angelegt, auch alle Dokumente sind auf SharePoint in Bibliotheken angelegt. Allenfalls die Chat-Funktion von Teams wird genutzt – wenn überhaupt.

Soweit ist das Problem noch nicht groß – Sven kommt damit klar. Doch wenn Sven den Arbeitsplatz wechselt und Marc übernimmt, braucht er lange, bis er sich in den unterschiedlichen Strukturen zurechtfindet und produktiv arbeiten kann. Und wenn wir uns 5 Jahre in die Zukunft denken – dann stelle ich es mir schwierig vor, nochmals herauszufinden, wie eigentlich eine bestimmte Entscheidung zustande kam. Natürlich sind da Protokolle und Beschlüsse aus Sitzungen. Wenn das genügt, haben wir auch kein Problem. Doch ich sehe das Risiko: dass wir uns verheddern in all den Strängen der Informationsflüsse auf verschiedensten Kanälen.

Es braucht einen Dokumentar – damit meine ich nicht eine Person, die einfach alles entgegennimmt und einsortiert, wie das vielleicht früher war, sondern eine Person, die sich wirklich gut auskennt mit den Tools, die im Haus zur Verfügung stehen, die Teams berät bei der Entscheidungsfindung, wie man dies oder jenes Thema am besten dokumentiert. Und natürlich auch sagt, was wirklich langfristig Relevanz hat und was nicht. Und so auch Standards im Haus etablieren kann.

Wenn Sie einen solchen Beruf kennen, ihn selbst ausüben oder es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, der so etwas in dieser Art tut, freue ich mich sehr über eine Nachricht in den Kommentaren oder als E-Mail.

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SharePoint-Listen für das Team – Teil 2

Im letzten Monat haben wir, genauer: Johannes Curio, Listen in SharePoint und Excel einander gegenübergestellt /1/. Hier kommt nun die Fortsetzung des Themas. Schwerpunkt ist heute die Versionierung und die sehr nützliche Benachrichtigung in SharePoint. Die Beleuchtung der Grenzen von Listen in SharePoint und ein Fazit schließen diese Betrachtung ab.

Link zum ersten Teil

Versionierung der Einträge

Frau Schmidt hatte früher – als der Bürobedarf noch in der Excel-Datei gepflegt wurde – ab und zu Diskussionen mit Mitarbeitern. Denn die Preise oder / und Mengen, die Frau Schmidt bestellt hatte, stimmten nicht immer mit gewünschten Bestellmengen oder Preisen der Mitarbeiter überein. Sowohl Mitarbeiter als auch Frau Schmidt hätten gerne eine Versionierung / Historisierung der Bestellungen, um zu sehen, wann wer welchen Eintrag bearbeitet hat.

Im SharePoint kann der Listen-Besitzer diese Versionierung aktivieren, indem er im Reiter „Liste“  „Listeeinstellungen“  „Versionsverwaltungseinstellungen“ die Option „Jedes Mal eine neue Version erstellen, wenn ein Element in der Liste bearbeitet wird?“ auf „Ja“ setzt.


Versionierung aktivieren

Auf Wunsch kann hier die Anzahl der Historisierung eingeschränkt werden. Da in einer Liste nur Text-Informationen gespeichert werden, bestehen in diesem Falle kaum Bedenken zum Speicherplatz und somit kann auf die Begrenzung der Versionen verzichtet werden. 

Versionierung – Historie der Liste

 

Benachrichtigung bei Änderungen 

In der SharePoint-Liste schätzt Frau Schmidt noch ein Feature: Hatte früher in der Excel-Datei ein Mitarbeiter einen Bürobedarfsartikel eingegeben, hatte sie davon nichts mitbekommen. Sie musste in regelmäßigen Abständen in der Excel-Datei nachschauen, ob ein Kollege etwas bestellt hat. Die SharePoint-Liste benachrichtigt Frau Schmidt umgehend oder wöchentlich, wenn ein Kollege einen Büroartikel eingegeben hat. Dazu öffnet Frau Schmidt den Reiter „Liste“| „Benachrichtigungen“. Im folgenden Menü kann sie z.B. einstellen, dass sie bei jeder Änderung sofort benachrichtigt wird. Die Möglichkeit der Benachrichtigung haben aber auch die Besteller. Diese nutzen die Option, dass sie benachrichtigt werden möchten, wenn ihr eigener Eintrag verändert wurden. Dies ist z.B. der Fall, wenn Frau Schmidt in die Liste einträgt, dass ein Artikel nun bestellt wurde. In der E-Mail steht dann sogar z.B. der geplante Liefertermin des Artikels.

