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Die Kunst der Pause

Geht es Ihnen auch so? In der Zeit „zwischen den Jahren“ scheint die Welt stillzustehen. In der Industrie sind alle Rollläden runtergelassen. Viele Firmen haben Betriebsruhe. Bei uns Freiberuflern herrscht Ruhe im Posteingang wie sonst das ganze Jahr nicht. In diesen ein, zwei Wochen erwartet niemand außer der Familie meine Präsenz. Was ich in dieser Zeit wohl alles machen kann…
Ausschlafen, ein bisschen herumtrödeln, die Steuererklärung machen, an drei Hemden endlich die Knöpfe annähen, ins Kino gehen, die Schubladen in der Diele ausmisten, Sport machen, Blogartikel verfassen und einfach ohne Uhr durch den Tag gehen.

Ja was denn nun: mache ich Pause oder erledige ich mal endlich all die Dinge aus der Kategorie „vielleicht/irgendwann“? Kann ich beides gleichzeitig tun? Wie nutze ich die Zeit am besten? Was tut mir gut? Was lädt die Batterien wieder auf? Ist es nicht kontraproduktiv einen Plan zu machen?

Meine wichtigste Erkenntnis: wenn ich mir freigebe und stundenlang einfach mit einem Schmöker auf dem Sofa liege – dann mache ich das mit Hingabe und ohne Anflug eines schlechten Gewissens. Denn wenn ich Pause mache mit dem Gedanken „eigentlich sollte ich…“ dann entspanne ich nicht wirklich, die Pause ist nicht genutzt. Weder das eine noch das andere Ziel ist am Ende erreicht.

Entspannung entsteht also in erster Linie in meinen Gedanken. Für die richtigen Gedanken und eine Klarheit für mich selbst brauche ich also einen (rudimentären) Plan für die Zeit. Sonst komme ich nicht wirklich in die Entspannung und ärgere mich am Ende noch über die in meinen eigenen Augen „vertrödelte“ Zeit.

Bis hierher sind das meine subjektiven Beobachtungen und Befindlichkeiten. Einiges davon lässt sich Nutzen stiftend in den Arbeitsalltag umsetzen:

1. Halten Sie feste Pausenzeiten ein. Gehen Sie dazu weg vom Arbeitsplatz, geben Sie sich Abstand.

2. Finden Sie heraus, was Ihren persönlichen Akku wieder auflädt in der Pause: Gespräche oder eine stille Mahlzeit? Ein Spaziergang oder die Lieblingsmusik per Kopfhörer? Verteidigen Sie Ihre Pause, sie steht Ihnen zu und erhält Ihre Energie für den Rest des Tages.

3. Wenn Pläne gemacht werden, prüfen Sie sie immer wieder auf Plausibilität. Greifen Sie rechtzeitig ein bzw. kommunizieren Sie es, wenn der Plan nicht (mehr) passt.

4. Versuchen Sie, dem Arbeitsalltag Rhythmen zu geben. Zuerst die Pausenzeiten. Aber darüber hinaus vielleicht: Eine morgendliche Kurzbesprechung, damit alle wissen, was heute anliegt; feste Zeiten zur E-Mail-Bearbeitung; eine Kurzbesprechung am Freitag, in der gezielt Gelungenes der Woche gewürdigt wird.

5. Versuchen Sie im Team Ihren Beitrag zu einem guten und kooperativen Miteinander zu leisten, in dem Geben und Nehmen in Balance ist.

Das hat wunderbar Bernhard von Clairveaux auf den Punkt gebracht:

„Wenn du vernünftig bist, erweise dich als Schale und nicht als Kanal, der fast gleichzeitig empfängt und weitergibt, während jene wartet, bis sie gefüllt ist. Auf diese Weise gibt sie das, was bei ihr überfließt, ohne eigenen Schaden weiter. Lerne auch du, nur aus der Fülle auszugießen, und habe nicht den Wunsch, freigiebiger zu sein als Gott. Die Schale ahmt die Quelle nach. Erst wenn sie mit Wasser gesättigt ist, strömt sie zum Fluss, wird sie zur See. Du tue das Gleiche! Zuerst anfüllen und dann ausgießen. Die gütige und kluge Liebe ist gewohnt überzuströmen, nicht auszuströmen. Ich möchte nicht reich werden, wenn du dabei leer wirst. Wenn du nämlich mit dir selber schlecht umgehst, wem bist du dann gut? Wenn du kannst, hilf mir aus deiner Fülle; wenn nicht, schone dich.“

Ich wünsche Ihnen für das neue Jahr viele Momente des Auftankens. In der Ruhe und im Miteinander.

