3. März 2014
„Egal, wie ich mich entscheide, ich weiß es genau, ich werde dich suchen.“ Mit diesem Gedanken legen wir manches Mal ein Schriftstück – papierhaft oder elektronisch – ab. Die gute Nachricht am Anfang: Treffen Sie einfach die erstbeste Entscheidung; aber dokumentieren Sie diese.
Heißt das Ding im Flur Lift, Aufzug oder Fahrstuhl? Wenn ich Informationen zu Chinakohl ablegen will, gehört das zu Salat oder zu Gemüse – und ist Salat eigentlich ein Untergruppe von Gemüse oder gleichrangig? Oder Originalton im Seminar: „In unserer alphabetischen Ablage habe ich lange nach der Anfahrtsskizze gesucht, bis ich die Wegbeschreibung fand.“
Vor ziemlich genau zwei Jahren habe ich Ihnen an dieser Stelle den Ablagewortschatz vorgestellt //1//. Dort ist die Intention ein erweitertes Inhaltsverzeichnis der Ablage entstehen zu lassen.
In manchen Fällen aber ist das des Guten zuviel; nämlich dann, wenn Sie viele Standardvorgänge haben und die Ablage der Dokumente einem festen Schema folgt. In einem solchen Fall geht es lediglich darum, die „bunten Hunde“ einzufangen. Also Dokumente, die sich dem Standardschema aus irgendeinem Grund entziehen.
Was tut man bisher? Man überlegt, fragt den Kollegen „Bernd, wo würdest Du das hier denn suchen?“ Fragen Sie drei Kollegen, haben Sie erstens danach vier Meinungen und außerdem allerhand Unterbrechungen verursacht. Stattdessen schlage ich vor, im gemeinsamen Laufwerk eine Houston-Tabelle anzulegen (ja, genau, wegen „Houston, wir haben ein Problem“). Alles, was sich der Standard-Struktur entzieht wird dort abgelegt, wo es noch am ehesten hinpasst und diese Entscheidung wird in der Tabelle eingetragen. Fertig. Jeder, der etwas nicht auf Anhieb findet, wird in dieser Datei per Suchen-Funktion (STRG + F) fündig. Auch das Ablegen geht schneller, weil man nicht mehr hin- und herüberlegt, sondern einfach fix die getroffene Entscheidung notiert. Aber nicht vergessen: bitte an die Synonyme denken.
//1// Blogartikel von Sigrid Hess: Hilfe, der Kollege hat frei und ich finde nichts
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