Erweitere Sicherheitseinstellungen 

Auch in Punkto Sicherheit hat Frau Schmidt mehr Möglichkeiten als in einer Excel-Datei. Unter den Listeinstellungen | Erweiterte Einstellungen kann Frau Schmidt als Listen-Besitzer einstellen, dass nur der jeweilige Besteller seine eigenen Bestellungen sehen kann – ohne die Bestellungen der anderen. Nur sie als Listen-Besitzer und ggf. ihr Vertreter sehen alle Einträge.

Berechtigungen – differenzierte Schreib- und Leseberechtigungen sind möglich

Als andere Option wäre möglich, dass zwar jeder User alle Bestellungen sieht, aber nur jeder seine eigenen Bestellungen ändern kann.

Diese oder ähnliche Optionen sind in Excel nicht möglich. Wie auch, da Excel als Single-User-Tool keine Option zur Multi-User-Funktionalität braucht.

Speichern von Listen

Die Bestellungen der Bürobedarf-Artikel wachsen über die Zeit an, und Frau Schmidt möchte nicht den Überblick verlieren. So möchte sie z.B. nur alle Bestellungen der Kostenstelle 408 dargestellt haben. Die Funktionalität des Filterns kennt selbstredend auch eine SharePoint-Liste mit dem Vorteil, dass die Filtereinstellung gespeichert werden kann. Das hat den Vorteil, dass komplexe Einstellungen in dem Filter nicht erneut wie ein Excel eingegeben werden müssen, sondern einmal gespeichert beim nächsten Aufruf sofort zur Verfügung stehen. Über „Liste“ | „Ansicht erstellen“ kann Frau Schmidt die Liste nach der Kostenstelle 408 filtern und sortiert nach dem Preis anzeigen lassen.

Benutzerdefinierte Ansicht: Gefilterte Liste

Besonders nützlich kann hier auch die Möglichkeit sein, in den jeweiligen Ansichten einzelne Spalten auszublenden. Befänden sich in der Bestellliste z.B. Spalten, die nur für die Kostenstelle 408 interessant sind und Spalten, die nur die Kostenstelle 1011 interessiert, so können für diese Kostenstellen jeweils Ansichten erstellt werden, die nur für diese Kostenstelle interessante Spalten und Informationen darstellen.

Eine weitere Möglichkeit ist, die Liste z.B. nach Kostenstelle oder nach Artikel oder nach Besteller gruppiert darzustellen, so dass eine Art Pivot-Tabellen-Darstellung möglich ist.

Benutzerfreundlich: Gruppierte Darstellung der Inhalte

Ein weiterer Vorteil der gespeicherten SharePoint-Ansichten ist, dass diese als Favoriten im jeweiligen Browser abgespeichert und somit direkter aufgerufen werden können als die nicht speicherbaren Excel-Filtereinstellungen.

Somit sind die Ansichten von SharePoint-Ansichten nicht nur flexibler und speicherbar, sondern auch noch schneller erreichbar.

Grenzen der SharePoint-Listen und deren Ausweg: Export nach Excel

Nach all den Vorteilen sollen aber auch die Grenzen von SharePoint-Listen aufgezeigt werden.

  1. Bei Listen mit mehr als 5.000 Einträgen wird die Darstellung der Liste merklich langsamer. Dazu fehlen Tastaturkombinationen wie in Excel für das schnelle Navigieren in der Liste. Bei den SharePoint-Versionen 2010 und 2013 kann der SharePoint auch Listen mit mehr als 5.000 Einträgen nicht anzeigen. Als Work-a-Round können aber die gerade beschriebenen Ansichten helfen, die verschiedenen Teile der Liste anzuzeigen.
  2. Da SharePoint-Listen zur Verwaltung von Multi-User-Listen konzipiert wurden, sind komplexe Berechnungen und graphische Darstellungen von z.B. Diagrammen nicht direkt möglich.

