Der Luis-Trenker-Gedächtnis-Schritt

4. August 2014

Ende Juni habe ich mit einer Freundin die Nagelfluh-Kette erwandert. Das ist eine recht anspruchsvolle Tour mit knackigen Höhenunterschieden. Von ihr habe ich den „Luis-Trenker-Gedächtnis-Schritt“ gelernt. Ganz langsam, Schritt für Schritt, einen Fuß vor den anderen setzen, kommt man jeden Berg hoch.

Bei dieser Tour begegneten uns auch sehr durchtrainierte Menschen in kurzen Höschen und nicht bergfest aussehenden Laufschuhen, die Marathon-mäßig die Höhenwege entlangjoggten. Die trainierten womöglich schon mal für den Gebirgsmarathon Immenstadt.

Zwei Blickwinkel sind beim Bergwandern wichtig: der zum Gipfelkreuz – das ist mein Ziel da will ich hin. Aber auch der Blick auf meinen nächsten Schritt – wohin setze ich meinen Fuß als nächstes, wo ist ein sicherer Tritt, den ich von meinem Standort aus erreichen kann?

In meinem Trainer- und Berateralltag begegnen mir mehr und mehr Menschen, denen ich den langsameren, sorgfältiger geplanten Schritt für ihren Arbeitsalltag empfehlen möchte. Unsere Projekte und andere Herausforderungen gleichen oft hohen Bergen oder auch sich hinziehenden Gebirgsketten. Leider oft ohne verlässliche Landkarte für die Wandernden. Manches Mal sehe ich Menschen einen Berg hinaufrennen ohne dass sie sich sicher sind, ob das denn überhaupt der richtige Weg – oder gar der richtige Berg – ist.

Gut, wenn man sich am Anfang Zeit lässt bei der Planung. Diese ist für den Gebirgsmarathon sicher generalsstabmäßig. Denn bei der Durchführung kommt es vor allem auf Geschwindigkeit an. Da darf man nichts dem Zufall überlassen. Meine Freundin und ich hatten einen ganz anderen Fokus: wir wanderten die Strecke ab, um sie auf Zumutbarkeit für eine andere Gruppe von Menschen zu prüfen. Wir haben nicht viel geplant. Eine gute Karte und eine Reservierung unserer Übernachtung haben uns genügt. Eine Stunde mehr oder weniger – kein Problem.

Die Marathonläufer und wir haben einerseits das Gleiche gemacht und andererseits ganz Verschiedenes.

Ich will es Ihnen überlassen, aus dieser kleinen Geschichte und meinen Beobachtungen Ihre eigenen Schlüsse zu ziehen. Sicher finden Sie Erkenntnisse, die sich auf Ihre Projektarbeit übertragen lassen. Mein Satz ist:
„Im Luis-Trenker-Gedächtnis-Schritt kommst Du jeden Berg hoch“.

Berg heil!

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E-Mail Wiedervorlage: Empfänger nachdrücklich erinnern (Teil 2)

11. November 2013

Sicher kennen Sie die roten Wiedervorlagefähnchen am rechten Rand Ihres Posteingangs. Ich habe sie im letzten Teil der Reihe vorgestellt. Dort geht es um das Nutzen der Wiedervorlage für die Weiterverarbeitung im persönlichen Arbeitsablauf. Sie können aber auch E-Mails, die Sie verschicken für den Empfänger kennzeichnen und die eingetragene Wiedervorlageaktion sichtbar machen.

Für den Empfänger kennzeichnen:
In einer E-Mail, die Sie selbst verfassen, finden Sie im Menüband START auch das bekannte rote Fähnchen, wählen Sie dort Benutzerdefiniert.

Jetzt erscheint ein Dialogfenster, das einen Bereich für den Absender sowie einen für den Empfänger enthält. Das heißt, sie können dieselbe Nachricht mit zweierlei Kennzeichnungen versehen. Im Gegensatz zu einer Aufgabe wird hierfür kein gesondertes Element erzeugt.

