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Kategorien in Outlook – für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Die schlechte Nachricht gleich vorweg: Sie können nicht für das ganze Team serverseits Kategorien definieren. Die Kategorienamen und Farben sind direkt im Postfach des Benutzers abgelegt. Was aber geht und sinnvoll ist, sind gemeinsam definierte und kommunizierte Kategorienamen. Das ist ein mächtiges Werkzeug – nicht nur für die Suche.

Seit Outlook 2007 sind die Kategorien in allen Modulen dieselben. Dadurch ist das ein sehr schlagkräftiges Instrument geworden. Es gibt 25 Farben, die auch mehrfach belegt werden können. Das Thema hat zwei Seiten, zum Einen das technische Know-How zu den Kategorien (wie geht das?), und zum anderen das organisatorische (wie finde ich kluge Kategorien, wann nutze ich sie).
Hier stelle ich Ihnen zuerst die technische Seite vor: Öffnen Sie das Menü bei „Kategorisieren“ und wählen Sie „Alle Kategorien“.


Im sich dann öffnenden Fenster können Sie die Kategorien nach Ihren Wünschen festlegen.

Benennen Sie die vorgeschlagenen Kategorien um und fügen Sie über die Schaltfläche „Neu“ neue hinzu.
Die Kategorienamen werden alphabetisch geordnet angezeigt. Wenn Sie Gruppen bilden möchten, oder bestimmte Kategorien oben stehen sollen, hilft ein führendes Sonderzeichen.

Was passiert nun, wenn ich in meinem Postfach ein Objekt kategorisiere und sende es dann an den Teamkollegen? Die Kategorienamen bleiben stehen, die Farben jedoch verschwinden – bzw. es werden die Farben benutzt, die am betreffenden Postfach für diesen Kategorienamen hinterlegt sind. Wenn im Empfängerpostfach dieselbe Kategorie mit derselben Farbe angelegt ist, wird die Kategorie auch so angezeigt. Ist die Kategorie nicht vorhanden, oder hat sie eine andere Farbe, steht der Kategoriename in einem weißen Feld.

Leider können Kategorien nicht zentral definiert und in die Postfächer eingespielt werden. Das muss (noch) jeder Nutzer selbst anlegen.

Verständigen Sie sich im Team auf einheitliche Kategorien.

Den Hauptnutzen von Kategorien sehe ich in erweiterten Möglichkeiten zum Ordnen und Suchen. Ich habe Kategorien für Kundengruppen und Kategorien für Aktionen (letztere mit führender Raute). Suche ich nun Informationen zu bestimmten Kunden, klicke ich auf das Suchfeld (das mit der Lupe, gleich über den Eingangsmails) und wähle im nun erscheinenden Menüband bei den Kategorien die gesuchte aus. Nun noch einen Klick auf „alle Outlook-Elemente“ und schon habe ich alle Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben dieser Kategorie.

Buchtipp:

Perfekt im Office, Redline Verlag München, 2012
Buch bei amazon

Ergänzung:
Weitergedacht habe ich dieses Thema hier:
http://www.teamworkblog.de/2015/01/kanban-im-outlook-posteingang-ganz.html
Dieses Vorgehen bewährt sich ganz besonders in gemeinsam genutzten Postfächern.

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Wie Synonyme uns das Leben schwer machen – Über Kategorien und Co. bei Microsoft Office

„Warum schaffe ich es im Internet in einer riesigen Datenmenge das Richtige zu finden, und in unserem Teamlaufwerk gelingt das nicht?“ Nun ja, vielleicht haben Sie im Team noch nie über Metadaten gesprochen! 

Sie heißen Kategorien, Schlüsselwörter, Tags, Markierungen, oder Stichwörter. Gemeint sind beschreibende Begriffe, die das Zuordnen und Finden von Dokumenten aller Art verbessern sollen. Die Standard-Bürosoftware bietet zwar in mancherlei Form die Möglichkeit des Erfassens solcher Beschreibungen, sieht sich aber überfordert in der Aufgabe, dies einheitlich zu benennen.

In der vergangenen Woche war während eines Seminares das „Taggen“ oder Kategorisieren von elektronischen Dokumenten Thema. Dabei wurde ganz klar, dass die Firma Microsoft den Tipp mit dem Ablagewortschatz (/1/) offenbar nicht kennt. Ich stelle hier eine kleine Liste vor – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – wo sich in den Standard-Büroanwendungen die Möglichkeiten zum Erfassen von Metadaten finden und wie sie jeweils heißen.

Outlook, Menüband „Start“

Kategorien: Das bis 2003 in Outlook herrschende Begriffe-Chaos (Kategorie versus Kalenderfarben) ist seit der Outlook-Version 2007 beseitigt: es gibt nur noch eine Kategorienliste mit 25 zuordenbaren Farben. In allen Outlook-Bereichen werden dieselben Kategorien verwendet.