Diese Beschränkungen können jedoch umgangen werden, da SharePoint-Listen nach Excel exportiert und verknüpft werden können. Dazu in der SharePoint-Liste den Befehl „Liste“ |„Nach Excel exportieren“ auswählen. Setzt man schließend in Excel die Option „Daten“ | „Verbindungen“ | „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“, so ruft Excel beim Öffnen die aktuellen Daten von der SharePoint-Liste ab. Das hat zur Folge, dass nach dem Öffnen der Excel-Datei die aktuellen Daten aus der SharePoint-Liste als Berechnungsgrundlage zur Verfügung stehen.

Fazit 

Wie in dem Artikel aufgezeigt, ist Excel als Single-User nur bedingt geeignet, als Sammelquelle für Daten zu dienen, die von mehreren Usern gepflegt werden. SharePoint-Listen verfügen für diese Aufgabenstellung über spezialisierte Möglichkeiten.

Dem klassischen Controller, der als Single-User mit Hilfe von Pivot-Tabelle, Diagrammen, etc. Unternehmenszahlen auswertet, steht selbstredend weiterhin Excel zur Verfügung.

Johannes Curio berät als Inhaber der Firma „Curio Consulting“ mit Sitz in Köln, Berlin und Basel mittelständische und Großunternehmen im Umgang mit dem Microsoft Office-Paket, dem SharePoint und den Microsoft SQL Server auch international (Australien, Südafrika, Mittelmeerraum, Naher Osten). Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist dabei, Fach- & Führungskräften den effizienten und Revisionssicheren Umgang mit den jeweiligen Produkten aufzuzeigen. Kontakt via XING.com oder LinkedIn oder web [bei] curio-consulting.de


 

Anmerkung

/1/  Johannes Curio und Sigrid Hess: „SharePoint-Listen für das Team – besser als Excel?“, Teamworkblog, erschienen am 11. Dez. 2017, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2017/12/sharepoint-listen-fur-das-team-besser.html

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SharePoint-Listen für das Team – besser als Excel?


Excel ist nicht nur ein beliebtes Werkzeug für kalkulationen aller Art, sondern auch sehr gut geeignet für Listen – die Filter- und Suchfunktionen gibt es ja sonst nirgendwo, oder? Und was kann eigentlich Excel online?

Sie möchten gerne Informationen mit Ihrem Kollegen teilen. Zum Beispiel gibt es eine Liste, in der alle Projekte der Abteilung verzeichnet sind. Oder eine Liste, in der sich Mitarbeiter entweder zur nächsten Weihnachtsfeier oder Grippenschutzimpfung eintragen können und möchten. Oder auch: Anmelden zu Schulungen im Unternehmen, Sammlung von Bestellungen von z.B. Bürobedarfsartikeln.

Viele dieser Listen werden nun in Excel bereit gestellt. Was passiert aber, wenn ein Mitarbeiter die Excel-Datei öffnet und ein anderen Mitarbeiter ein paar Minuten dieselbe Datei öffnet, während der 1. Mitarbeiter immer noch in der Datei ist? Der 2. Mitarbeiter bekommt eine Fehlermeldung, dass die Excel-Datei nicht geöffnet werden kann. Leider muss nun der 2. Mitarbeiter nun seinen Arbeitsablauf wegen einer technischen Unzulänglichkeit ändern, weil er ja noch mal später versuchen muss, die Datei zu öffnen.
Excel ist als Tabellenkalkulation klassischerweise ein Single-User-Tool, d.h. ein einzelner Mitarbeiter kann mit Hilfe von Daten, Formeln und Funktionen komplexe Berechnungen durchführen. Der Schwerpunkt von Excel ist es jedoch nicht, mehreren Mitarbeitern das gemeinschaftliche Arbeiten an einer Datei zu ermöglichen. In diesem Artikel soll nun gezeigt werden, welche Vorteile der SharePoint ermöglicht, wenn die entsprechenden Listen auf dem SharePoint liegen – dies ist der erste Teil eines umfassenderen Artikels, den Johannes Curio für uns geschrieben hat (mindestens) ein weiterer Teil folgt.