Bodensee – Manzeller Bucht

Zum Weiterlesen:
Steiner, Verena: Energiekompetenz, Pendo-Verlag, 2005

Frank, Gunter; Storch, Maja: Die Mañana-Kompetenz: Entspannung als Schlüssel zum Erfolg, Piper Taschenbuch, 2011

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Verborgene Schätze: Outlook-Funktionen, die man nicht gleich findet

Jan hat mich zu diesem Artikel iunspiriert – Funktionen, die sehr nützlich, aber wenig bekannt sind. Outlook-Funktionen habe ich hier schon viele vorgestellt. Die QuickSteps, die Bedingte Formatierung, Kategorien mehrfach, neuestens das einfache Kanban-Board und andere mehr. Heute konzentriere ich mich auf einfache Schaltflächen und kleine Kniffe.

Verschieben:


Beim Drag&Drop fällt eine E-Mail schon mal versehentlich in den falschen Ordner. Sicherer ist die Schaltfläche Verschieben. Sie gibt es im Posteingangs-Menüband und auch im Fenster der eingehenden Mails. Dort ist sie noch sinnvoller, denn wenn man eine Nachricht im eigenen Fenster geöffnet hat, muss man sie erst schließen, um sie verschieben zu können.

Noch etwas ist sinnvoll daran: Wenn die Schaltfläche verwendet wird, „merkt“ sie sich die zuletzt genutzten Ordner – auch die von anderen Konten; leider geht das nicht in Ordner im Dateisystem. Wohl aber lässt sich so eine E-Mail auch in die Aufgaben oder den Kalender verschieben. Das ist hier allerdings nicht meine bevorzugte Methode, sondern diese.

Gesendetes Element speichern unter:

Den Posteingang mag man im Griff haben, aber wie sieht es mit den Gesendeten Elementen aus? Dort findet sich oft ein Riesenvolumen an E-Mails. Es ist eine lästige Sache, von Zeit zu Zeit den Ordner mit den gesendeten Elementen durchzugehen und mindestes zwei Dritteldavon zu löschen. Etwa ein Drittel ist wichtig und muss archiviert werden. Ich behaupte: man weiß schon beim Schreiben in 90% der Fälle, ob diese Mail aufbewahrt werden muss, oder nicht. Warum teilt man das der E-Mail nicht gleicht mit? Das geht im Fenster der geöffneten E-Mail, auf dem Menüband OptionenGesendetes Element speichern unter

 

Hier können Sie den Zielordner wählen oder auch bestimmen, dass die ausgehende E-Mail gar nicht gespeichert werden soll: Nicht speichern.

Ich nutze diese Funktion, seit ich sie mit einem Rechtsklick und Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen auf die vorderste Ebene gebracht habe.

Die Funktion zwei rechts davon will ich auch vorstellen:

Direkte Antworten auf – Antwortpfad festlegen

Nicht von jeder E-Mail, die ich schreibe, interessieren mich auch die Antworten. Vielleicht bi ich ab morgen in Urlaub oder jemand anders kümmert sich um die Rückläufe. So z.B. in meiner Funktion als Elternbeirat: ich lade zum Stammtisch ein, die Antworten gehen aber zu meiner Kollegin.
„Niemand“ beachtet in einer E-Mail die Zeile: „Bitte senden Sie Ihre Antwort an xy“ – jeder klickt auf „Antworten“…
Sie können vor dem Versenden der E-Mail bestimmen, welche Adresse(n) verwendet wird, wenn jemand auf „Antworten“ klickt: Wählen Sie dazu „Direkte Antworen auf“ dann sehen Sie im folgenden Fenster die entsprechende Zeile. Tragen Sie dort zusätzlich zu Ihrer Adresse oder ausschließlich die Adresse der Person ein, die statt Ihrer die Antworten erhalten soll.


Daran ist nichts geheimnisvolles, der Absender sieht den anderen Namen im „An“-Fenster, so er denn hinschaut…

Signatur wechseln

hat man mehrere Signaturen hinterlegt, z.B. ein ausfühliche mit allen rechlichen Vorgaben und eine kurze für Antworten, kann man nacheinem Rechtsklick in die bestehende Signatur die andere auswählen.

Und zu guter Letzt: E-Mail absenden geht in jeder Outlook-Version mit ALT + S

Hinweis:

Gerade ist mein neuestes Werk: „Überleben in der Informationsflut“  erschienen- nicht nur aber auch mit Outlook-Tipps.

