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Schnelle Übersicht für Excel-Tapeten: die Benutzerdefinierte Ansicht

Vor einigen Wochen habe ich ein Team – das an verschiedenen Standorten sitzt – beraten. Ziel war, bestimmte Aktivitäten in einer gemeinsamen Datei zu erfassen, um die Transparenz und Vertretbarkeit sicherzustellen. Da ich bei solchen Themen keine Ruhe gebe, bis der Plan auf die ganz praktische, ausführende Ebene heruntergebrochen ist, landeten wir einmal mehr bei der Konzeption einer „Excel-Tapete“.
„Oh nein, das wird ja komplett unüberschaubar, wenn wir alles da hineinpacken, da scrollen wir uns ja zu Tode – von der Übersichtlichkeit ganz zu schweigen!“ Hörte ich als Vorbehalt. Meine Antwort: „Da arbeiten wir natürlich mit Benutzerdefinierten Ansichten.“ Die Bedenkenträger: „???“

Ein schönes Beispiel dafür hat Wolf vor ziemlich genau zwei Jahren hier veröffentlicht: ein selbstorganisiertes Team mit seiner Vorgangsliste /1/.

Dort ist die Rede von diversen Filtern, die auf die große Gesamtliste gesetzt werden, um bestimmte Informationen zusammenzustellen. Da genau die gleichen Filter mit einer gewissen Regelmäßigkeit gebraucht werden, empfiehlt es sich sehr, Benutzerdefinierte Ansichten einzurichten.

Die Benutzerdefinierte Ansicht „merkt“ sich Filter- und Sortiereinstellungen, ausgeblendete Spalten und Zeilen sowie – wenn man möchte – Druckeinstellungen. Die vordefinierte Ansicht kann dann mit zwei Klicks aktiviert werden. Es ist technisch sehr simpel – man muss nur wissen, dass es die Funktion gibt.

Das Vorgehen:

  • Speichern Sie die Basistabelle – alle Zellen sind sichtbar – als Ansicht mit dem Namen „alles“
  • Ansicht – Benutzerdefinierte Ansicht – Hinzufügen

  • Namen vergeben und bestätigen
  • Richten Sie Ihre Tabelle nun so her, wie Sie es benötigen und prüfen Sie ggf. auch die Druckeinstellungen.
  • Speichern Sie auch diese Ansicht auf demselben Weg wie oben gezeigt.
  • Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für jede Ansicht.
  • Die verschiedenen Ansichten erscheinen im oben gezeigten Fenster und werden mit der Schaltfläche Anzeigen aktiviert.

Nun können Sie jeweils mit wenigen Klicks die Tabelle den jeweiligen Erfordernissen anpassen. Die Einstellung „alles“ erspart Ihnen, die gesetzten Filter etc. jedes Mal wieder händisch rückgängig zu machen.

So erstellt sich Stephanie beispielsweise eine Ansicht, mit einer Filterung nach ihrem Namen und Status: „nicht erledigt“. Außerdem blendet Sie die Spalten, die für sie nicht relevant sind, aus.
Sie erhält mit zwei Klicks aus einer sehr großen Liste das Exzerpt mit den für sie selbst wichitgen Infos.

Gelegentlich vertritt sie Paul. Nun erstellt sie sich eine weitere Ansicht, die vielleicht „VertretungPaul“ heißt. Hierfür benutzt sie zunächst die Ansicht „Stephanie“ und ergänzt diese um das Filterkriterium „Paul“ sowie noch zwei Spalten, die für Pauls Arbeit von Bedeutung sind.

Nun kann sie – wenn sie sich einen Überblick über ihre eigenen und Pauls Aktvitäten verschaffen will, einfach diese Ansicht verwenden.

Tipp: Es empfiehlt sich, die Schaltfläche Benutzerdefinierte Ansichten zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzuzufügen. Das tun Sie, indem Sie die Schaltfläche mit der rechten Maustaste anklicken und den ersten Eintrag im Kontextmenü wählen.

Anmerkung:
/1/ Wolf Steinbrecher am 13. Oktober 2014: Touchpoint-Unternehmen
http://www.teamworkblog.de/2014/10/touchpoint-unternehmen-welche-business.html
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Word: Sicherheit für große Dokumente, Kommentare und Dokumentvergleich

Im letzten Artikel habe ich die Überarbeitungsfunktion vorgestellt. Manche Menschen sind misstrauischer als andere. Gegenüber ihrer Mitmenschen oder auch gegenüber der Technik – dieses Misstrauen ist manchmal auch angebracht. Hier stelle ich Ihnen Funktionen vor, wie Sie Ihr Dokument schützen und nach getaner Arbeit auch von allen internen Informationen befreien können. Außerdem zeige ich Ihnen noch zwei sehr nützliche Funktionen: den Dokumentvergleich und die Kommentare.
Wenn ein in Word erstelltes Dokument aus dem Haus gegeben werden soll, ist es sehr wichtig, Hintergrundinformationen und Entstehungsgeschichte – wie in den Änderungen und Kommentaren ersichtlich – wirkungsvoll zu tilgen. Nicht immer ist das Umwandeln in ein PDF-Dokument die Lösung. Word hat ein eigenes Sicherheitssystem, um das Dokument zu »putzen«.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Kopie des Dokuments, wenn Sie für Ihre interne Dokumentation die Entstehungsgeschichte erhalten wollen.

Schritt 2: Klicken Sie auf DATEI und wählen Sie in der Backstage-Ansicht die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen und Dokument prüfen.

Schritt 3: Word wird Sie auffordern, Ihr Dokument vor der Prüfung zu speichern, bestätigen Sie mit Ja.