 

Die Vorteile einer SharePoint-Liste gegenüber Excel:

  • Mehrere User können gleichzeitig Daten eingeben und verändern.
  • Schwieriger für den Anwender, Daten aus Versehen zu verändern oder gar zu löschen.
  • Versionierung der einzelnen Einträge
  • Benachrichtigung bei Änderungen an der Liste
  • Erweitere Sicherheitseinstellungen
  • Speichern von Sichten, z.B. in Form einer einfachen Pivot-Tabelle 

 

Das Beispiel (fast) aus dem echten Leben: 

Frau Schmidt ist in einem kleineren Unternehmen für die Bestellung des Bürobedarfs zuständig. Die verschiedenen Mitarbeiter melden sich bei Frau Schmidt mit ihren Bestellwünschen und Frau Schmidt bestellt dann zentral die jeweiligen Büroartikel wie z.B. Bleistifte oder Druckerpapier bei den Herstellern. Anfangs hat Frau Schmidt die Mitarbeiter noch gebeten, die Bestellungen per E-Mail zu übermitteln. Problematisch ist hier, dass Frau Schmidt keinen guten Überblick hat, welcher Artikel wie oft von wem bestellt wurde.

Mehrere User können gleichzeitig arbeiten

Deshalb bittet Frau Schmidt nun die Mitarbeiter, die Bestellwünsche in eine Excel-Datei einzugeben. Diese Excel-Datei legt Frau Schmidt auf den SharePoint in eine Dokumentenbibliothek, da sie weiß, dass dann mehrere User gleichzeitig darin arbeiten können. Denn leider  hatte sie die Erfahrung gemacht, dass das Feature „Freigeben“ in Excel den Funktionsumfang von Excel einschränkt und zum regelmäßigen Verlust der Daten in der Datei führt.[1]

In Office 365 bzw. SharePoint können die Kollegen von Frau Schmidt nun die Excel-Datei auf zwei Arten öffnen:
  1. Mit dem vollwertigen Excel-Programm  
  2. Mit Excel Online, mit deren Hilfe die Bearbeitung der Excel-Datei im Browser möglich ist. 

Ansicht Excel online

Neben der Tatsache, dass diese beiden Möglichkeiten zu vielen Rückfragen führen („Kann ich beide Möglichkeiten nutzen?“, „Wo liegen die Unterschiede?“) passiert es Frau Schmidt immer wieder, dass sie Anrufe von verärgerten Mitarbeitern bekommt. Die Excel-Datei mit den Büroartikeln sei gesperrt, weil ein anderer User in dieser Excel-Datei gerade arbeitet. Diese Aussagen wundern Frau Schmidt etwas, denn sie hatte die Information von ihrer IT-Abteilung bekommen, dass Excel-Dateien auf dem SharePoint von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden können. Dann findet Sie heraus, dass die Mitarbeiter die Datei mit dem vollwertigen Excel-Programm öffnen und nicht mit Excel Online. Denn sobald die Excel-Datei im vollwertigen Excel-Programm geöffnet ist, gilt die alte Devise, nämlich dass kein anderer Mitarbeiter in dieser Excel-Liste arbeiten kann, selbst wenn die Excel-Datei auf dem SharePoint liegt. 
Nach einiger Zeit ist diese Stolperfalle überwunden und alle Mitarbeiter haben verstanden, die Excel-Datei darf nur mit Excel Online geöffnet werden. Aber selbst wenn die Excel-Datei mit den Excel-Services geöffnet wird, gibt es ab und zu Beschwerden von Kollegen über verschwundene Einträge. Was ist passiert? Öffnen zwei Mitarbeiter zeitnah die Excel-Liste mit Excel Online und geben in der letzten Zeile eine neue Bedarfsbestellung ein, so überschreibt der letztere Mitarbeiter die Eingaben des ersten Mitarbeiters, weil Excel Online manchmal ein paar Sekunden braucht, bis die Eingaben des ersten Users angezeigt werden.
Wie wir also sehen, ist die Bereitstellung einer Excel-Datei auf dem SharePoint nicht zwingend problemfrei. Deshalb beschließt Frau Schmidt die bestehende Excel-Datei mit den bisherigen Bestellungen zu einer SharePoint-Liste umzuwandeln. Dazu formatiert Frau Schmidt die Excel-Liste als Tabelle (Register Start Als Tabelle formatieren) und exportiert sie anschließend über den Reiter „Tabellentools-Entwurf“ nach SharePoint. 
Liste in SharePoint

Eine SharePoint-Liste kann nur im Browser bearbeitet werden und somit können dort nun die Mitarbeiter gleichzeitig neue Bestellungen eingeben und auch gleichzeitig Elemente an der Liste bearbeiten, z.B. im Nachhinein noch die Menge ändern.