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Internet-Rechercheergebnisse in OneNote dokumentieren

„Recherchier‘ das mal und sag uns dann, was Du gefunden hast!“ So ein Auftrag ist Alltag. Ob es um die beste Reisemöglichkeit nach Mailand geht oder um Fachthemen – Internetrecherche und die Dokumentation derselben kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. OneNote hat auch für diese Aufgabe wieder mal ein Ass im Ärmel: der Andock-Modus.

Damit dokumentiert OneNote Ihre Rechercheergebnisse praktisch selbsttätig. Allein durch das Hin- und Herklicken zwischen Internet-Explorer-Fenster und OneNote entsteht die Verknüpfung zwischen Webseite und Notiz.

  • Öffnen Sie den Internet-Explorer
  • Wählen Sie in OneNote in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder im Menü
    Ansicht-An Desktop andocken

Abbildung 1: Schaltfläche für Andock-Modus
OneNote erscheint nun im rechten Drittel Ihres Bildschirms in reduzierter Form.

Im Andockmodus erstellt OneNote automatisch Verknüpfungen zwischen den besuchten Webseiten (oder der Dokumentposition) und Ihren Notizen. Allein durch das Wechseln zwischen Explorer und OneNote!

Das heißt, wenn Sie zu einer Website etwas notieren wollen, klicken Sie einfach in das OneNote-Fenster daneben und tippen los, es wird sofort verknüpft. Später können Sie aus der OneNote Seite heraus direkt die Website aufrufen.

Bei der Recherche eines Fluges beispielsweise ist zusätzlich zum Link die Dokumentation mit Screenshots anzuraten, da die Suchergebnisse nicht in der URL festgehalten sind.

Die Schritte:
Tastenkombination Windows + Shift + s (Windows 8) oder Windows + s (Windows 7)
Suchergebnis auf OneNote-Seite ablegen. Das Ergebnis sieht so aus:


Abbildung 3 Rechercheergebnis mit Link und per Screenshot gesichert

Links am Rand neben dem Screenshots erscheint ein Explorer-Icon, das per Klick direkt zu der entsprechenden Webseite führt.

Um den Andock-Modus zu beenden, Klicken Sie einfach nochmals auf die Schaltfläche An Desktop andocken.

Diese Funktion geht mit dem Internet-Explorer, Word und PowerPoint. In Word ist das super für Menschen, die sich zum Lernen oder Bewerten durch größere Word-Dokumente arbeiten müssen. Für PowerPoint kann man das nutzen, wenn mehrere Menschen gemeinsam eine Präsentation entwickeln. Als Verknüpfung im OneNote-Notizbuch wird genau die Position angelegt, die der Cursor zum Zeitpunkt der Notiz hatte.

Wolf hatte noch eine weitere gute Idee zur Anwendung dieser Funktion – hier das Zitat:

„Wenn ich eine Software auf meinem Rechner neu installiere oder ein neues Outlook-E-Mail-Konto anlege, will ich vielleicht die einzelnen Installationsschritte dokumentieren. Damit, falls ich mir einen neuen Rechner kaufe und ich dort die Software wieder auf den gleichen Stand bringen will, ich sofort meine Customizing-Parameter finde.“

Tatsächlich habe ich bisher in diesem Fall immer mit Windows + s Screenshots gemacht und diese in meinem OneNote Notizbuch „EDV“abgelegt.  Die Andock-Funktion wäre schneller in diesem Fall und ich sehe zu einem späteren Zeitpunkt die dann aktuelle Seite. Was ich genau getan habe, kann ich ja umstandslos dazu schreiben. Das ist in der Tat besser.

Ich freue mich über weitere Ideen und Beispiele in den Komentaren.

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Kanban im Outlook-Posteingang – ganz einfach gelöst

Kanban für E-Mails in Outlook ist ein Dauerbrenner bei den Suchanfragen.  Hier habe ich einen Vorschlag, wie Sie ganz einfach mit den Kategorien ein Kanban-Board im Posteingang realisieren können. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Kategorien bisher nicht für E-Mails verwenden. Einheitlich im Team implementiert ist die Überwachung des Postfachs eines Kollegen einfacher und wirksamer.
Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass die Kategorien – so nützlich ich diese auch finde – ganz selten verwendet werden. Wenn, dann für den Kalender, um die Termine farblich zu unterscheiden.

