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Internet-Rechercheergebnisse in OneNote dokumentieren

„Recherchier‘ das mal und sag uns dann, was Du gefunden hast!“ So ein Auftrag ist Alltag. Ob es um die beste Reisemöglichkeit nach Mailand geht oder um Fachthemen – Internetrecherche und die Dokumentation derselben kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. OneNote hat auch für diese Aufgabe wieder mal ein Ass im Ärmel: der Andock-Modus.

Damit dokumentiert OneNote Ihre Rechercheergebnisse praktisch selbsttätig. Allein durch das Hin- und Herklicken zwischen Internet-Explorer-Fenster und OneNote entsteht die Verknüpfung zwischen Webseite und Notiz.

  • Öffnen Sie den Internet-Explorer
  • Wählen Sie in OneNote in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder im Menü
    Ansicht-An Desktop andocken

Abbildung 1: Schaltfläche für Andock-Modus
OneNote erscheint nun im rechten Drittel Ihres Bildschirms in reduzierter Form.

Im Andockmodus erstellt OneNote automatisch Verknüpfungen zwischen den besuchten Webseiten (oder der Dokumentposition) und Ihren Notizen. Allein durch das Wechseln zwischen Explorer und OneNote!

Das heißt, wenn Sie zu einer Website etwas notieren wollen, klicken Sie einfach in das OneNote-Fenster daneben und tippen los, es wird sofort verknüpft. Später können Sie aus der OneNote Seite heraus direkt die Website aufrufen.

Bei der Recherche eines Fluges beispielsweise ist zusätzlich zum Link die Dokumentation mit Screenshots anzuraten, da die Suchergebnisse nicht in der URL festgehalten sind.

Die Schritte:
Tastenkombination Windows + Shift + s (Windows 8) oder Windows + s (Windows 7)
Suchergebnis auf OneNote-Seite ablegen. Das Ergebnis sieht so aus:


Abbildung 3 Rechercheergebnis mit Link und per Screenshot gesichert

Links am Rand neben dem Screenshots erscheint ein Explorer-Icon, das per Klick direkt zu der entsprechenden Webseite führt.

Um den Andock-Modus zu beenden, Klicken Sie einfach nochmals auf die Schaltfläche An Desktop andocken.

Diese Funktion geht mit dem Internet-Explorer, Word und PowerPoint. In Word ist das super für Menschen, die sich zum Lernen oder Bewerten durch größere Word-Dokumente arbeiten müssen. Für PowerPoint kann man das nutzen, wenn mehrere Menschen gemeinsam eine Präsentation entwickeln. Als Verknüpfung im OneNote-Notizbuch wird genau die Position angelegt, die der Cursor zum Zeitpunkt der Notiz hatte.

Wolf hatte noch eine weitere gute Idee zur Anwendung dieser Funktion – hier das Zitat:

„Wenn ich eine Software auf meinem Rechner neu installiere oder ein neues Outlook-E-Mail-Konto anlege, will ich vielleicht die einzelnen Installationsschritte dokumentieren. Damit, falls ich mir einen neuen Rechner kaufe und ich dort die Software wieder auf den gleichen Stand bringen will, ich sofort meine Customizing-Parameter finde.“

Tatsächlich habe ich bisher in diesem Fall immer mit Windows + s Screenshots gemacht und diese in meinem OneNote Notizbuch „EDV“abgelegt.  Die Andock-Funktion wäre schneller in diesem Fall und ich sehe zu einem späteren Zeitpunkt die dann aktuelle Seite. Was ich genau getan habe, kann ich ja umstandslos dazu schreiben. Das ist in der Tat besser.

Ich freue mich über weitere Ideen und Beispiele in den Komentaren.

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Effizienz-Booster: Die 4 x 1 Regel

„Wir suchen eine einfache Methode, um Zeitverschwendungen in den Griff zu bekommen!“ ist ein immer wieder genannter Wunsch in meinen Seminaren. Hier ist ein kleines Modell, das trotz aller Einfachheit viel Kraft entfaltet. Die 4 x 1 Regel ist griffig und eignet sich bestens, um das Miteinander im Team reibungsarm zu gestalten.

1 Seite – für Protokolle und Berichte

„Keep ist short and simple“ – Alles wirklich Wichtige kann auf einer Seite zusammengefasst werden! Nutzen Sie die 1-Seite Regel für alles, was Sie an Dokumentation zur Selbstverwaltung des Teams erzeugen. Wo die Dokumentation definitiv länger sein muss, investieren Sie als Ersteller die Zeit in eine kurze Zusammenfassung als „Service für Querleser“. Den Begriff habe ich bei Heiko Mell abgeschaut, der seit mindestens 20 Jahren in den VDI-Nachrichten /1/ eine sehr gute Karrierebaratung schreibt.

1 Stunde – für Besprechungen

Das möchte ich sogar mit einem „maximal“ ergänzen. Das gilt für interne Teammeetings. Wenn Sie einen Kunden treffen, sind die Vorzeichen natürlich andere. Jede Besprechung hat eine – einseitige! – Agenda und danach wird ein einseitiges Protokoll erstellt. Toll, wenn aus der Agenda auch gleich das Protokoll gemacht werden kann, weil beides auf derselben Dokumentvorlage aufbaut. /2/
Wenn Sie OneNote verwenden, nutzen Sie die Besprechungsdetails

und die Infos aus Echtzeitprotokolle mit OneNote.