Eine Einschränkung bleibt aber auch bei der SharePoint-Liste, denn diese Einschränkung ist physikalischer Natur: Zwei Mitarbeiter können nicht gleichzeitig an einem einzigen Eintrag arbeiten. Denn wenn ein Mitarbeiter den Preis der 1. Bestellung für den Bleistift von 2,99 auf 1,99 ändert und ein anderer Mitarbeiter den Preis des Bleistifts gleichzeitig auf 2,22 ändert, dann weiß kein (Computer-)System, welcher Eintrag nun der „Richtige“ ist und somit verwendet werden soll. 

 

Versehentliches Verändern oder Löschen der Einträge ist erschwert. 

Frau Schmidt bemerkt in Gesprächen mit den Kollegen noch einen Effekt, nachdem sie die SharePoint-Liste für die Bestellungen nutzt: Viele Mitarbeiter hatten bei der Excel-Datei Bedenken, diese zu nutzen, weil in einer Excel-Datei aus Versehen so leicht Daten geändert werden können oder gar ganze Zeilen gelöscht oder Formeln überschrieben werden können. In SharePoint-Listen kann z.B. ein User mit Mitwirken-Rechten die Formeln in einer SharePoint-Liste gar nicht verändern oder löschen. Auch das versehentliche Bearbeiten oder Löschen von Daten ist nicht so einfach möglich, weil der Mitarbeiter erst einmal „versehentlich“ auf die 3 Punkt neben jede Bestellung klicken muss, um dort das Element zu bearbeiten oder zu löschen. In Excel reicht die Betätigung einer Taste und schon ist der Eintrag überschrieben oder gar die Formel gelöscht. Anmerkung: Im Gegensatz zu Excel wird ein gelöschter Eintrag in SharePoint für 30 Tage im Papierkorb vorgehalten.

Um das Risiko einer versehentlichen Bearbeitung in der SharePoint-Liste noch weiter zu reduzieren, kann unter „Liste“ à „Listeinstellungen“ à „Erweitere Einstellungen“ die Option „Dürfen Elemente in diesem Liste-Objekt mithilfe von QuickEdit bearbeitet werden?“ auf „Nein“ gestellt werden.
Ein weiteres Indiz dafür, dass eine SharePoint-Liste sicherer vor versehentlichen Änderungen sein dürfte als eine Excel-Liste, ist die Tatsache, dass Gültigkeitseinstellungen in Excel durch Copy- und Paste-Vorgänge umgangen werden können. Dies ist in SharePoint nicht möglich. 

Zweiter Teil zu diesem Beitrag

Johannes Curio berät als Inhaber der Firma Curio Consulting mit Sitz in Köln, Berlin und Basel mittelständische und Großunternehmen im Umgang mit dem Microsoft Office-Paket, dem SharePoint und den Microsoft SQL Server auch international (Australien, Südafrika, Mittelmeerraum, Naher Osten). Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist dabei, Fach- & Führungskräften den effizienten und Revisionssicheren Umgang mit den jeweiligen Produkten aufzuzeigen. Kontakt via XING.com oder LinkedIn oder web [bei] curio-consulting.de 

 



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Techniken für große Word-Dokumente: Links, Verweise und aktive Kopfzeilen

Vor einiger Zeit habe ich hier über Word Formatvorlagen und Inhaltsverzeichnisse geschrieben /1/ – und wie das zusammenhängt. Es gibt noch mehr Spannendes zu entdecken für alle, die in Word mehr vorhaben als kurze Begleitschreiben und einfache Protokolle. Sie können Ihre Word Dokumente sehr benutzerfreundlich gestalten, wenn Sie einige wenige „Spezialtricks“ – genauer: Feldfunktionen – kennen.

