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Es fehlt uns ein Beruf: der digitale Dokumentar

Ein Beruf fehlt in unserer digitalisierten Welt: jemand, der sich hauptamtlich darum kümmert, dass ein Unternehmen oder eine Behörde archivrelevante Informationen auch tatsächlich angemessen und wieder auffindbar verwahrt.
Das fiel mir so richtig auf bei einem Gespräch, in welchem ich von einem Inhaber erfuhr, der sich sinngemäß beklagte: „Ganz früher hatten wir eine Registratur. Dort gab es einen hauptamtlichen Archivar. Wenn ich irgendetwas wissen wollte, ging ich zu ihm und konnte die Information bekommen. Heute haben alle Leute das irgendwo auf ihren Rechnern und ich habe kaum noch Möglichkeiten, an Informationen aus erster Hand zu kommen.“

„Ja, aber dafür haben wir doch unser archivsicheres DMS (Dokumentenmanagementsystem)!“ höre ich jetzt andere Stimmen rufen. Ja, auch das stimmt. Und außerdem haben wir ein CRM, Jira, Confluence, SharePoint und so weiter. Microsoft hat recht neu – die Werkzeuge Teams, Planner und Delve mit Office 365 für Unternehmen herausgebracht.

Diese Tool erarbeite ich gerade. Sie sind anders als andere Microsoft Produkte: auf die Teamarbeit ausgerichtet, intuitiv bedienbar, mobilfähig. Außerdem sind sie auch noch ein weiterer Kanal, in welchem Informationsströme fließen. Hier sind die Grenzen zwischen „kollegialem Geplauder“ und archivwerter Information ist zunehmend schwerer zu ziehen.

Alle genannten Tools – daneben natürlich auch Outlook und OneNote – haben Nutzen für die Kommunikation und den Informationsfluss in Teams. Doch: Es braucht dringend ein Konzept für die Nutzung und Konventionen. Das ist schon so bei einfacher Ablage auf dem Explorer, das ist so innerhalb von SharePoint, das ist so in den Microsoft-Tools Teams und Planner. Der Hauptnutzen ist die Zusammenarbeit .Doch wenn jeder das „irgendwie“ macht – dann kommt eben auch „irgendwas“ am Ende raus.

Wenn beispielsweise Sven in drei Teams ist, und in jedem Team wird Microsoft Teams verwendet, ist es gut möglich, das das auf dreierlei unterschiedliche Weise geschieht.

Team A nutzt Teams in vollem Umfang – hat dort Registerkarten mit Excel-Tabellen, OneNote und natürlich auch die Dokumente (die hier im Zugriff sind, aber auf SharePoint gespeichert)
Team B macht die Aufgabenüberwachung komplett in Planner, Dokumente sind, aus historischen Gründen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert.
Team C wiederum hat die Aufgabennachverfolgung und Protokolle in Form von SharePoint-Listen angelegt, auch alle Dokumente sind auf SharePoint in Bibliotheken angelegt. Allenfalls die Chat-Funktion von Teams wird genutzt – wenn überhaupt.

Soweit ist das Problem noch nicht groß – Sven kommt damit klar. Doch wenn Sven den Arbeitsplatz wechselt und Marc übernimmt, braucht er lange, bis er sich in den unterschiedlichen Strukturen zurechtfindet und produktiv arbeiten kann. Und wenn wir uns 5 Jahre in die Zukunft denken – dann stelle ich es mir schwierig vor, nochmals herauszufinden, wie eigentlich eine bestimmte Entscheidung zustande kam. Natürlich sind da Protokolle und Beschlüsse aus Sitzungen. Wenn das genügt, haben wir auch kein Problem. Doch ich sehe das Risiko: dass wir uns verheddern in all den Strängen der Informationsflüsse auf verschiedensten Kanälen.

