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Outlook-Aufgaben im Team – und jetzt auch recht komfortabel mobil: To-Do

Aufgabenmanagement ist immer wieder ein zentraler Punkt bei allen meinen Seminaren und Trainings. Die Outlook-Aufgaben können zwar viel, werden aber oft auch als sperrig empfunden. Nun gibt es mit der App „To-Do“ einen bemerkenswerten Schulterschluss.


Die App

Das Benutzen der App ist einfach und funktional. Die einzige Voraussetzung ist ein Microsoft-Konto. Es geht sowohl mit einem privaten als auch einem Geschäftskonto. Die App habe ich bisher auf Smartphone, Tablet und Desktop getestet.


Die wichtigsten Funktionen

Unter „Mein Tag“ sind die Aufgaben des Tages gelistet.
Direkt darunter, bei To-Do finden sich die Aufgaben, die im Aufgaben-Modul des zugehörigen Outlook-Kontos stehen (!). Von dort lassen sie sich mit einem Klick in „Mein Tag“ verknüpfen.

Unter „Neue Liste“ können für Projekte eigene Listen angelegt werden, die auch geteilt werden können.


Die Aufgabe teilen

Das Teilen geht einfach über einen Link, über OneNote oder auch über Skype.nHier besteht eine konkrete Möglichkeit, Aufgaben direkt zu teilen und sich gegenseitig über den Status informiert zu halten. Ein „win-win“ für alle Beteiligten.


teilen auf verschiedenen Kanälen

Der/die Empfänger müssen sich für den „Listenbeitritt“ ebenfalls mit einem Microsoft-Konto anmelden – bei Geschäftskonten ist das oft auf die Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens beschränkt.
Das ist eine gewisse Einschränkung. Der in meinen Augen wichtigste Punkt, den ich vermisse für die Teamarbeit ist aber ein anderer: zwar wurde die Info über das Erledigen einer Aufgabe sofort synchronisiert, doch wer genau das Ding auf „erledigt“ gesetzt hat, war nicht zu sehen. Ebenso lassen sich die Aufgaben und Teilaufgaben einer Liste nicht bestimmten Personen zuordnen. Hat man diesen Wunsch, ist eher Planner das Mittel der Wahl.
Erstes Fazit: To-Do ist zweifellos einen Blick wert – für den alltäglichen Kleinkram, der aber dennoch seinen Platz braucht. Besser als Zettel und unstrukturierte E-Mails der Kategorie „kannst Du mal…“ ist es jedenfalls. Für die Nutzung als Einzelperson gefällt es mir ebenfalls. Für Projekte, die diesen Namen verdienen, muss es definitiv ein anderes, umfangreicheres Tool sein.
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Kanban mit OneNote

Letzte Woche hat Jan hier ein Kanban-Board in einer Explorer-Bibliothek vorgestellt /1/. Kann man machen. Hat in meinen Augen aber den Nachteil, dass es lokal auf einem Gerät verortet ist. Warum also nicht diese Sache in OneNote bauen? Meines Erachtens ist das flexibler und außerdem auf allen Endgeräten darstellbar. Legen wir los:

Als Erstes erstelle ich ein Notizbuch names Kanban. Wenn es auf diversen Endgeräten verfügbar sein soll, dann muss es natürlich auch an einem Ort mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen gespeichert werden.


Das Notizbuch bekommt diese Abschnitte:

Orange ist bei mir die Aufgabenfarbe, daher erhält der Aufgabenvorrat – anderswo auch „Backlog“ genannt – diese Farbe.

Für den Anfang reichen mir diese vier Abschnitte.
Alle Aufgaben, die auf mich zukommen, stelle ich zunächst in diesen Abschnitt. Die besondere Stärke von OneNote liegt im unkomplizierten Festhalten von Informationen aus allen möglichen Quellen; so z.B.

Erstellen aus E-Mail

 Ist es eine E-Mail, die ich erhalten habe, genügen zwei Klicks:

  und dann den Abschnitt Aufgaben_neu wählen.

Die E-Mail wird in einem bearbeitbaren Format in OneNote abgelegt. Es können sehr einfach Notizen hinzugefügt werden.

Alternative: E-Mail aus der Posteingangsansicht heraus markieren und einfach mit STRG+c und STRG+v auf die OneNote Seite kopieren. Dann haben Sie die Wahl zwischen der Kopie, die einem Ausdruck ähnelt und dem als E-Mail weiterverwendbaren .msg Format.

Erstellen aus Zuruf

Sie schreiben Ihr Stichwort und ggf. auch ein Erledigungsdatum einfach auf die Seite. Sie können mit einem Klick daraus auch eine Outlook-Aufgabe erstellen.
Der kleine Dropdown-Pfeil öffnet die Terminauswahl.