Springen im Dokument und außerhalb – Hyperlinks richtig setzen

Wenn Sie in Word mit den Formatvorlagen (FV) der Überschriften gearbeitet haben, erhalten Sie automatisch auch die Navigationsleiste. Einzublenden unter Ansicht | Navigationsleiste. Diese hat auch die sehr willkommene Funktion einer Sprungliste. Das heißt, mit Klick auf den Listeneintrag springt man zu der entsprechenden Stelle im Dokument.
Will man innerhalb des Dokumentes auch einen solchen Sprung ermöglichen, lässt sich leicht ein Link einfügen. Wählen Sie das Register Einfügen

  1. Den Startpunkt für die Verlinkung markieren
  2. Link einfügen wählen
  3. Das aktuelle Dokument auswählen
  4. Das Sprungziel auswählen

Querverweise

Manchmal möchte man innerhalb eines Dokumentes schreiben: „…für nähere Informationen lesen Sie bitte Kapitel 4 auf Seite 34“ oder so ähnlich. Die Gefahr dabei ist, dass am Ende das Kapitel 4 zum Kapitel 5 geworden ist, und auch nicht mehr auf Seite 34 sondern auf Seite 49 steht.
Um diese Verweise dynamisch zu gestalten, brauchen Sie Querverweise – auch die finden sich auf dem Register Einfügen. Es ist recht einfach, wenn man das System durchschaut hat: stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der die 4 stehen soll.
  1. Wählen Sie Querverweise
  2. Wählen Sie die Art Ihres Verweises (Überschrift, Abbildung, Seite…)
  3. Wählen Sie die genaue Darstellung
  4. Wählen Sie den Verweis
  5. Bestätigen Sie mit Einfügen

Nicht irritieren lassen: das Fenster bleibt zunächst geöffnet (das ist sinnvoll, wenn Sie gleich weitermachen wollen, nach der Kapitelnummer die Seitenzahl beispielsweise).
Es entsteht eine Feldfunktion, die mit Rechtsklick und Feldfunktion ein/aus sichtbar gemacht werden kann. Wie alle Feldfunktionen in Word aktualisiert auch diese sich nicht automatisch. Beim Umschalten auf die Seitenansicht tut sie das, beim Drucken und natürlich beim Schließen und erneuten Öffnen des Dokuments.

Aktive Kopfzeile oder das Wiederholen von bestimmten Inhalten mehrmals im Dokument

Immer wieder kommt die Frage: „Ich möchte das Datum, das ich auf dem Titelblatt eintrage, in der Fußzeile wiederholen, ohne es nochmal einzufügen.“ Oder: „Ich will einmal auf die erste Seite einen Produktnamen eintragen, der soll immer wieder im Dokument auftauchen. Wenn ich einen anderen Namen dort eintrage, soll er automatisch auf die anderen Stellen übertragen werden.“
Um dieses Anliegen relativ einfach und sicher zu lösen, sollte die Stelle, an der das Datum oder der Produktname händisch eingetragen wird, mit einer Formatvorlage formatiert sein, die sonst im Dokument nicht verwendet wird. Dann kann man als Referenz die Formatvorlage verwenden /3/.
Also: Die „Quelle“ z.B. mit der Formatvorlage Untertitel formatieren. An jeder Stelle, an welcher die Quelle wiederholt werden soll, das Feld StyleRef einfügen.
Das geht so: Einfügen | Schnellbausteine | Feld | StyleRef | Formatvorlage auswählen | OK

Problemlos können Sie dieses Feld, wenn es einmal eingefügt ist, auch über die Zwischenablage kopieren und mehrfach einfügen.
Auch dieses Feld aktualisiert sich nicht automatisch, wie oben beschrieben.

Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess: Word: Warum sollte ich Formatvorlagen benutzen?
Teamworkblog, erschienen am 26. Jun 2017, abrufbar unter
http://www.teamworkblog.de/2017/06/word-warum-sollte-ich-formatvorlagen.html

/2/ Zur Erläuterung: Dieses Vorgehen ist einfacher und sicherer als die Arbeit mit Textmarken, die beim Editieren von Texten gerne versehentlich gelöscht werden. Es kann dabei durchaus sein, dass die gewählte Formatvorlage sich optisch nicht von einer anderen unterscheidet. Das ist hier unerheblich.