Es braucht einen Dokumentar – damit meine ich nicht eine Person, die einfach alles entgegennimmt und einsortiert, wie das vielleicht früher war, sondern eine Person, die sich wirklich gut auskennt mit den Tools, die im Haus zur Verfügung stehen, die Teams berät bei der Entscheidungsfindung, wie man dies oder jenes Thema am besten dokumentiert. Und natürlich auch sagt, was wirklich langfristig Relevanz hat und was nicht. Und so auch Standards im Haus etablieren kann.

Wenn Sie einen solchen Beruf kennen, ihn selbst ausüben oder es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, der so etwas in dieser Art tut, freue ich mich sehr über eine Nachricht in den Kommentaren oder als E-Mail.

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Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT… Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Die Suchfunktion

Die Windows-Suche versteht – genau wie Google – zwei oder mehrere Wörter automatisch als UND-Verknüpfung.

Um einen Begriff bei der Suche auszuschließen, verwenden Sie – ebenfalls wie bei Google – ein vorangestelltes Minuszeichen.

Das hat wichtige Konsequenzen: Geben Sie ein: EDV-Seminar (ohne Leerzeichen) erhalten Sie alles, was den Begriff „EDV-Seminar“ enthält. Setzten Sie jedoch ein Leerzeichen zwischen das V und den Bindestrich erhalten Sie alles, in dem „EDV“ und nicht „Seminar“ steht!

Es geht aber noch weiter: Die Windows-Suche unterstützt auch „AND“, „OR“, „NOT“  die bekannten logischen Operatoren – bitte in Großschreibung  eingeben.

Suchen Sie zwei zusammen gehörende Wörter ohne Bindestrich, z.B. Hans Müller, setzten Sie diese beiden wörter bitte in runde Klammern, sonst bekommen Sie alles, in dem irgendwo Hans und irgendwo Müller steht, also z.B. Anna Müller und Hans Schulz.

Weiter gibt es auch zahlreiche Eigenschaften wie „name:“ (der Datei), „ordnername:“, „erweiterung:“, „datum:“ „größe:“ und „inhalt:“ wonach sich suchen lässt

z.B. suchen Sie einen Artikel, den Sie in den Text eines Angebotes geschrieben haben. Sie wollen weder das Foto des Artikels noch den Produktordner, der so heißt. Sie wollen nur Dateien sehen, in welchen der Name des Artikles im Fließtext, also im inhalt der Datei steht, dann geben Sie ein: inhalt:Artikelname.
Wichtig ist hier die Schreibung ohne Leerzeichen.

Wollen Sie hingegen nur Ordnernamen als Ergebnis, schreiben Sie: Suchbegriff typ:=Dateiordner
Der Typ lässt sich auch im Menü unter dem Suchfeld auswählen.


Das Suchen über Ordnernamen hat guten Nutzen und ergibt kurze Trefferlisten, wenn das Team vorgangsorientiert ablegt und konsequente Namenskonventionen führt.

Die logischen Operatoren von oben stehen mit Leerzeichen.

Suchen Sie z.B. eine Excel-Datei, die Müller oder Meier enthält, geht das so:
Erweiterung:.xlsx (inhalt:müller OR meier)
Hier ist das Ergebnis in meiner Übungssammlung:

Für lange Listen: Gruppieren

Haben Sie sehr lange Listen von Dateinamen? Dann können Sie diese im „Telefonbuch-Style“ nach Buchstaben gruppiert anzeigen lassen – oder auch nach Zeiträumen. Die Gruppen lassen sich reduzieren (einklappen) dadurch spart man viele Scrollmeter.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in eine freie Fläche im Explorerfenster.
Wählen Sie im Untermenü des Eintrages Gruppieren nach das Gewünschte aus.

Sortieren

Hätten Sie in einem Ordner gerne die neueste Datei immer oben stehen? Das ist nützlich, wenn die Dokumente ganz ähnliche Namen haben und es geht mit nur einem Klick:

Klicken Sie dazu einfach mit einem Klick auf den Spaltenkopf in das Feld Änderungsdatum. Es erscheint ein kleiner Pfeil nach unten, der anzeigt, dass hier nach Datum absteigend sortiert ist. Ein weiterer Klick würde die älteste Datei oben anzeigen, zurück zur alphabetischen Sortierung geht es mit einem Klick auf Name.