Gewünscht wird andererseits, auf einen Blick zu sehen, welche E-Mails noch zur Bearbeitung anstehen (Aufgabe), welche schon in Arbeit sind (Bearbeitung), welche warten ( damit kann ich jetzt nicht weitermachen, ich muss auf weitere Informationen warten) und welche zurückgestellt wurden (wird jetzt gar nicht bearbeitet, anderes ist dran).

Ziel ist, den Posteingang auf einfache Weise zu trennen in E-Mails, die noch gar nicht angesehen wurden und E-Mails, die schon einen Schritt weiter oder sogar schon erledigt sind.

Letztere gehören dann allerdings in die Ablage verschoben.

1. Schritt: Richten Sie sich die Kategorien mit den von Ihnen gewünschten Bearbeitungsstufen ein. Mein Vorschlag hier ist keineswegs bindend. Ich stelle einen Hashtag voran, dann stehen diese Kategorien in der Liste ganz oben und sind außerdem beisammen.

Abb. 1: Kategorien in Outlook anlegen

#Aufgabe ist bei mir die erste Stufe, das heißt, das ist die Kategorie, die ich einer E-Mail gebe, wenn ich denke, „da muss ich mich drum kümmern“. Deshalb habe ich #Aufgabe als Schnellklick definiert. Das heißt, diese Kategorie wird mit einem einfachen Linksklick in der Kategoriespalte zugewiesen. Hat die Aufgabe einen festen Termin, können Sie zusätzlich die Kennzeichnungsfähnchen am rechten Rand benutzen.

2. Schritt: Sortieren sie nun alle E-Mails nach Kategorie durch einen Klick auf den Spaltenkopf „Kategorie“. Mit einem zweiten Klick an derselben Stelle erreichen Sie, dass die kategorisierten E-Mails oben stehen, gefolgt von den nicht-kategorisierten. Dort kommen jetzt alle neuen E-Mails an.

3.Schritt: Wenn eine E-Mail mit der Kategorie #Aufgabe einen Schritt weitergeht, also in Bearbeitung ist, können Sie diese einfach per drag&drop in die nächste Kategoriegruppe verschieben. Dadurch wird automatisch die Kategorie gewechselt. Die Pfeilspur zeigt den Weg.

Abb. 2: Aufgaben (E-Mails) von einer Kategorie zur anderen verschieben

Für die bessere Übersicht können Sie ganz am linken Rand an den kleinen Dreiecken jede Kategorie-Gruppe minimieren oder erweitern.

4. Schritt: Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie in die Kategorie-Gruppe #erledigt verschoben. Am Abend, als letzte Aktion des Tages, gehen Sie diese Gruppe durch. Verschieben ins Archiv, was aufbewahrenswert ist und löschen, was nicht mehr wichtig ist. So haben Sie am Abend auch gleich noch einen Überblick, was heute fertig geworden ist.

Was das nützt: nachdem Sie eine E-Mail gelesen haben, erhält Sie gleich eine Kategorie oder wird gelöscht oder – falls nichts damit zu tun ist, abgelegt. So sind die unkategorisierten E-Mails in Ihrem Posteingang nur noch die ungelesenen.

Ganz besonders nützlich ist diese Sache, wenn Sie zu mehreren an einem Teampostfach arbeiten, dann sieht jeder gleich, was wie weit gediehen ist. Dann wären auch Prozessorientierte Kategorien wie z.B. „@Klaus zur Freigabe“ sinnvoll.
Andere Ansätze für Kategorien habe ich hier vor einiger Zeit vorgestellt (/1, 2/).

Wenn Sie das Postfach eines Kollegen von Ihrem Rechner aus überwachen, und aus einer dort gesicheteten E-Mail für sich eine Aufgabe generiren wollen, versuchen Sie doch meinen „Trick mit der Maus“ (/3/)
Jan hat vor einiger Zeit einen Vorschlag ein Kanban-Board für das Aufgabenmodul gepostet, den ich sehr gut finde (/4/).

Anmerkungen

/1/ Sigrid Hess: Kategorien in Outlook – für das Team nutzen, Teamworkblog, erschienen am 25. März 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/03/kategorien-in-outlook-fur-das-team.html
/2/ Sigrid Hess: Kategorien in Outlook klug vergeben, Teamworkblog, erschienen am 22. April 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/04/kategorien-in-outlook-klug-vergeben.html
/3/ Sigrid Hess: Outlook-Aufgaben – Der Trick mit der Maus, Teamworkblog, erschienen am 14. März 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/05/outlook-aufgaben-der-trick-mit-der-maus.html  
/4/ Jan Fischbach: Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook), Teamworkblog, erschienen am 12. März 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/03/ich-bin-ganz-oben-mit-kanban-und-outlook.html
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Effizienz-Booster: Die 4 x 1 Regel

„Wir suchen eine einfache Methode, um Zeitverschwendungen in den Griff zu bekommen!“ ist ein immer wieder genannter Wunsch in meinen Seminaren. Hier ist ein kleines Modell, das trotz aller Einfachheit viel Kraft entfaltet. Die 4 x 1 Regel ist griffig und eignet sich bestens, um das Miteinander im Team reibungsarm zu gestalten.