/3/ Sigrid Hess: Gemeinsam an Dokumenten arbeiten – und was sonst noch neu ist in Word, Teamworkblog, erschienen am 06. Mrz 2017, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2017/03/gemeinsam-dokumenten-arbeiten-und-was.html

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Microsoft Office 365 für Teams – neue Tools

Wer Microsoft Office 365 im Unternehmen hat, hat viele spannende Werkzeuge für das Team mit dabei – oftmals ohne dass man das überhaupt weiß, geschweige denn wüsste, was man damit genau tun kann oder sollte.
Ehrlich gesagt ist die letzte Frage die spannendste: welche Tools helfen meinem Prozess?

Eines vorweg: wer meint, alle Tools einsetzen zu wollen, wird sich vermutlich ein Jahr nach dieser Entscheidung in einem Informations-Wirrwarr wiederfinden.
Was es gibt, sind Werkzeuge unterschiedlicher „Reifegrade“, die helfen werden, E-Mails als Hauptinformationsweg abzulösen und ein wirklich teamfähiges Wissensmanagement zu etablieren.

Was es alles gibt… eine Schnellbleiche

Zu allererst: Wenn Sie nicht im Besitz einer Office 365-Lizenz für ein Geschäfts- Schul- oder Unikonto sind, oder bald sein werden: setzen Sie Ihre Zeit sinnvoller ein als mit der Lektüre dieses Beitrages. Denn ohne ein solches Konto haben Sie all diese Funktionen (außer Sway) nicht. Und Sway spielt keine große Rolle.
Wenn Sie nicht wissen, was für ein Konto Sie eigentlich haben: Klicken Sie in einer Datei auf das Register Datei, dann auf Office-Konto: dort steht es. Loggen Sie sich auf Ihren Online-Account ein, z.b. über die Outlook-Web App. Dann klicken sie links oben auf die Mini-Kacheln. Im Bild oben mittelblau. Danach sehen Sie die Kacheln der Apps wie oben abgebildet.

Teams

Microsoft Teams ist vielleicht das „Flaggschiff“ der ganzen Flotte. Ein Team hat einen eigenen Ort, der die Standardregisterkarten Unterhaltung, Dateien und WIKI enthält. Die erste Seite Unterhaltung ersetzt hier Yammer.  Weitere Registerkarten – z.B. auch OneNote oder Planner-Elemente können leicht hinzugefügt werden. An das Team können auch von einem normalen E-Mail-Konto Nachrichten gesendet werden, es erhält eine E-Mail-Adresse in der Domain des Unternehmens. Innerhalb des Teams können verschiedene „Kanäle“ eröffnet werden. Microsoft Teams ist absolut mobilfähig. Es gibt Apps für verschiedene Endgeräte.

Planner

Sehr cooles Aufgabenwerkzeug, das ohne weiteres ein wirklich schickes Kanban-Board – zum Beispiel, zaubern kann. Aufgabenzuweisungen, Terminübersichten und ein übersichtliches Dashboard über anstehende Aufgaben gehören dazu. Was ich hier noch nicht gefunden habe, ist die Erinnerungsfunktion zu einer bestimmten Uhrzeit.

Delve

Wem jetzt schon der Kopf schwirrt, dem sei Delve empfohlen. Mit Delve haben Sie das Cockpit, das Dashboard, in dem alles zusammenläuft und sichtbar wird, ohne dass Sie alle anderen verschiedenen „Eingänge“ regelmäßig kontrollieren müssten. Dokumente, die in OneDrive for Business liegen oder auch in SharePoint Bibliotheken werden nach den Such- und Arbeitsverläufen des Nutzers angezeigt. Delve ist lernfähig. Der Plan ist, dass Delve „weiß“ was der Nutzer brauchen wird und genau diese Informationen und Dokumente anzeigt. Wie gut das in der Praxis funktioniert: ich weiß es noch nicht, das wird sich wohl zeigen, wenn mehr Daten und Erfahrungen vorliegen. Ich sehe ein gewisses Risiko in der „Filterblase“.

Flow 

Bildet – wie der Name schon sagt – Workflows und Routinen ab. Sehr geschickt für Freigabeprozesse und alle anderen „Routinedurchläufe“ bei welchen mehrere Personen in unterschiedlichen Stadien des Prozesses involviert sind.