Anmerkungen:
hierzu passt auch gut das Thema „Markierungen“ das ich vor fast drei Jahren in anderem Zusammenhang hier vorgestellt habe. Die im Fenster „speichern unter“ erfassten. Markierungen werden bei der Windows-Suche indiziert und sehr gut gefunden.
/1/ Sigrid Hess: Wie Synonyme uns das Leben schwer machen – Über Kategorien und Co. bei Microsoft Office, Teamworkblog, erschienen am 19. November 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/11/wie-synonyme-uns-das-leben-schwer.html

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5S aus Kaizen für die Dokumentenablage

Gehört es zu Ihren guten Vorsätzen im neuen Jahr, die Papierstapel auf dem Schreibtisch endlich in den Griff zu bekommen? Nerven Sie Suchzeiten auf den Tischen der Kollegen, wenn diese nicht am Platz sind? Dann versuchen Sie es mit der bewährten 5-S-Methode aus dem Büro-Kaizen, angepasst an die Aufgabe „die Ablage von Dokumenten im Team vereinheitlichen“.

Die folgenden Tipps beziehen sich erst einmal nur auf die Büros, die noch viel mit Papier ablegen. Für die Aufgabe „die elektronische Ablage teamfähig machen“ gelten etwas andere Vorgehensweisen.

Sichten

Wo ist Handlungsbedarf? Wir wollen teamfähig werden. Das heißt Unterlagen, auf die nur ich Zugriff brauche, darf ich auch weiterhin „individuell-kreativ“ ablegen (notfalls gestapelt, es sei denn, das behindert mich selbst). Aber bei allen Unterlagen, die auch die Kollegen mal brauchen, muss ich meine Ordnung übersichtlich gestalten und ich muss sie dokumentieren (durch Listen oder Etiketten oder Rückenschilder oder …).

Wo vergeude ich Zeit mit Suchen an meinem Arbeitsplatz? Wo an dem meiner Kollegen? Wo meine Kollegen (kann in der Assistenz auch der Chef sein) bei mir? Sind Stapel auf dem Tisch oder anderswo gewachsen? Nutze ich die Ablagemöglichkeiten, die mein Arbeitsplatz bietet, sinnvoll? Befinden sich in den Hängetaschen aktuelle Dokumente? Stimmt die Reiterbeschriftung? Wir sieht es im Schrank aus? Sind auf allen Ordnern gut lesbare Rückenschilder angebracht? Ist der Standort eines Ordners klar definiert?

Sortieren – in zwei Durchgängen

Durchgang 1: Bilden Sie drei Lager: abgeschlossene Vorgänge, aktive Vorgänge, Altpapier

Nur danach wird unterschieden:

    Gehört es in die Registratur (auch „statische Ablage“ genannt – meist die Ordner im Schrank, weil die entsprechenden Vorgänge abgeschlossen sind, aber aufgrund von Aufbwahrungsfristen noch nicht weggeworfen werden können) – oder
  • ist der Vorgang noch aktiv oder
  • ist es Altpapier (Müll)?
Durchgang 2:Nachdem Sie den Müll entsorgt und die fertigen Dokumente abgeheftet haben, sortieren Sie die Dokumente, die zu aktiven Vorgängen gehören, in die folgenden drei Lager
  • Termin (dieses Dokument wird an einem bestimmten Tag gebraucht, nicht davor, nicht danach)
  • Aufgabe (damit muss etwas getan werden, möglichst bald)
  • Wartet (das wird zu einem noch nicht genau bekannten Zeitpunkt gebraucht)

Säubern

Nein, zu putzen gibt es hier nichts. Wohl aber gilt es, zu entlasten, zu entsorgen, überflüssige oder redundante Dokumente wegzuwerfen. Auch Ordner, deren Mechanik nicht richtig schließt und andere schadhafte Materialen wandern in den Müll.