Schritt 4: In der nun erscheinenden Liste sind standardmäßig alle Einträge aktiviert. In der Regel können Sie dies belassen. In unserem Beispiel geht es um die oberen beiden Einträge.
Schritt 5: Wählen Sie die zu entfernenden Elemente aus.

Sie erhalten nun eine genaue Liste der gefundenen Ergebnisse. Mit den Schaltflächen rechts können Sie die zu entfernenden Elemente wählen. Word speichert das Dokument danach automatisch.

Schritt 6: Starten Sie die Überprüfung mit Klick auf die Schaltfläche Prüfen.

Bearbeitung einschränken – Dokumentschutz anwenden

Wenn Sie Word-Dokumente gemeinsam bearbeiten, kann es sinnvoll sein, die Bearbeitungsmöglichkeiten einzuschränken. Die entsprechende Schaltfläche Bearbeitung einschränken oder Dokumentschutz anwenden finden Sie auf den Menübändern ÜBERPRÜFEN und auch auf ENTWICKLERTOOLS.

Es öffnet sich der Aufgabenbereich rechts, der Ihnen unter Nr. 2 die entsprechenden Einstellungen anbietet. Aktiv wird das Dropdown-Menü durch Aktivieren des Kontrollkästchens Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen.

(1) Keine Änderungen – nur Lesen ist möglich.
(2) Ausfüllen von Formularen– lediglich die Formularfelder/Steuerelemente sind zur Bearbeitung frei.
(3) Kommentare – das Dokument selbst ist geschützt, als einziges ist die Kommentarfunktion aktiv.
(4) Überarbeitungen – Das Dokument kann bearbeitet werden, allerdings nur im Modus Änderungen nachverfolgen.
Schließen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden unter Nr. 3 ab. Sie können ein Kennwort eingeben, müssen aber nicht. Wenn Sie die Felder einfach leer lassen, wird beim Aufheben der Bearbeitungseinschränkung kein Kennwort abgefragt.

Praxistipp zum Umgang mit Kennwörtern zum Dokumentschutz:

Der Verzicht auf ein Kennwort ist m.E. das praktischste Vorgehen im Firmenalltag. Der Schutz soll ja gegen versehentliche Aktionen sein. Niemand hebt versehentlich einen Dokumentschutz auf. Mit oder ohne Kennwort. Nur wenn die berechtigte Befürchtung im Raum steht, dass mutwillig an Dokumenten manipuliert werden könnte, rate ich zum Kennwortschutz. Viel öfter als dies hat man nämlich das Problem, dass niemand mehr da ist, der das Kennwort weiß. Wer bis zu dieser Funktion findet, weiß in aller Regel genau, was er tut.

Schutz aufheben

Genau an derselben Stelle wie das Aktivieren des Schutzes findet auch das Deaktivieren statt. Ist das Dokument geschützt, finden Sie im Aufgabenbereich Bearbeitung einschränken die Schaltfläche Schutz aufheben.

Kommentare

Kommentare brauche ich in der Zusammenarbeit – beim Sprechen über ein Dokument. Gelegentlich z.B. schickt mir jemand eine Bachelor- oder Master-Thesis zum Gegenlesen. Dann habe ich gelegentlich Anmerkungen wie: „Der Satz passt nicht“ oder „aus diesem langen Satz besser drei kurze machen“. Anmerkungen dieser Art, die unter keinen Umständen im Text stehen sollen, passen gut in die Kommentare. Sie sind leicht zu verwenden, und man kann direkt kommentierte Textstellen anspringen.

Sie finden die Schaltflächen dafür ebenfalls auf dem Menüband ÜBERPRÜFEN:

(1) Klicken Sie hier, um einen neuen Kommentar zu erstellen. Er erscheint – versehen mit Ihrer Benutzeridentität, Datum und Uhrzeit – am rechten Rand des Dokumentes.
(2) Sollen die Kommentare gelöscht werden, können Sie mit der Schaltfläche Löschen wählen, ob Sie nur einen Kommentar oder alle Kommentare im Dokument löschen wollen.
(3) Mit diesen beiden Schaltflächen wechseln Sie zum nächsten oder vorherigen Kommentar.

Dokumente vergleichen

Diese Funktion ist sehr nützlich, entweder beim Bereinigen der gespeicherten Dokumente („Unterscheiden sich diese beiden Dateien? Wenn ja wo?“) oder wenn man eigentlich mit der Überarbeiten-Funktion arbeiten wollte, aber leider vergessen hat, diese zu aktivieren.

Auf dem Menüband ÜBERPRÜFEN finden Sie die Schaltfläche Vergleichen. Sie werden aufgefordert, das Origialdokument und das überarbeitete Dokument auszuwählen. Nach der Bestätigung mit OK „explodiert“ der Bildschirm: Sie erhalten vier Fenster: die beiden Dokumente im Ursprungszustand, das Vergleichsergebnis – in diesem sind die Unterschiede genauso gekennzeichnet wie bei nachverfolgten Änderungen – sowie eine Liste aller gefundenen Differenzen. Mein Vorgehen: ich schließe alle Fenster außer dem Vergleichsergebnis. Dort prüfe ich die Unterschiede. Diese Datei ist noch eine Arbeitsdatei und so zunächst nicht gespeichert, sie heißt z.B. Vergleichsergebnis 1. In den meisten Fällen speichere ich sie auch nicht, sondern verwerfe nach der Prüfung entweder das Originaldokument oder das überarbeitete Dokument.
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Anmerkungen:

/1/ Sigrid Hess: Teamarbeit an großen Word-Dokumenten, erschienen am 9. November 2015, http://www.teamworkblog.de/2015/11/teamarbeit-groen-word-dokumenten.html

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