1 Seite – für Protokolle und Berichte

„Keep ist short and simple“ – Alles wirklich Wichtige kann auf einer Seite zusammengefasst werden! Nutzen Sie die 1-Seite Regel für alles, was Sie an Dokumentation zur Selbstverwaltung des Teams erzeugen. Wo die Dokumentation definitiv länger sein muss, investieren Sie als Ersteller die Zeit in eine kurze Zusammenfassung als „Service für Querleser“. Den Begriff habe ich bei Heiko Mell abgeschaut, der seit mindestens 20 Jahren in den VDI-Nachrichten /1/ eine sehr gute Karrierebaratung schreibt.

1 Stunde – für Besprechungen

Das möchte ich sogar mit einem „maximal“ ergänzen. Das gilt für interne Teammeetings. Wenn Sie einen Kunden treffen, sind die Vorzeichen natürlich andere. Jede Besprechung hat eine – einseitige! – Agenda und danach wird ein einseitiges Protokoll erstellt. Toll, wenn aus der Agenda auch gleich das Protokoll gemacht werden kann, weil beides auf derselben Dokumentvorlage aufbaut. /2/
Wenn Sie OneNote verwenden, nutzen Sie die Besprechungsdetails

und die Infos aus Echtzeitprotokolle mit OneNote.

1 Minute – für Sofort-Aufgaben

Was weniger als 1 Minute dauert, wird sofort erledigt! Dieser Tipp ist zwar nicht neu, aber das macht ihn nicht schlechter! Denn jedes Denken an eine Aufgabe bindet Aufmerksamkeit und lässt die gefühlte To-Do-Liste auf die Länge der Donau anwachsen. Schreiben Sie doch einmal drei Tage lang alle diese 1-Minuten-Aufgaben eines Tages als Stichwort auf und haken Sie dieses mit einem satten grünen Stift ab. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit zur Abwechslung auf Geleistetes statt auf zu Erledigendes und schauen Sie, ob das nicht neue Energien freisetzt. /3/

Ein weiterer Gedanke hierzu: Manche Aufgaben bleiben liegen, weil „ich da heute keine Zeit dazu habe“. Die Frage ist: Ist es realistisch, dass das Zeitproblem an einem anderen Tag kleiner ist? Wenn Ihre Atwort darauf „eher nicht…“ lautet, gibt es nur zwei Möglichkeiten: entweder sie kommunizieren gleich, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen können oder sie machen sie sofort. Das ist krass? Vielleicht, aber die Alternative dazu ist deine Aufgabenliste, die lang und länger wird.

1 Tag – Zeit lassen für wichtige Entscheidungen

Trotz allem: lassen Sie sich nicht hetzen, bei Dingen, die weitreichende Konsequenzen haben. Nicht umsonst „schläft man mal drüber“. Tun Sie das, bei allen Entscheidungen, deren Horizont über ein Jahr hinausgeht.

Anmerkungen

/1/ VDI Nachrichten; Wochenzeitung. Den „Service für Querleser“ gibt es nur in der Printversion. Herrn Mell kann man auch online lesen: http://www.vdi-nachrichten.com/Management-Karriere/Karriereberatung-Heiko-Mell
/2/ Hahner, Markus ; Wilke-Thissen, Elisabeth: Microsoft Word 2010 – das Ideenbuch für schlaue Vorlagen und Formulare. 1. A.. München: Microsoft Press, 2012.
/3/ Steiner, Verena: Energiekompetenz : produktiver denken, wirkungsvoller arbeiten, entspannter leben ; eine Anleitung für Vielbeschäftigte, für Kopfarbeit und Management. 9. Aufl.. München, Zürich: Pendo, 2005.

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Formulare und Checklisten in Word

„Früher war das kein Problem, aber seit der neuen Office-Version kann ich keine Formulare mehr machen!“ Das habe ich nun schon so oft gehört, dass ich – in meiner Reihe „Vorlagen für das Team“ das Thema aufgreifen möchte. Checklisten und Formulare sind gute, wichtige und praktische Werkzeuge der Prozesssteuerung. Es lohnt sich, diese so gut zu machen, dass sie gerne benutzt werden.