Das Feld Kennzeichnung kann Freitext enthalten. Nutzen Sie das, um die nächste Aktion für das Projekt festzuhalten. Im Beispiel oben hat der Sender (der vom Empfänger einen Beitrag zu einem Bericht braucht) dem Empfänger eine frühere Erinnerung gesetzt als sich selbst; es muss ja noch Zeit sein, um die Berichtsteile zusammenzufügen. In der Aufgabenliste des Senders sieht die E-Mail nach dem Absenden so aus:

Beim Empfänger:
Der Empfänger sieht sofort in seinem Posteingang, dass eine gekennzeichnete E-Mail angekommen ist. Am rechten Rand erscheint diese Kennzeichnung.

Durch Anklicken des Symbols wird die E-Mail in die Vorgangsliste des Empfängers übernommen.

Auch wenn der Empfänger die Nachricht nicht beachtet (!), erscheint zum vom Sender definierten Zeitpunkt ein Erinnerungsfenster beim Empfänger.

Der Vorteil im Team: Auf diese Art sparen Sie sich manche Tipparbeit weil die Kommunikation einen gewissen Standard hat. Für Teammitglieder, deren Beiträge manches Mal etwas zäh kommen, haben Sie eine weitere Möglichkeit auf Ihr Anliegen aufmerksam zu machen.

Wenn Sie die eingetragene Wiedervorlageaktion im Posteingangsordner sichtbar machen wollen: Rechtsklick in den Spaltenkopf, Feldauswahl anklicken und die Kennzeichnung in den Spaltenkopf ziehen. In dieser Spalte erscheint dann der im Nachverfolgungsfenster eingegebene Freitext.

Alternatives Vorgehen: Ansicht – Ansichtseinstellung – Spalten

Was macht man nun damit?
Dieses Vorgehen ist gut für einen Überblick, was genau mit den E-Mails zu tun ist – was ist der nächste Schritt, bis wann muss das laufen. Durch die Kennzeichnung und des zugehörigen Text kann das erfasst und nachverfolgt werden, ohne weitere Elemente wie z.B. Aufgaben oder Kalendereinträge zu generieren.

Am nützlichsten ist das bei Routinevorgangen, z.B. dem Zusammentragen von Bausteinen für einen umfangreichen Bericht wie im Beispiel oben gezeigt. Oder in der Reklamationsbearbeitung: als Nachverfolgungsaktion kann drinstehen: Kunde anrufen; oder defektes Teil angefordert; oder Gutschein verschicken. So sieht man auf einen Blick was mit der E-Mail unternommen werden muss und bis wann.

Beachten Sie bitte, dass die oben gezeigte Erweiterung der Ansicht sich immer nur auf einen Ordner bezieht. die Kennzeichnungsinformationen sind in einem Unterordner nur sichtbar, wenn auch dort die Spalte aktiviert wurde. Wird die E-Mail ausgedruckt, erscheint die Information im Kopf.

E-Mail Wiedervorlage nutzen (Teil 1)

14. Oktober 2013

Viele E-Mails im Posteingang liegen dort, weil sie noch etwas damit zu tun haben, nicht aber jetzt im Moment. Darum bleibt die E-Mail erst mal im Posteingangsordner liegen. Dort aber schauen Sie sie viele Male an, ohne etwas Weiterführendes unternehmen zu können.

Dieser E-Mail sollten Sie sagen können: „Melde dich am nächsten Dienstag wieder und sag mir, dass ich Meier nach der Statistik fragen muss. So lange geh‘ mir aus den Augen“ Das geht ganz einfach mit der Kennzeichnung in Outlook. Hier stelle ich Ihnen die Funktion für den persönlichen Gebrauch vor, im nächsten Teil der Reihe zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion im Team nutzen können

Eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen:
Um eine E-Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen klicken Sie mit der rechten Maustaste am rechten Rand der E-Mail auf das Fähnchensymbol und wählen den Zeitpunkt der Wiedervorlage.

