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QuickTipp 7: Spam oder nicht Spam in Outlook

Heute morgen in meinem Postfach: Eine Susanna Blag schreibt mir – kenne ich nicht. Doch das kommt vor. Leser vielleicht oder auch potenzielle Auftraggeber. Der Betreff allerdings legte eine andere Vermutung nahe. Wie kann ich das sicher rausbekommen, ohne die E-Mail zu öffnen? Bis Outlook 2007 ging das mit Rechtsklick, Eigenschaften, Internetkopfzeilen – oder so ähnlich, jedenfalls recht unkompliziert. Jetzt habe ich einen Workaround gefunden, der anders aber auch unkompliziert ist. Nämlich mit der Funktion Absender sperren.

Klickt man das an, kommt ein Warnhinweis, der die korrekte Absenderadresse anzeigt.

Ja, ich weiß, vermutlich kommt von genau dieser Adresse nie wieder was – doch ich weiß, ob mein Verdacht begründet ist oder nicht.

War er es nicht, gehe ich in die „Junk-E-Mail-Optionen und dort auf das Register blockierte Absender und „rehabilitiere“ die Adresse.


Frisch ausprobiert: Microsoft Whiteboard

Neuerdings nutze ich immer lieber den Stift zur Eingabe auf PC oder Tablet. Noch vor kurzem war das nicht so komfortabel, da tu sich einiges. Hier stelle ich Microsoft Whiteboard vor:

Manchmal hat man nur eben mal was zu skizzieren, eine Idee oder einen Fehler, der korrigiert werden muss, festzuhalten. Oder man sitzt im Team zusammen und sollte mal schnell etwas an eine Tafel schreiben. Es ist aber keine da in unserer digitalisierten Welt. Hier kommt Microsoft Whiteboard. Solche bzw. ähnliche kleine Programme gibt es auch außerhalb der Microsoft-Welt – doch da dieses hier unter Office 365 absolut teamfähig ist, habe ich es stellvertretend ausgewählt. Weiterlesen…


QuickTipp 6 OneNote als Druckertreiber 2

„Sigrid, ich habe da einen Patienten – auf dem Ausdruck erscheint ein Strich, den ich in der Druckvorschau nicht sehen kann …“

Nun geht es ans Suchen und Testen. Doch statt beim Test viele Blätter zu verbrauchen – die Druckvorschau zeigt das Problem ja nicht – drucke ich das nach OneNote. Dort ist der Strich zu sehen

… und später dann nicht mehr.

 

Ein anderer Anwendungsfall ist auch das Drucken von Internet-Ergebnissen. In meinem Fall gerne auch mal ein Warenkorb, ehe ich im Auftrag eines Kunden eine Bestellung loslasse.

Dann nach OneNote drucken – Seite per E-Mail senden. Elegant gelöst mit drei Klicks.

 


QuickTipp 5 OneNote als Druckertreiber 1

OneNote installiert sich automatisch auch als Druckertreiber.

Alles, was auf dem physischen Drucker gedruckt werden kann, kann auch auf eine OneNote-Seite gedruckt werden.

Das ist besonders nützlich bei E-Mails vom Scanner, die lediglich den Scan als PDF-Anhang enthalten.
Einfach den Anhang öffnen und nach OneNote drucken – also als Drucker „An OneNote senden“ auswählen und dann in OneNote den Zielort bestimmen.
Durch die Texterkennung ist der Inhalt im Volltext durchsuchbar.


Tipps zu OneNote Protokollen

Live aus den Seminaren: Die besten Tipps, die in der Zusammenarbeit mit meinen Teilnehmenden entstanden sind:

Neues Jahr – neuer Abschnitt

Abschnittsgruppe für Erledigtes

Tun Sie sich einen Gefallen: schaffen Sie sich Erledigtes aus der Sicht. Das geht ganz prima mit einer Abschnittsgruppe, die „Archiv“ heißt oder „erledigt2018“ oder auch mit einem eigenen Notizbuch mit diesen Titeln. Der wesentliche Unterschied dabei: Das separate Notizbuch kann geschlossen werden, danach tauchen die Inhalte bei Suchen nicht weiter auf. Möchte man doch einmal darauf zugreifen geht das bestens über Datei | Öffnen | Zuletzt verwendet. Weiterlesen…


