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Wird OneNote abgeschafft? – Office 2019 ohne OneNote

OneNote ist ein exzellentes Werkzeug für Teams von 1 – 9 Personen! Das habe ich in den letzten zwei Jahren wer-weiß-wie-oft gesagt, vor Gruppen von 2 bis 250 Personen.
OneNote ist nach wie vor ein exzellentes Werkzeug. Doch seit dem Frühsommer ist immer mal wieder eine irritierte Frage im Raum: „Sie reden noch über OneNote? – Das läuft doch aus! Microsoft schafft es ab, was gäbe es denn stattdessen?“

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Wer das wissen muss – Wissensmanagement im Team

Der Erfolg eines Teams hängt zu einem nicht unerheblichen Teil von der internen Kommunikation des Teams ab. Weiß jeder – auch die Teamleitung – jederzeit was wie getan wird und wie der Stand der Dinge ist? Wenn ja, wieviel Aufwand muss in diese „Teamadministration“ gesteckt werden? Ein gutes Maß zur Selbstbewertung ist der Umfang des „gefühlten Chaos“ das ausbricht, wenn ein Teammitglied unerwartet ausfällt. Geht das einigermaßen reibungsarm über die Bühne?

Das Ziel muss sein, mit möglichst wenig Aufwand möglichst wertige Informationen im Team vorzuhalten. Die Frage der Führungskraft: »Wie weit ist eigentlich das Projekt Lagererweiterung gediehen? Wo stehen wir jetzt?« muss sich umstandslos und korrekt beantworten lassen. Im oben genannten Fall eines kurzfristigen Ausfalls einer Person steht die Frage im Raum: »An welchen Themen ist der Peter eigentlich gerade dran? Was muss als Nächstes getan werden? Wer kann das übernehmen?« Es ist wichtig, dass diese Fragen sich schnell und vollständig beantworten lassen, ohne Peters E-Mails der letzten drei Wochen filzen zu müssen. Wolf hat hier vor einiger Zeit die Vorgangsliste vorgestellt. Deren Einsatz kann ich nur wärmstens empfehlen./1/

Wo sind wir Experte?

Das geschilderte Szenario ist die eine Seite des Themas der ganz alltagsnahen, praktischen Fragen. Die andere Seite ist diese: In welchen Themen ist unser Team der Experte? Wo kennen wir uns so richtig gut aus? Wer bringt welche Informationen mit – vielleicht auch jenseits des Alltäglichen (Petra ist Vorstand eines großen Rudervereins – ein Fest für 100 Leute organisieren – sie kann das. Heinz hat eine rumänische Großmutter, er spricht fließend Rumänisch.). Wer die Excel-Fachfrau im Team ist, hat sich rumgesprochen. Aber ist es Sabine auch recht, wenn sie – obwohl das keineswegs ihren normalen Aufgaben entspricht – immer mal wieder für knifflige Funktionen eingespannt wird? Sagen tut sie ja nichts dagegen. Wissen über Wissen und Können entsteht fast immer zufällig! Das kann nicht gut sein. Ein Lösungsansatz ist die Kompetenzmatrix.

Kompetenzmatrix

Einem kleinen Unternehmen, das auf Sonderanfertigungen im Maschinenbau spezialisiert ist, ging ein lukrativer Auftrag verloren, weil durch krankheitsbedingte Ausfälle in der Urlaubszeit eine systemwichtige Aufgabe nicht bearbeitet werden konnte. Es war einfach niemand zur Stelle, der diese Aufgabe hätte erledigen können. Vor diesem Zwischenfall hatte niemand wahrgenommen, dass es an dieser Stelle einen personellen Engpass gab.

Die Lösung war so einfach wie wirkungsvoll. In einer Matrix wurden die Mitarbeitenden und die wichtigsten Aufgabenpakete gelistet. Die Mitarbeiter trugen ein »E« für Experte ein, ein »V« für »Da kann ich vertreten« ein, »G« für »Grundkenntnisse, ich weiß, worum es geht, kann das aber nicht verantwortlich durchführen« und einen Strich für »Hier kenne ich mich gar nicht aus«.

Hier ist eine vereinfachte Kompetenzmatrix:

Auftragsannahme
Produktionsüberwachung
Liefervorbereitung
Maria Weiß
E
V
Peter Schwarz
E
V
Edgar Roth
V
E
Paula Braun
V
E

Ziel ist, für jedes wichtige Aufgabenpaket mindestens einen, besser zwei Experten und zwei Vertreter zu haben. Wenn das nicht gegeben ist, können Mitarbeitende, die »G« für Grundkenntnisse angegeben haben, zu Vertretern aufgebaut werden.

Über diesen vordergründigen Nutzen für das Team hinaus finde ich es auch sehr wichtig, Entwicklungsperspektiven zu sehen, wahrzunehmen und auch gezielt zu suchen – sowohl für mich selbst als auch für Menschen, für die ich Verantwortung trage. „Wo entwickeln wir uns hin?“ ist in meinen Augen eine der spannendsten Fragen überhaupt. Sie dem Zufall zu überlassen, halte ich für keine gute Idee.