1 Minute – für Sofort-Aufgaben

Was weniger als 1 Minute dauert, wird sofort erledigt! Dieser Tipp ist zwar nicht neu, aber das macht ihn nicht schlechter! Denn jedes Denken an eine Aufgabe bindet Aufmerksamkeit und lässt die gefühlte To-Do-Liste auf die Länge der Donau anwachsen. Schreiben Sie doch einmal drei Tage lang alle diese 1-Minuten-Aufgaben eines Tages als Stichwort auf und haken Sie dieses mit einem satten grünen Stift ab. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit zur Abwechslung auf Geleistetes statt auf zu Erledigendes und schauen Sie, ob das nicht neue Energien freisetzt. /3/

Ein weiterer Gedanke hierzu: Manche Aufgaben bleiben liegen, weil „ich da heute keine Zeit dazu habe“. Die Frage ist: Ist es realistisch, dass das Zeitproblem an einem anderen Tag kleiner ist? Wenn Ihre Atwort darauf „eher nicht…“ lautet, gibt es nur zwei Möglichkeiten: entweder sie kommunizieren gleich, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen können oder sie machen sie sofort. Das ist krass? Vielleicht, aber die Alternative dazu ist deine Aufgabenliste, die lang und länger wird.

1 Tag – Zeit lassen für wichtige Entscheidungen

Trotz allem: lassen Sie sich nicht hetzen, bei Dingen, die weitreichende Konsequenzen haben. Nicht umsonst „schläft man mal drüber“. Tun Sie das, bei allen Entscheidungen, deren Horizont über ein Jahr hinausgeht.

Anmerkungen

/1/ VDI Nachrichten; Wochenzeitung. Den „Service für Querleser“ gibt es nur in der Printversion. Herrn Mell kann man auch online lesen: http://www.vdi-nachrichten.com/Management-Karriere/Karriereberatung-Heiko-Mell
/2/ Hahner, Markus ; Wilke-Thissen, Elisabeth: Microsoft Word 2010 – das Ideenbuch für schlaue Vorlagen und Formulare. 1. A.. München: Microsoft Press, 2012.
/3/ Steiner, Verena: Energiekompetenz : produktiver denken, wirkungsvoller arbeiten, entspannter leben ; eine Anleitung für Vielbeschäftigte, für Kopfarbeit und Management. 9. Aufl.. München, Zürich: Pendo, 2005.

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Outlook – Wie Sie mit Hilfe der bedingten Formatierung auf einen Blick sehen, ob eine E-Mail direkt an Sie ist

Bekommen Sie mehr E-Mails als Ihnen lieb ist? Und steht Ihr Name häufig im „cc“-Feld? Wenn Sie das gleich hätten sehen können, hätten Sie schon vorher gewusst, dass diese E-Mail nicht Prio 1 sondern maximal 5 ist… Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook beibringen können, E-Mails, die Sie nur als „cc“ erhalten auf den ersten Blick zu erkennen, genauso auch E-Mail, die alleine an Sie gerichtet sind. Das Stichwort heißt „Bedingte Formatierung“ (bei Outlook 2007 „Automatische Formatierung“). Außerdem können Sie sich auch E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen oder bestimmte Schlüsselwörter enthalten, kenntlich machen.

Hier ist der Weg:

(1) Ansicht 
(2) Ansichtseinstellungen (leider im Bild etwas abgeschnitten)
(3) Bedingte Formatierung: Wir brauchen eine neue Bedingte Formatierung, daher
(4) Hinzufügen
(5) Vergeben Sie einen Namen, z.B. „in Kopie“
(6) Wählen Sie die Schriftart – ich habe einfach Grau eingestellt.
(7) Klicken Sie auf Bedingung… Hier wird defieniert, wann genau die E-Mail in Grau erscheinen soll.

Möglichkeit 1 im Register „Nachrichten“:

Aktivieren sie das Kontrollkästchen „In denen ich“ und wählen Sie in Drop-Down-Feld -„mit weiteren Empfängern auf der cc Zeile stehe“

Möglichkeit 2 im Register „Erweitert“ (kleiner roter Kasten im Bild oben)
Wählen Sie „Feld“ – Adressfelder – cc
Bedingung „enthält“ Wert „IHR NAME“
Klicken Sie dann auf „Zur Liste hinzufügen“
Vorteil bei Möglichkeit 2 ist eine höhere Flexibilität, wenn z.B. Sie in Ihrem Postfach E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Adressen zusammen erhalten.
So sehen Sie schon beim Posteingang, ehe Sie die Mail anfassen, ob Sie der eigentliche Empfänger sind oder nicht. Wie Sie sehen, gibt es noch viele weitere Mögllichkeiten der Bedingungen. „in Kopie“ ist eine besonders beliebte. Die Einstellung bezieht sich allerdings nur auf die Ansicht dieses Ordners. Wenn die E-Mail anderswohin verschoben wird, sieht sie wieder „normal“ aus. Ich verwende diese Einstellung ausschließlich im Posteingangsordner.

Darüber hinaus

Die vorgestellte Technik hilft Ihnen wirkungsvoll, mit zuvielen E-Mails im Posteingang zurecht zu kommen. Aber beobachten Sie einmal: Wie viele E-Mails tragen im Betreff ein „RE:“ oder ein „AW:“? Diese sind alle das Echo Ihres eigenen Outputs. Haben Sie selbst das Medium E-Mail immer im richtigen Kontext benutzt?

Wieviel Ihres Posteingangs sind Weiterleitungen von Kollegen? Alternativ dazu wäre ein gemeinsamer Ablageordner eine Methode, diese E-Mails gar nicht erst schreiben oder empfangen zu müssen. Jan hat gute Empfehlungen zum Thema zusammengetragen /1/ Üben Sie sich selbst in „E-Mail-Vermeidung“, ganz besonders in der hausinternen Kommunikation.

Jan Fischbach: E-Mail-Regeln gegen den E-Mail-Wahnsinn, Teamworkblog, erschienen am 26. März 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html

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