Wenn Sie auf Benutzerdefiniert klicken, können Sie den Tag genau bestimmen. Keineswegs muss bei der Kennzeichnung immer Zur Nachverfolgung stehen. Dort können Sie als Freitext jede beliebige Information eingeben, an die Sie bei der Wiedervorlage erinnert werden wollen.

Wenn Sie ein Pop-up-Fenster wünschen, das Sie nachdrücklich erinnert, oder sogar einen Sound spielt, dann müssen Sie das extra unter dem Eintrag „Erinnerung hinzufügen“ auswählen.

Die Wiedervorlageaktion erscheint in einem schmalen Infostreifen am E-Mail-Kopf:

Im Dropdown-Menü finden Sie auch den Eintrag Schnellklick festlegen. Das bedeutet, den Zeitrahmen bestimmen, den Sie standardmäßig für die Nachverfolgung von E-Mails benutzen wollen. Dieser wird verwendet, wenn Sie mit der linken Maustaste das Fähnchen einer E-Mail im Posteingangsfenster anklicken.

„Diese Woche“ bedeutet, fällig am Freitag, „Nächste Woche“ bedeutet, Beginndatum am Montag, Fälligkeitsdatum am Freitag.

Die Vorgangsliste
Nachzuverfolgende E-Mails und Aufgaben erscheinen gemeinsam in der Aufgabenleiste, die in der Posteingangsansicht rechts unten erscheint. Falls Sie keine solche Liste sehen: Klicken Sie im Register Ansicht auf Aufgabenleiste und wählen dort Normal. Ob es sich um eine E-Mail mit Kennzeichnung oder um eine Aufgabe handelt, verraten Ihnen die Symbole links.

Gekennzeichnete E-Mails können aus dem Posteingang z.B. in einen Unterordner verschoben werden, die Kennzeichnung bleibt in der Vorgangsliste sichtbar.
Ein Doppelklick auf die E-Mail in der Vorgangsliste öffnet diese, ein Klick auf das rote oder rosa Fähnchen kennzeichnet die E-Mail als erledigt.
Achtung: E-Mail nicht löschen, sonst ist auch die Nachverfolgung verloren! Leider gibt es hier keine gesonderte Warnung.

Mit der Kennzeichnung zur Nachverfolgung haben Sie die Möglichkeit, eine Entscheidung, die Sie beim ersten Lesen der E-Mail treffen auch an dieser E-Mail zu hinterlegen. Sie sehen die Nachricht nicht mehr, bis der Zeitpunkt zur Weiterarbeit erreicht ist. Das entlastet Ihren Posteingang und die „muss ich mir merken“ Schublade in Ihrem Kopf.
Diese Möglichkeiten zur Nachverfolgung gibt es so nur in Outlook 2007 und 2010. Unter 2003 gibt es nicht änderbare farbige Fähnchen, unter Outlook 2013 gibt es auch das rote Fähnchen, nicht aber die Möglichkeit einen Termin zu hinterlegen.

Anwendungsgebiete und Grenzen
Ja, ich weiß, das hier ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen ein Teamwerkzeug: nämlich dann, wenn das Team ein Outlook-Postfach gemeinsam bearbeitet. Meiner Beobachtung nach ist das immer häufiger der Fall, dass man neben dem persönlichen Postfach noch ein Teampostfach mit neutraler Adresse besitzt, über welches die Kommunikation nach außen läuft (z.B. fragen@xyz-Unternehmen.de)
In diesem Fall benötigt das Team eine pragmatische und schnelle Lösung, um die E-Mails nachzuverfolgen, am besten ohne weitere Outlook-Elemente zu erzeugen. Ich empfehle dieses Vorgehen, wenn die einzelnen Dinge eher kleinteilig und schnell erledigt sind. Aufgaben nehme ich für größere und länger andauernde Arbeitspakete.
In diesem Blogbeitrag steht wie das geht .