Erstellen aus Datei

Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten – alle auf dem Menüband Einfügen:

Link ist das Richtige, wenn Sie lokal arbeiten und die Datei nicht physisch in Ihrem Notizbuch ablegen möchten.

  Dateiausdruck nenne ich auch gerne „buy one get three“: wenn Sie über diese Schaltfläche eine Datei einfügen, erhalten Sie: einen direkten Ausdruck als Bilddatei, die Datei in ihrem ursprünglichen Format als Anlage(!) und auch den Link zum Ort, an dem diese gespeichert ist.

Dateianlage sieht genauso aus wie in Outlook und tut genau dasselbe: es fügt eine Kopie der Datei in die OneNote Seite ein.

 Erstellen aus Papier
Einfügen – Scannerausdruck, das ist nützlich, wenn man einen Scanner am Platz und nicht OneNote 2016 hat. Leider wurde diese nützliche Funktion herausgenommen. Dafür gibt es jetzt die App Office Lens. Seit ich diese habe, mache ich Fotoprotokolle von Flipcharts und Whiteboards, „Scans“ von Taxibelegen und das Erfassen von Visitenkarten nur noch damit. Die Bilddateien landen dirket in OneNote. Beobachtet, aber noch nicht nachgeforscht habe ich allerdings: die Bilddateien sind sehr groß.

Weiteres Vorgehen

Jetzt sind erst einmal alle Aufgaben erfasst. Aus dem Aufgabenvorrat können sie sehr einfach per drag+drop in die weiteren Abschnitte verschoben werden.

Soll jemand eine Info erhalten, geht auch das mit einem Klick:
diese Funktion kopiert den Seiteninhalt umstandslos in eine E-Mail.

 

 

 Zum schnellen Zugriff auf die Liste kann der Andock-Modus nützlich sein:
Ansicht – An Desktop andocken 

Näheres zum Andockmodus in einem anderen Blogbeitrag /2/

Soweit die Technik in OneNote, die ein Kanban-Board unterstützen kann.

Ob das Ihnen taugt? Ich weiß es nicht und bin gespannt auf Praxisberichte und Kommentare.

Nach einer Woche Selbstversuch ist meine erste Erfahrung:
Das Erfassen funktioniert erstklassig. Allerdings reicht es mir, eine Aufgabenkategorie zu setzen und diese einfach abzuhaken. Das Verschieben in andere Abschnitte war mir persönlich schon zuviel.

Allerdings bin ich Einzelkämpfer, im Team mag sich das anders darstellen.

Anmerkungen:

/1/ Jan Fischbach im teamworkblog.de am 4.4.16: Kanban mit dem Windows-Explorer
http://www.teamworkblog.de/2016/04/kanban-mit-dem-windows-explorer.html

/2/ Sigrid Hess im teamworkblog am 27.05.13: OneNote andocken
http://www.teamworkblog.de/2013/05/onenote-andocken-notizen-zu-dokumenten.html
 

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Die Kunst der Pause

Geht es Ihnen auch so? In der Zeit „zwischen den Jahren“ scheint die Welt stillzustehen. In der Industrie sind alle Rollläden runtergelassen. Viele Firmen haben Betriebsruhe. Bei uns Freiberuflern herrscht Ruhe im Posteingang wie sonst das ganze Jahr nicht. In diesen ein, zwei Wochen erwartet niemand außer der Familie meine Präsenz. Was ich in dieser Zeit wohl alles machen kann…
Ausschlafen, ein bisschen herumtrödeln, die Steuererklärung machen, an drei Hemden endlich die Knöpfe annähen, ins Kino gehen, die Schubladen in der Diele ausmisten, Sport machen, Blogartikel verfassen und einfach ohne Uhr durch den Tag gehen.

Ja was denn nun: mache ich Pause oder erledige ich mal endlich all die Dinge aus der Kategorie „vielleicht/irgendwann“? Kann ich beides gleichzeitig tun? Wie nutze ich die Zeit am besten? Was tut mir gut? Was lädt die Batterien wieder auf? Ist es nicht kontraproduktiv einen Plan zu machen?

Meine wichtigste Erkenntnis: wenn ich mir freigebe und stundenlang einfach mit einem Schmöker auf dem Sofa liege – dann mache ich das mit Hingabe und ohne Anflug eines schlechten Gewissens. Denn wenn ich Pause mache mit dem Gedanken „eigentlich sollte ich…“ dann entspanne ich nicht wirklich, die Pause ist nicht genutzt. Weder das eine noch das andere Ziel ist am Ende erreicht.