OneNote 2010, Menüband „Start“

Kategorien: Es wäre so schön gewesen, wenn OneNote, das eng mit Outlook zusammenarbeitet, die Kategorien genauso anwenden würde wie Outlook. Aber das wäre zu einfach: der Begriff Kategorien wird seit OneNote 2010 für etwas ganz anderes verwendet; nämlich für das, was in OneNote 2007 „Tags“ hieß. An sich gut gemacht, sehr funktional, nur sollte es nicht Kategorien heißen. (/2/)

Word, Excel, PowerPoint im Detailbereich im Fenster „speichern unter…“

Markierung (siehe Abb. 1, gelber Rahmen): sieht neu aus und funktioniert gut. Beim Anklicken erscheint eine Vorschlagsliste, die sich um bereits eingegebene Begriffe erweitert. Einträge in den Markierungen werden sehr gut über die Desktopsuche gefunden!

Irritierend ist allerdings, dass sich diese Einträge in den Dateieigenschaften als „Kategorien“ wiederfinden und in den Erweiterten Dateieigenschaften (einen Klick weiter, im Register „Zusammenfassung“) im Feld „Stichwörter“ stehen. Ist noch kein Begriff erfasst steht dort – um die Verwirrung komplett zu machen: „Tag erfassen“. Im Bild sind die genannten Felder rot eingerahmt.

In den Erweiterten Dokumenteigenschaften existiert noch ein Feld „Kategorie“, das ist aber nicht dasselbe. Wo die hier erfassten Inhalte wieder erscheinen habe ich noch nicht herausgefunden.

Zusammengefasst: Markierung, Tag, Stichwort Kategorie – Die Office Programme verwenden diese vier Begriffe leider für ein und dasselbe. Unglücklicherweise kann „Kategorie“ noch drei weitere Dinge meinen …


Abb. 1: Word, Excel, PowerPoint Datei – Eigenschafen sowie bei  „speichern unter …“

Wundert sich jetzt noch jemand über die Fragezeichen in den Pupillen meiner Zuhörer?
Dennoch ist diese Situation aus dem echten Leben gegriffen. Genauso erlebe ich bei Organisationsberatungen eine „babylonische Sprachverwirrung“ innerhalb eines Unternehmens. Klären Sie die Begrifflichkeiten Ihrer Themen und halten Sie Vorzugsbegriffe und Synonyme schriftlich fest.

Meine Empfehlung: Erstellen Sie für Ihr Team eine Liste von Kategorien, die Ihnen die Suche quer zu Ihrer Ablagestruktur erleichtert. Nutzen Sie diese Begriffe konsequent für die Kategorien in Outlook und in den Markierungen der Office-Dokumente beim Speichern. Nutzen Sie das Feld Titel zusätzlich dann, wenn der Titel nicht aus dem Dateinamen hervorgeht. Ignorieren Sie alles andere.

Anmerkungen:

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Hilfe! Kollege hat frei und ich finde nichts!

Das „ganz normale“ Vorgehen, wenn man etwas ablegen will ist: ich nehme ein Stichwort und schreibe es auf den Ordner. Das klappt ganz gut, wenn einer für sich alleine arbeitet, birgt aber Risiken und Nebenwirkungen, wenn mehrere Menschen auf dieselbe Ablage zugreifen. Übrigens ist es ganz unerheblich, ob es sich dabei um die Ablage von Dateien oder Papieren handelt.

Heißt es bei uns ‚Pkw‘ oder ‚Auto‘ oder ‚Kraftfahrzeug‘? Diese Frage muss sich unbedingt schnell, sicher und unkompliziert beantworten lassen. Denn sonst sind lange Suchzeiten und Doppelablagen vorprogrammiert.
Abhilfe bringt schon eine kleine Tabelle, in welcher die Begriffe, unter denen man ablegt, erfasst werden.
Ein solcher Ablagewortschatz erfasst alle relevanten Begriffe und auch – ganz besonders – die nicht verwendeten Wörter Das sollte in der Hand einer Person liegen, die allein Schreibrechte in der Datei hat. Alle anderen haben Leserecht und -pflicht.

Zur Umsetzung hat sich eine ganz schlichte Word- oder Excel-Tabelle bewährt. Mit der Suchfunktion lassen sich ganz einfach Stichworte auffinden und Doppelungen vermeiden. Wichtig ist die Spalte „Synonyme“: dort hinein kommen die Stichworte, die das gleiche meinen könnten, aber nicht benutzt werden.

Hier ist ein Beispiel: Werden etwa Unterlagen zur Reparatur gesucht, genügt es, den Begriff in die Suche der Datei einzugeben: Sofort sieht man, dass sich das Thema unter dem Stichwort „Werkstatt“ findet.


Abb. 1: Begriffe für die Team-Ablage klären

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