Noch eine Grenze: Die Kennzeichnungen werden von vielen Smartphones nicht angezeigt. Daher eignet es sich auch nicht für Postfächer, die von unterwegs bearbeitet werden sollen.

Outlook-Aufgaben: Der Trick mit der Maus, wenn ich jemanden vertrete

14. Mai 2012

Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten – im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall
Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten – aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben.

Das geht so:

Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links.

Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor:

Ziehen mit rechter Maustaste

Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn Sie die Mail in den Aufgabenblock mit gehaltener rechter Maustaste schieben, erhalten Sie dieses Kontextmenü:

„Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text“ entspricht der Aktion, die durch Ziehen mit der linken Maustaste ausgeführt wird. „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage“ ist die empfehlenswerte Aktion für die meisten Vertretungsfälle im Team. „Hierhin verschieben …“ nutze ich für mein eigenes Postfach, da ich ja die Mail aus dem Posteingang raus haben möchte.

Gut ist, wenn ein Vertretungsfall im Team vorbereitet werden kann. Dann bitte klären, wie die E-Mails „versorgt“ werden sollen. Es ist nie zu früh, die nächsten freien Tage zu planen …

Frohes Schaffen
Sigrid Hess

Zuviel + 1 // Was tun, wenn die To-Do-Liste überquillt

30. Januar 2012

Erinnern Sie sich an diese schwarz-ledernen Timer, meist im DIN A5 Format mit den Kalendarien, Adresslisten und To-do-Listen? Damals war die Lehrmeinung, dass alle am Abend übrigen Punkte der To-Do-Liste auf den nächsten Tag übertragen werden, um so den kommenden Tag zu planen. Ich kenne niemanden der das (noch) tut. Denn bis die Tinte trocken ist, haben sich Aufgaben und Prioritäten schon wieder verändert.

Das Ziel, das mit den Werkzeugen der 80er erreicht werden sollte, liegt längst hinter uns. Die Arbeitstage sind vollgepackt mit Terminen und Dringlichkeiten. Zu viele Termine, und dann noch einen dazu, den man „eben mal dazwischen schiebt“.

Bill Jensen schreibt in seinem Buch „Radikal vereinfachen“ /1/: „Einmal begonnen, folgt auch die Arbeit dem Weg des geringsten Widerstandes“. Das heißt, wer nicht sorgfältig aufpasst, auf dessen Tisch landen zähe, unliebsame, unklare oder undankbare Aufgaben. Man will ja nicht unkollegial sein.

Es gibt genau 3 Möglichkeiten, auf eine Aufgabenanfrage zu reagieren: „Ja“, „Nein“ oder Verhandeln.

Sagen Sie „Ja“, wenn Ihre To-Do-Liste schon am Bersten ist, heißt das in der Konsequenz, dass Sie entweder Überstunden machen werden, andere Dinge nicht bearbeiten oder schneller bzw. oberflächlicher arbeiten. Praktisch jede dieser Möglichkeiten kann zum Bumerang werden.

Verhandeln – wagen Sie es! Ein „sofort“ kann sich auf Nachfrage ohne weiteres als ein „ja, Donnerstag ist o.k.“ entpuppen.

Ist eine Aufgabe unklar, machen Sie eine grobe Skizze und sprechen Sie diese kurz mit dem Auftraggeber durch. Dieser kann den Auftrag oft klarer formulieren, wenn ein erstes Teilergebnis sichtbar ist.

Wie sagt man „Nein“?

Mein Lieblingssatz, um Kollegen, die viel lieber Arbeit weitergeben als abnehmen auszubremsen: „Sei so gut und kläre eben mit der Teamleitung, dass meine Teilaufgabe, an der ich gerade arbeite warten kann, während ich dich unterstütze. Wenn grünes Licht kommt, helfe ich dir sofort!“

Vielleicht ist so eine Umschreibung auch nicht nötig; „Nein“ ist ein ganzer Satz.

/1/ Jensen, Bill: Radikal vereinfachen. 1. Aufl.. Frankfurt, New York: Campus-Verl., 2004.