Über Inhaltliches hat Jan schon einen Artikel geschrieben. /1/ Hier geht es, wie angekündigt – um die pragmatisch-technische Durchführung.

Als Allererstes: Prüfen Sie bitte, ob Ihr Word das Register Entwicklertools aufweist. Das sollte weit rechts nach dem Register Ansicht kommen.
Ist dort nichts zu sehen, gehen Sie bitte auf: Datei-Optionen-Menüband anpassen. Dort sehen Sie in der rechten Leiste die Liste der Menübänder, dort aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen vor Entwicklertools. /2/Auf diesem Menüband sind sie, die Element für Formulare.

Hauptsächlich brauchen Sie:
a) Rich-Text Steuerelement (formatierter Text)
b) Kombinationsfeld (Auswahl aus Liste oder freie Eingabe
c) Dropdownlisten-Steuerelement (nur Auswahl aus einer Liste)
d) und Kontrollkästchenelement (zum Ankreuzen per Klick).

Sie stellen Ihren Cursor an die Stelle, an der das Element erscheinen soll und wählen mit einfachen Klick aus der Gruppe der Steuerelement das richtige aus.

Schalten Sie in den Entwurfsmodus und aktivieren Sie dann die Eigenschaften Ihres Feldes. So können Sie z.B. eine Standard-Vorgabe definieren oder auch den späteren Benutzern der Vorlage Anleitung geben.

Titel: Dieser Begriff steht später über dem Inhaltssteuerelement, jedoch nur wenn das Feld angeklickt ist.
Ist der Inhalt eingetragen und das Feld verlassen, unterscheidet sich der Inhalt der Formularfelder nicht vom Fließtext!
Tag: zusätzliche Möglichkeit eines erklärenden Wortes. Wird das nicht ausgefüllt, steht im Tag dasselbe wie im Titel.
„Klicken Sie um Text einzugeben“ oder „Wählen Sie ein Element aus“ das ist der grau geschriebene Platzhalter-Text. Im Entwurfsmodus kann er geändert werden. Das ist zu empfehlen, weil es das Ausfüllen einfacher macht.

Als „Zuhause“ für die Elemente nehme ich meist eine Tabelle.

Das kleine Beispiel hier ist ein einfaches: in einer Marktkette müssen abends eventuelle Abweichungen in der Kasse festgehalten werden. Damit keine wichtige Info vergessen wird, gibt es ein kleines Formular (bitte nicht inhaltlich bewerten, ich habe von dem Prozess selbst keine Ahnung), das ausgefüllt so aussieht:

Sowohl der Name des Filialleiters als auch die Niederlassung sollen in Auswahllisten zur Verfügung stehen. Beim Namen sollen freie Eingaben möglich sein (Kombinationsfeld wählen), beim Standort der Filiale nicht (Dropdownlisten-Steuerelement wählen).
Im Entwurfsmodus sieht das so aus:

Das Formular so, wenn es zum Ausfüllen bereit ist:

Diese Formularfelder funktionieren – im Gegensatz zu ihren Vorgängern unter Word 2003 – auch in ungeschützten Dokumenten! Wollen Sie einen Dokumentschutz anwenden, öffnen Sie den entsprechenden Aufgabenbereich.

Im Abschnitt 2 finden Sie die Bearbeitungseinschränkungen:

Wenn Sie Ausfüllen von Formularen wählen, können die Benutzer per TAB-Taste von einem Feld zum nächsten springen und so schnell ihre Eingaben machen. Dann ist auch der Rest des Dokumentes geschützt, d.h. der Bearbeiter kommt nur in die Formularfelder, sonst kann nichts angeklickt werden.

Sie können einen Kennwortschutz vergeben, müssen aber nicht. Wenn Sie kein Kennwort vergeben, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.

Anmerkungen & Literatur

/1/ Jan Fischbach: Blogbeitrag vom 18.02.2013, „Eine Checkliste ist weder Plan noch Fragebogen

/2/ Microsoft Office Seite, die das Ganze detaillierter erklärt
/3/ Immer gut ist Pia Borks Office-Lexikon, hier passt dieser Artikel zur Optimierung der Team-Zusammenarbeit mit Word: „Word – Schnellbausteine für ein Team“

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Chaotisches Lager für Aufgaben und anderes auf Papier

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten.

Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Aller Technik zum Trotz: vom papierlosen Büro sind wir (meist) noch ein ganzes Stück entfernt. Aufgaben und Terminsachen auf Papier wollen angemessen verstaut werden, sollen Sie keine „grauen Stapel“ auf der Fensterbank bilden – die Teamkollegen gern zur Verzweiflung treiben. Hier kommt eine einfache, pragmatische Lösung für geringere Papiervolumen, die ich zum ersten Mal bei Jürgen Kurz gesehen habe:

Ein Pultordner ist so eine meist schwarze Mappe mit Registern an der Seite, gerne von A – Z oder von 1 – 31. Diese finden sich auf vielen Schreibtischen und sind leider oft ein Hort der Unübersichtlichkeit. Warum eigentlich?

Ein Pultordner mit Register 1 – 31 dient der Wiedervorlage an einem bestimmten Tag. Das funktioniert prima, wenn eine Voraussetzung eingehalten wird: es liegen nur Papiere darin, die an diesem Tag und an keinem anderen benötigt werden.

Die Realität sieht leider oft anders aus:

  • es wandern Unterlagen hinein, die von Teammitgliedern verzweifelt an einem anderen Ort gesucht werden
  • es liegen Aufgaben darin, die – vielleicht – an diesem Tag erledigt werden. Vielleicht auch nicht, dann legt man das Papier eben in den nächsten Tag – und hat es damit 6-mal angefasst, ehe man es tatsächlich bearbeitet.
  • am 16. ruft Schröder an, dessen Unterlage liegt im 23. oder im 28.? Wer kann das so genau wissen?

Grundsätzlich sind die Pultordner o.k. für geringes Volumen an Papier. Aber halten Sie bitte Terminunterlagen von Aufgaben getrennt! Packen Sie diese nicht in denselben Ordner.

Einen vorhandenen Pultordner mit 1 – 31 können Sie leicht in eine übersichtliche Ablage von Aufgabendokumenten verwandeln. Dazu brauchen Sie das angehängte Dokument und farbige Haftnotizen (Pagemarker).

Lösen Sie sich von dem Gedanken, dass die Zahlen Tage sind. Es sind jetzt einfach Ordnungsnummern. Was immer Sie in der Mappe ablegen wollen, wird einfach in ein leeres Fach gelegt. Schreiben Sie auf einen Pagemarker ein Stichwort, und kleben Sie ihn auf das entsprechende Kästchen des Inhaltsverzeichnisses. Noch besser wird es, wenn die Farben der Marker auch eine Bedeutung haben. Rot für „Dringend“, grün für „Besprechen“, gelb für „Wartet“ – beispielsweise.

Nehmen Sie das Dokument heraus, entsorgen Sie den Marker.

So haben Sie jederzeit eine aussagekräftige Inhaltsangabe Ihrer Aufgaben-Ablage. Ihre Teamkollegen werden es im Vertretungsfall sehr zu schätzen wissen!
Frohes Schaffen!
Sigrid Hess


Jürgen Kurz:
http://www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/

Pultordner:
http://www.memo.de/Bueroartikel/Buero-Organisation/Ordnungshelfer/Pultordner.memo?groupId=3316&page=group.jsp

Pagemarker:
http://www.memo.de/Bueroartikel/Rund-um-den-Schreibtisch/Haftnotizen/memo-notes-Haftnotizen/memo-notes-Pagemarker-4x25x75mm.memo?groupId=13985&page=group.jsp

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Kaizen-Freitag im Team: Mit der Winston-Technik den „grauen Stapeln“ zu Leibe rücken.

Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch – so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken.

Unlängst war ich in einem Büro zur Büroorganisationsberatung eingeladen. Dort zeigte sich auf einem Schreibtisch – etwa 150 x 90 cm groß – eine zwei-Finger-dicke Schicht an Papieren, gleichmäßig verteilt. „Da drin ist die Steuerkarte, die ich heute Nachmittag dringend brauche!“ sagte die Besitzerin des Schreibtisches.

Wir benutzten die Winston-Technik /1/: Dazu richten Sie auf einem Extra-Tisch oder auf dem Fußboden 4 Rechtecke ein (siehe Abb. 1).


Abb. 1: Bedeutung der 4 Aufräumfelder

Auf das erste Rechteck (Wegwerfen) kommt ein Papierkorb oder besser ein Karton vom Kopierpapier für das Altpapier, ggf. ein Aktenvernichter.