Skype for Business

hieß früher Lync und arbeitet eng mit Outlook zusammen. Damit können Teams z.B. schnell eine Videokonferenz starten. Nützlich ist auch der Status. Ist dieser gepflegt, können Kollegen sehen, ob ein Gesprächspartner gerade am Platz ist und möglicherweise Zeit hat für ein Telefonat. In manchen Häusern ist es üblich, sich im Skype-Chatfenster kurz eine Nachricht zu schreiben dieser Art: „Hast Du gerade Zeit? Ich würde gerne mit Dir telefonieren.“ – ehe man zum Hörer greift.

Yammer

„WhatsApp für’s Unternehmen“ – damit ist ein Chat-Programm gemeint, das die aus privaten Kontexten bekannten Gruppennachrichten ins Business bringt. Freunden Sie sich nicht allzu sehr damit an, denn es soll nächsten Sommer schon wieder eingestellt werden. Ersatz dafür sind die Unterhaltungen in Microsoft Teams oder auch die Gruppen direkt in Outlook 365.

SharePoint 

…ein andermal mehr dazu. Das ist ein sehr sehr mächtiges Tool. Mit diesem kann man vieles „unter demselben Dach“ halten. Komplexität hat allerdings den Preis, dass das Handling von den Anwendern oft als umständlich empfunden wird. Die anderen – verglichen damit kleinen Progrämmchen – lassen sich weitgehend intuitiv bedienen.

Sway

zu guter Letzt auch dazu ein paar Worte: Nein, es ist kein Teamwerkzeug, nein, es ist noch nicht wirklich Business-tauglich; schon allein, weil ich keine Chance habe, CI-konforme Layouts herzustellen. Trotzdem: Schnell und komfortabel kann ich „Karten“ zusammenstellen und daraus einen kleinen „Online-Prospekt“ oder eine Präsentation zusammenstellen.

…und die Datensicherheit?

dazu bietet Microsoft neuerdings Office 365 Deutschland an. Dort werden alle Daten auf deutschen Servern gehostet und es gibt einen unabhängigen deutschen Datentreuhänder. Das ist das Produkt für alle Unternehmen, deren Compliance-Richtlinien eine Datenspeicherung in Deutschland vorschreiben. In dieser Version waren zum Zeitpunkt meiner Recherche allerdings noch nicht alle
Tools enthalten.

Meine subjektive Einschätzung:

Ich unterstreiche das subjektiv: Nach meinen ersten Erkundungsschritten und Tests mit all diesen Werkzeugen ist meine erste Äußerung ein „Puh, ist das vielschichtig“. Kompliziert ist es nirgendwo wirklich. Die Tools sind zumeist selbsterklärend. Was aber kompliziert und kniffelig wird ist, in Teams und Unternehmen diese Tools in guter Konzeption einzusetzen.

Wenn jeder „irgendwas“ „irgendwie“ macht, kommt auch hier hinten nur ein Informationsdschungel heraus. Das ist bei der „normalen“ Dateiablage schon so und wird mit all diesen Werkzeugen nicht besser – nur anders. Planung, Konzeption und einheitliche Vorgehensweisen sind auch hier nötig.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist in Firmenumgebungen, dass die Benutzer selbst Teams und Gruppen mit geschlossenen Datenbereichen anlegen können und nicht für jeden Handgriff die Admins beaufschlagen müssen. Informationen liegen nicht verteilt in verschiedenen Posteingängen herum, sondern thematisch zusammen an einem gemeinsamen Ort.

Anmerkung:

alles, was ich hier schreibe, ist eine Momentaufnahme im Sommer 2017. Das Thema ist sehr im Fluss. Daher verzichte ich auf ausführlichere Beschreibungen. Es geht mir nur darum, Ihnen, wenn Sie Office 365-Nutzer sind – zu zeigen, was da im Hintergrund alles versteckt ist und wo die Reise des Informationsmanagements in Unternehmen möglicherweise hingeht.

Falls Sie mehr lernen möchten: auf YouTube stehen zahlreiche – meist englischsprachige – Videos zur Verfügung.

Letzte und für mich wichtige Anmerkung:

Interessiert unsere Leserschaft das Thema? Dann hinterlassen Sie mir bitte eine kurze Notiz in den Kommentaren. Wenn Sie es wünschen, schreibe ich gerne weiterhin über die Office 365 Entwicklungen. Ansonsten lasse ich es.

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