Standardisieren

Jetzt wird es spannend: die drei Lager Termin / Aufgabe / Wartet müssen versorgt werden und optimalerweise so, dass neu hinzukommende Papiere sofort sicher eingeordnet werden können. Der Handel stellt viele Dinge dafür zur Verfügung, für viel oder wenig Papiervolumen (/1/).

Wenn Sie viele Vorgänge haben, für die Sie nicht allein zuständig sind, sondern die im Team bearbeitet werden müssen (oder auch zwischen Assistenz und Führungskraft hin- und her pendeln), dann sollten Sie an dieser Stelle überlegen, ob Sie nicht eine gute, teamfähige Ordnung für Ihre Vorgänge brauchen. Das ist das Stichwort „Ordnerplan oder Aktenplan“ und geht nicht ganz ohne Aufwand (/2/).

Für viele papierhafte Dokumente nutzen Sie am besten Hängetaschen oder Einstellmappen (z.B. von Classei oder Mappei).

Trennen Sie diese drei Grundkategorien entweder durch verschiedene Aufbewahrungsorte oder mit unterschiedlicher Farbmarkierung. Die Unterlagen, die „auf Termin liegen“ werden nach diesem sortiert, die Aufgaben nach Priorität und Stichwort, die wartenden Dokumente nur nach Stichwort.

Ständig verbessern

Probieren Sie die Ordnung im Team aus. Ziel ist, dass Sie auf Ihrem Tisch und denen der Teamkollegen jedes Dokument durch Hinschauen unter Einsatz von gesundem Menschenverstand finden.

Anmerkungen

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Chaotisches Lager für Aufgaben und anderes auf Papier

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten.

Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Aller Technik zum Trotz: vom papierlosen Büro sind wir (meist) noch ein ganzes Stück entfernt. Aufgaben und Terminsachen auf Papier wollen angemessen verstaut werden, sollen Sie keine „grauen Stapel“ auf der Fensterbank bilden – die Teamkollegen gern zur Verzweiflung treiben. Hier kommt eine einfache, pragmatische Lösung für geringere Papiervolumen, die ich zum ersten Mal bei Jürgen Kurz gesehen habe:

Ein Pultordner ist so eine meist schwarze Mappe mit Registern an der Seite, gerne von A – Z oder von 1 – 31. Diese finden sich auf vielen Schreibtischen und sind leider oft ein Hort der Unübersichtlichkeit. Warum eigentlich?

Ein Pultordner mit Register 1 – 31 dient der Wiedervorlage an einem bestimmten Tag. Das funktioniert prima, wenn eine Voraussetzung eingehalten wird: es liegen nur Papiere darin, die an diesem Tag und an keinem anderen benötigt werden.

Die Realität sieht leider oft anders aus:

  • es wandern Unterlagen hinein, die von Teammitgliedern verzweifelt an einem anderen Ort gesucht werden
  • es liegen Aufgaben darin, die – vielleicht – an diesem Tag erledigt werden. Vielleicht auch nicht, dann legt man das Papier eben in den nächsten Tag – und hat es damit 6-mal angefasst, ehe man es tatsächlich bearbeitet.
  • am 16. ruft Schröder an, dessen Unterlage liegt im 23. oder im 28.? Wer kann das so genau wissen?

Grundsätzlich sind die Pultordner o.k. für geringes Volumen an Papier. Aber halten Sie bitte Terminunterlagen von Aufgaben getrennt! Packen Sie diese nicht in denselben Ordner.

Einen vorhandenen Pultordner mit 1 – 31 können Sie leicht in eine übersichtliche Ablage von Aufgabendokumenten verwandeln. Dazu brauchen Sie das angehängte Dokument und farbige Haftnotizen (Pagemarker).