Auf das zweite Rechteck (Weiterleiten) kommt Ihr Ausgangskorb, der ist für Dinge, die bei Ihnen gar nicht gebraucht werden, wohl aber bei jemand anders.

Auf das dritte Rechteck (Wichtig) kommt Ihr Eingangskorb, der ist für Dinge die

  • a) zu erledigen sind,
  • b) von Ihnen selbst gemacht werden müssen und
  • c) nicht in das vierte Rechteck (Wunder) passen.Wunder?

Wunder! Viele Dinge sind mit wenigen Handgriffen erledigt: das Protokoll: lochen ablegen. Anmeldung zur Tagung: ausfüllen faxen. Auftragsbestätigung: handschriftlich ergänzen, faxen. Rückfrage wegen Stornobedingungen: anrufen. Alle Aufgaben, die weniger als 3 Minuten dauern, werden sofort jetzt und gleich erledigt.

Arbeiten Sie sich konsequent im Uhrzeigersinn durch das Schreibtischchaos bis kein einziges(!) Blatt Papier mehr draufliegt. Lassen Sie sich nicht ablenken, geben Sie nicht auf.

Für das Team ist dieses Vorgehen toll, wenn man es gemeinsam macht – nach dem Motto: „Unser Büro soll schöner werden!“

Planen Sie dazu vielleicht einen halben Freitag ein, an dem Sie eine Winston-Aktion starten. Wenn alle gleichzeitig arbeiten, gibt das tolle Syergien und macht riesig Spaß! Probieren Sie es aus.

Übrigens ist die Winston-Technik ein Baustein von „Büro-Kaizen“ – dort gehört sie zur 5-S-Aktion (/2/): Sortieren.

Frohes Schaffen wünscht Sigrid Hess

Anmerkungen:

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Zuviel + 1 // Was tun, wenn die To-Do-Liste überquillt

Erinnern Sie sich an diese schwarz-ledernen Timer, meist im DIN A5 Format mit den Kalendarien, Adresslisten und To-do-Listen? Damals war die Lehrmeinung, dass alle am Abend übrigen Punkte der To-Do-Liste auf den nächsten Tag übertragen werden, um so den kommenden Tag zu planen. Ich kenne niemanden der das (noch) tut. Denn bis die Tinte trocken ist, haben sich Aufgaben und Prioritäten schon wieder verändert.

Das Ziel, das mit den Werkzeugen der 80er erreicht werden sollte, liegt längst hinter uns. Die Arbeitstage sind vollgepackt mit Terminen und Dringlichkeiten. Zu viele Termine, und dann noch einen dazu, den man „eben mal dazwischen schiebt“.

Bill Jensen schreibt in seinem Buch „Radikal vereinfachen“ /1/: „Einmal begonnen, folgt auch die Arbeit dem Weg des geringsten Widerstandes“. Das heißt, wer nicht sorgfältig aufpasst, auf dessen Tisch landen zähe, unliebsame, unklare oder undankbare Aufgaben. Man will ja nicht unkollegial sein.

Es gibt genau 3 Möglichkeiten, auf eine Aufgabenanfrage zu reagieren: „Ja“, „Nein“ oder Verhandeln.

Sagen Sie „Ja“, wenn Ihre To-Do-Liste schon am Bersten ist, heißt das in der Konsequenz, dass Sie entweder Überstunden machen werden, andere Dinge nicht bearbeiten oder schneller bzw. oberflächlicher arbeiten. Praktisch jede dieser Möglichkeiten kann zum Bumerang werden.

Verhandeln – wagen Sie es! Ein „sofort“ kann sich auf Nachfrage ohne weiteres als ein „ja, Donnerstag ist o.k.“ entpuppen.

Ist eine Aufgabe unklar, machen Sie eine grobe Skizze und sprechen Sie diese kurz mit dem Auftraggeber durch. Dieser kann den Auftrag oft klarer formulieren, wenn ein erstes Teilergebnis sichtbar ist.

Wie sagt man „Nein“?

Mein Lieblingssatz, um Kollegen, die viel lieber Arbeit weitergeben als abnehmen auszubremsen: „Sei so gut und kläre eben mit der Teamleitung, dass meine Teilaufgabe, an der ich gerade arbeite warten kann, während ich dich unterstütze. Wenn grünes Licht kommt, helfe ich dir sofort!“

Vielleicht ist so eine Umschreibung auch nicht nötig; „Nein“ ist ein ganzer Satz.

 

/1/ Jensen, Bill: Radikal vereinfachen. 1. Aufl.. Frankfurt, New York: Campus-Verl., 2004.

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