Widerspruch ist in den Kommentaren dieses Blogs willkommen!

Dies ist ein leicht bearbeiteter Auszug aus meinem neuesten Buch „Überleben in der Informationsflut“ /2/

Anmerkungen:
/1/ Wolf Steinbrecher: Touchpoint-Unternehmen; Anekdote 2, Teamworkblog,, erschienen am 13. Oktober 2014, abrufbar unter: http://www.teamworkblog.de/2014/10/touchpoint-unternehmen-welche-business.html
/2/ Sigrid Hess: Überleben in der Informationsflut, Redline-Verlag 2015

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Internet-Rechercheergebnisse in OneNote dokumentieren

„Recherchier‘ das mal und sag uns dann, was Du gefunden hast!“ So ein Auftrag ist Alltag. Ob es um die beste Reisemöglichkeit nach Mailand geht oder um Fachthemen – Internetrecherche und die Dokumentation derselben kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. OneNote hat auch für diese Aufgabe wieder mal ein Ass im Ärmel: der Andock-Modus.

Damit dokumentiert OneNote Ihre Rechercheergebnisse praktisch selbsttätig. Allein durch das Hin- und Herklicken zwischen Internet-Explorer-Fenster und OneNote entsteht die Verknüpfung zwischen Webseite und Notiz.

  • Öffnen Sie den Internet-Explorer
  • Wählen Sie in OneNote in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder im Menü
    Ansicht-An Desktop andocken

Abbildung 1: Schaltfläche für Andock-Modus
OneNote erscheint nun im rechten Drittel Ihres Bildschirms in reduzierter Form.

Im Andockmodus erstellt OneNote automatisch Verknüpfungen zwischen den besuchten Webseiten (oder der Dokumentposition) und Ihren Notizen. Allein durch das Wechseln zwischen Explorer und OneNote!

Das heißt, wenn Sie zu einer Website etwas notieren wollen, klicken Sie einfach in das OneNote-Fenster daneben und tippen los, es wird sofort verknüpft. Später können Sie aus der OneNote Seite heraus direkt die Website aufrufen.

Bei der Recherche eines Fluges beispielsweise ist zusätzlich zum Link die Dokumentation mit Screenshots anzuraten, da die Suchergebnisse nicht in der URL festgehalten sind.

Die Schritte:
Tastenkombination Windows + Shift + s (Windows 8) oder Windows + s (Windows 7)
Suchergebnis auf OneNote-Seite ablegen. Das Ergebnis sieht so aus:


Abbildung 3 Rechercheergebnis mit Link und per Screenshot gesichert

Links am Rand neben dem Screenshots erscheint ein Explorer-Icon, das per Klick direkt zu der entsprechenden Webseite führt.

Um den Andock-Modus zu beenden, Klicken Sie einfach nochmals auf die Schaltfläche An Desktop andocken.

Diese Funktion geht mit dem Internet-Explorer, Word und PowerPoint. In Word ist das super für Menschen, die sich zum Lernen oder Bewerten durch größere Word-Dokumente arbeiten müssen. Für PowerPoint kann man das nutzen, wenn mehrere Menschen gemeinsam eine Präsentation entwickeln. Als Verknüpfung im OneNote-Notizbuch wird genau die Position angelegt, die der Cursor zum Zeitpunkt der Notiz hatte.

Wolf hatte noch eine weitere gute Idee zur Anwendung dieser Funktion – hier das Zitat:

„Wenn ich eine Software auf meinem Rechner neu installiere oder ein neues Outlook-E-Mail-Konto anlege, will ich vielleicht die einzelnen Installationsschritte dokumentieren. Damit, falls ich mir einen neuen Rechner kaufe und ich dort die Software wieder auf den gleichen Stand bringen will, ich sofort meine Customizing-Parameter finde.“

Tatsächlich habe ich bisher in diesem Fall immer mit Windows + s Screenshots gemacht und diese in meinem OneNote Notizbuch „EDV“abgelegt.  Die Andock-Funktion wäre schneller in diesem Fall und ich sehe zu einem späteren Zeitpunkt die dann aktuelle Seite. Was ich genau getan habe, kann ich ja umstandslos dazu schreiben. Das ist in der Tat besser.

Ich freue mich über weitere Ideen und Beispiele in den Komentaren.

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Vorlagen im Team – Für das Team

Nutzt Ihr Team Vorlagen?
Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite.
Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen?
Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.

Meiner Beobachtung und Erfahrung nach funktioniert das Vorlagenmanagement im Team höchstens leidlich. Meistens geht man folgenden Weg: ein ähnliches altes Dokument öffnen – Datei – Speichern unter – umbenennen, alles Überflüssige löschen, neu befüllen.

Ich erspare mir und Ihnen jetzt die Liste der potenziellen Fehlerquellen. Die kennen wir alle aus eigener Erfahrung (ich nehme mich keineswegs aus).