Lösen Sie sich von dem Gedanken, dass die Zahlen Tage sind. Es sind jetzt einfach Ordnungsnummern. Was immer Sie in der Mappe ablegen wollen, wird einfach in ein leeres Fach gelegt. Schreiben Sie auf einen Pagemarker ein Stichwort, und kleben Sie ihn auf das entsprechende Kästchen des Inhaltsverzeichnisses. Noch besser wird es, wenn die Farben der Marker auch eine Bedeutung haben. Rot für „Dringend“, grün für „Besprechen“, gelb für „Wartet“ – beispielsweise.

Nehmen Sie das Dokument heraus, entsorgen Sie den Marker.

So haben Sie jederzeit eine aussagekräftige Inhaltsangabe Ihrer Aufgaben-Ablage. Ihre Teamkollegen werden es im Vertretungsfall sehr zu schätzen wissen!
Frohes Schaffen!
Sigrid Hess


Jürgen Kurz:
http://www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/

Pultordner:
http://www.memo.de/Bueroartikel/Buero-Organisation/Ordnungshelfer/Pultordner.memo?groupId=3316&page=group.jsp

Pagemarker:
http://www.memo.de/Bueroartikel/Rund-um-den-Schreibtisch/Haftnotizen/memo-notes-Haftnotizen/memo-notes-Pagemarker-4x25x75mm.memo?groupId=13985&page=group.jsp

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Kaizen-Freitag im Team: Mit der Winston-Technik den „grauen Stapeln“ zu Leibe rücken.

Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch – so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken.

Unlängst war ich in einem Büro zur Büroorganisationsberatung eingeladen. Dort zeigte sich auf einem Schreibtisch – etwa 150 x 90 cm groß – eine zwei-Finger-dicke Schicht an Papieren, gleichmäßig verteilt. „Da drin ist die Steuerkarte, die ich heute Nachmittag dringend brauche!“ sagte die Besitzerin des Schreibtisches.

Wir benutzten die Winston-Technik /1/: Dazu richten Sie auf einem Extra-Tisch oder auf dem Fußboden 4 Rechtecke ein (siehe Abb. 1).


Abb. 1: Bedeutung der 4 Aufräumfelder

Auf das erste Rechteck (Wegwerfen) kommt ein Papierkorb oder besser ein Karton vom Kopierpapier für das Altpapier, ggf. ein Aktenvernichter.

Auf das zweite Rechteck (Weiterleiten) kommt Ihr Ausgangskorb, der ist für Dinge, die bei Ihnen gar nicht gebraucht werden, wohl aber bei jemand anders.

Auf das dritte Rechteck (Wichtig) kommt Ihr Eingangskorb, der ist für Dinge die

  • a) zu erledigen sind,
  • b) von Ihnen selbst gemacht werden müssen und
  • c) nicht in das vierte Rechteck (Wunder) passen.Wunder?

Wunder! Viele Dinge sind mit wenigen Handgriffen erledigt: das Protokoll: lochen ablegen. Anmeldung zur Tagung: ausfüllen faxen. Auftragsbestätigung: handschriftlich ergänzen, faxen. Rückfrage wegen Stornobedingungen: anrufen. Alle Aufgaben, die weniger als 3 Minuten dauern, werden sofort jetzt und gleich erledigt.

Arbeiten Sie sich konsequent im Uhrzeigersinn durch das Schreibtischchaos bis kein einziges(!) Blatt Papier mehr draufliegt. Lassen Sie sich nicht ablenken, geben Sie nicht auf.

Für das Team ist dieses Vorgehen toll, wenn man es gemeinsam macht – nach dem Motto: „Unser Büro soll schöner werden!“

Planen Sie dazu vielleicht einen halben Freitag ein, an dem Sie eine Winston-Aktion starten. Wenn alle gleichzeitig arbeiten, gibt das tolle Syergien und macht riesig Spaß! Probieren Sie es aus.

Übrigens ist die Winston-Technik ein Baustein von „Büro-Kaizen“ – dort gehört sie zur 5-S-Aktion (/2/): Sortieren.

Frohes Schaffen wünscht Sigrid Hess

Anmerkungen:

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