QuickTipp 4 – Windows rechts – Windows links

Auf meinem Schreibtisch stehen zwei Laptops und ein großer Bildschirm in der Mitte. Die Darstellung ist erweitert. Wenn ich zwei Dokumente nebeneinander anzeigen möchte, oder auch in Outlook den Posteingang neben dem Kalender sehen möchte, könnte ich mit der Maus das Fenster in die Ecke zirkeln. Viel einfacher ist es, die Windows-Taste und gleichzeitig die Pfeiltaste rechts zu drücken für diese Ergebnis:

Dann einfach das Wunschfenster für die linke Hälfte anklicken. Mit Windows-Pfeiltaste links klappt das natürlich ebenso.


QuickTipp 3 – der Trick mit der ALT-Taste: für alle, die sich keine Shortcuts merken wollen

Vielleicht haben Sie es schon mal gesehen: Wenn Sie auf die ALT-Taste drücken, erscheinen in den Menübändern komische Buchstaben und in der Symbolleiste für den Schnellzugriff Zahlen.

Damit können Sie schnell und einfach Aktionen ausführen, wenn Sie nach der ALT-Taste auf die entsprechende Zahl oder den entsprechenden Buchstaben drücken. „D“ würde jetzt also eine neue E-Mail erstellen (ja, STRG+N auch), „R“ öffnet das Menü für neue Elemente.

Besonders praktisch finde ich persönlich die Zahlen in der Schnellzugriffsleiste. Bei mir ist immer auf der Position 5 die Signatur. So kann ich mit ALT 5 (nacheinander, nicht gleichzeitig) meine Signatur auswählen.


QuickTipp 2 – schnelle Korrektur mit Shift F3

Oft fragen mich die Leute nach  Lieblingstastenkürzeln. Ein ganz unbekannter Spitzenreiter in meinem Alltag ist Shift+F3

Was das macht? In Word und in Outlook korrigiert das falsche Groß- und Kleinschreibung. Habe ich z.B. „ihre“ getippt, wo es „Ihre“ sein sollte, kann ich das in Ordnung bringen, indem ich einfach – solange der Cursor noch Kontakt mit dem Wort hat – mit dieser Tastenkombi zwischen 3 Schreibweisen schalten: ihre – Ihre – IHRE. Einfach die Shift-Taste halten und so oft auf F3 drücken, bis es passt.

Probieren Sie es aus, klingt viel komplizierter als es ist.


QuickTipp 1 – Outlook: Genau diesen Ausdruck suchen

Soeben habe ich in meinem Postfach nach E-Mails zur ABC AG gesucht. Also nicht nur von dieser Domain, sondern alle E-Mails, in welchen die ABC AG vorkommt. Bei der einfachen Suche bekam ich aber auch alle Korrespondenz mit einer Kundin, die Agnes heißt. Kennen Sie das? Die Lösung ist ziemlich einfach: stellen Sie „ABC AG“ in Gänsefüßchen, um genau diesen Ausdruck zu finden. Jedoch  funktioniert das erst seit kurzem. Unter Outlook 2010 wurden – zumindest bei meiner Installation – die Gänsefüßchen ignoriert. Dann hilft nur der doppelte Knoten: Klammern um die Gänsefüßchen („ABC AG“)


Alle Jahre wieder: „Schickst Du die Bilder?“ Fotostorys mit Sway


Wie machen Sie das, wenn Sie in trauter Runde, im Kollegen- oder Familienkreis, zusammensitzen: jeder zückt sein Smartphone zum Knipsen? Einer ist der Fotograf und legt alles in die Dropbox? Sie stellen die Bilder in eine WhatsApp-Gruppe? Oder schaffen Sie tatsächlich ein Fotobuch?
Unterschiedliche Szenarien brauchen unterschiedliche Antworten – natürlich. Heute will ich Ihnen in meiner kleinen Office 365-Reihe Sway vorstellen. Ein unkompliziertes und auch privatanwendungsfreundliches Tool, um Bilder und Texte zusammenzutragen und zu teilen.

Das funktioniert für alle möglichen Zwecke – von der Präsentation eines neuen Produktes über kleine Lernsequenzen bis hin – ja zum Teilen der Bilder und Erinnerungen am Weihnachtsfest.

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