Noch eine überflüssige Schleife mehr ist die Situation, dass ich das fragliche ähnliche alte Dokument nicht habe oder nicht finden kann, eine E-Mail in den Kollegenkreis schreibe, wer das denn vielleicht hat, fünf Leute fangen an zu suchen, ich erhalte – per E-Mail – möglicherweise 7 Dokument in 5 verschiedenen Versionen…

Warum also macht kaum jemand sich die Mühe, ein sauberes Vorlagenset zu erstellen?

Am ehesten sehe ich das bei meinen Kunden noch in Word. Ich glaube auch den Grund dafür zu kennen:

Vorlagen in Word fallen vergleichsweise leicht, denn

  • Word „kann das schon lang“
  • es sind oft stark strukturierte Prozesse abgebildet (Brief schreiben, Protokoll schreiben)
  • die Beauftragten wissen meist auch, dass es Vorlagen gibt und wie das geht
  • es ist in Word vergleichsweise simpel.

So simpel ist das in den anderen Anwendungen nicht. In aller Kürze:

PowerPoint: sehr komplexes Thema, aufgeteilt zwischen Vorlage und Master. Diese beiden Begriffe werden nicht trennscharf verwendet. Dennoch sind das zwei verschiedene Dinge.
Der „Ball“ wird gerne zwischen IT und Unternehmenskommunikation hin- und her gespielt. Am Ende macht dann ein Praktikant die Vorlagen für das Unternehmen. Ob dieser weiß, was er tut, ist Glücksache. Alle schimpfen, aber keiner unternimmt etwas, außer die alten Präsis zu kopieren.

Outlook und Excel: die Bausteine habe ich im Abschnitt oben schon genannt. Hier ist das Thema Vorlagen weitestgehend unbekannt und auch relativ neu (seit Office 2007).

Warum funktioniert das allgemeine Vorlagen-Erstellen in der Praxis nicht? So hat mich ein Kollege gefragt. Ich versuche eine Antwort:
Um eine gute Vorlage zu machen, muss ich zum Einen die Technik kennen (mindestens so gut wie alle anderen, die sie dann benutzen sollen) und zum Anderen muss ich inhaltlich wissen, was drauf soll.
Eine Vorlage ist ein Werkzeug der Prozesssteuerung. Was auf einer Checkliste oder einem Formular wie abgefragt wird und welcher Art ein Diagramm ist, hat wesentlichen Einfluss auf die Abläufe.

Die technische Seite
Es ist seltsam: über EDV-Anwendungstechnik wird kaum gesprochen. Fast jeder denkt, alle anderen könnten mehr als man selbst. Es scheint selbstverständlich zu sein, dass das EDV-Wissen „vom Himmel fällt“. Viele Kolleginnen und KOllegen gehen mit einem heimlichen Gefühl durch den Tag „hoffentlich sieht keiner, wie ich hier vor mich hin murkle“. Das ist der Hauptgrund, warum Teammitglieder oft scheu sind, ohne konkreten Auftrag Vorlagen für alle zu machen. Denn dann gucken die anderen ja hinter die Kulissen des EDV-Könnens. Irgendeinen gibt es immer, der den Besserwisser spielt „Warum hast Du hier ein Drehfeld und kein Kombinationsfeld genommen?“. Das will keiner hören.

Inhalt:
Alles was komplexer ist als ein Brief oder ein Protokoll, muss gut in die Abläufe passen, diese ggf. steuern.

Also muss man sehr sorgfältig über diese Dinge nachdenken und wissen, was das Ziel dieser Vorlage ist.

Zwei Beispiele:
PowerPoint: was brauchen die Nutzer genau? CI umsetzen und dennoch Flexibilität erlauben.
Checklisten: Was wird hier genau getan? Welche Schnittstelle ist abgebildet? Wer schreibt, wer liest?
Das sind recht komplexe Aufgaben, für die aber meist wenig Anerkennung gezollt wird. Es wird nicht thematisiert, keiner geht ins Meeting und präsentiert stolz seine neue Excel-Vorlagen-Mappe. Warum eigentlich nicht? Die Antwort steht vermutlich oben im Abschnitt „Technik“…

Soweit meine Beobachtungen. Diese haben mich motiviert, eine kleine Blogserie zum Thema Vorlagen zu starten. Ich werde nach und nach für jede Office-Anwendung das Thema Vorlage beleuchten. Was kann das, wie geht es, wofür ist es nützlich.

Geplant ist:

  • Formulare und Checklisten in Word – einfacher als gedacht.
  • Vorlagen in Excel: Zellen, Diagramme, Mappen
  • Zeitsparmethoden in Outlook: Schnellbausteine, QuickSteps, ganze E-Mail-Vorlagen
  • PowerPoint: Platzhalter, Layouts, Master, Vorlagen – präsentieren Sie schon oder fluchen Sie noch?

Sie sind herzlich eingeladen, mir Praxisbeispiele oder auch konkrete Fragen zur Umsetzung aus Ihrem Alltag zu liefern. Meine E-Mail-Adresse finden Sie bei XING.com oder direkt:
s.hess [bei] effektiv-am-pc.de
Vorlagen in OneNote habe ich in einem Artikel im letzten Jahr schon beschrieben: OneNote als Vorlagen-Speicher

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