Entspannung entsteht also in erster Linie in meinen Gedanken. Für die richtigen Gedanken und eine Klarheit für mich selbst brauche ich also einen (rudimentären) Plan für die Zeit. Sonst komme ich nicht wirklich in die Entspannung und ärgere mich am Ende noch über die in meinen eigenen Augen „vertrödelte“ Zeit.

Bis hierher sind das meine subjektiven Beobachtungen und Befindlichkeiten. Einiges davon lässt sich Nutzen stiftend in den Arbeitsalltag umsetzen:

1. Halten Sie feste Pausenzeiten ein. Gehen Sie dazu weg vom Arbeitsplatz, geben Sie sich Abstand.

2. Finden Sie heraus, was Ihren persönlichen Akku wieder auflädt in der Pause: Gespräche oder eine stille Mahlzeit? Ein Spaziergang oder die Lieblingsmusik per Kopfhörer? Verteidigen Sie Ihre Pause, sie steht Ihnen zu und erhält Ihre Energie für den Rest des Tages.

3. Wenn Pläne gemacht werden, prüfen Sie sie immer wieder auf Plausibilität. Greifen Sie rechtzeitig ein bzw. kommunizieren Sie es, wenn der Plan nicht (mehr) passt.

4. Versuchen Sie, dem Arbeitsalltag Rhythmen zu geben. Zuerst die Pausenzeiten. Aber darüber hinaus vielleicht: Eine morgendliche Kurzbesprechung, damit alle wissen, was heute anliegt; feste Zeiten zur E-Mail-Bearbeitung; eine Kurzbesprechung am Freitag, in der gezielt Gelungenes der Woche gewürdigt wird.

5. Versuchen Sie im Team Ihren Beitrag zu einem guten und kooperativen Miteinander zu leisten, in dem Geben und Nehmen in Balance ist.

Das hat wunderbar Bernhard von Clairveaux auf den Punkt gebracht:

„Wenn du vernünftig bist, erweise dich als Schale und nicht als Kanal, der fast gleichzeitig empfängt und weitergibt, während jene wartet, bis sie gefüllt ist. Auf diese Weise gibt sie das, was bei ihr überfließt, ohne eigenen Schaden weiter. Lerne auch du, nur aus der Fülle auszugießen, und habe nicht den Wunsch, freigiebiger zu sein als Gott. Die Schale ahmt die Quelle nach. Erst wenn sie mit Wasser gesättigt ist, strömt sie zum Fluss, wird sie zur See. Du tue das Gleiche! Zuerst anfüllen und dann ausgießen. Die gütige und kluge Liebe ist gewohnt überzuströmen, nicht auszuströmen. Ich möchte nicht reich werden, wenn du dabei leer wirst. Wenn du nämlich mit dir selber schlecht umgehst, wem bist du dann gut? Wenn du kannst, hilf mir aus deiner Fülle; wenn nicht, schone dich.“

Ich wünsche Ihnen für das neue Jahr viele Momente des Auftankens. In der Ruhe und im Miteinander.

Bodensee – Manzeller Bucht

Zum Weiterlesen:
Steiner, Verena: Energiekompetenz, Pendo-Verlag, 2005

Frank, Gunter; Storch, Maja: Die Mañana-Kompetenz: Entspannung als Schlüssel zum Erfolg, Piper Taschenbuch, 2011

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Effizienz-Booster: Die 4 x 1 Regel

„Wir suchen eine einfache Methode, um Zeitverschwendungen in den Griff zu bekommen!“ ist ein immer wieder genannter Wunsch in meinen Seminaren. Hier ist ein kleines Modell, das trotz aller Einfachheit viel Kraft entfaltet. Die 4 x 1 Regel ist griffig und eignet sich bestens, um das Miteinander im Team reibungsarm zu gestalten.

1 Seite – für Protokolle und Berichte

„Keep ist short and simple“ – Alles wirklich Wichtige kann auf einer Seite zusammengefasst werden! Nutzen Sie die 1-Seite Regel für alles, was Sie an Dokumentation zur Selbstverwaltung des Teams erzeugen. Wo die Dokumentation definitiv länger sein muss, investieren Sie als Ersteller die Zeit in eine kurze Zusammenfassung als „Service für Querleser“. Den Begriff habe ich bei Heiko Mell abgeschaut, der seit mindestens 20 Jahren in den VDI-Nachrichten /1/ eine sehr gute Karrierebaratung schreibt.

1 Stunde – für Besprechungen

Das möchte ich sogar mit einem „maximal“ ergänzen. Das gilt für interne Teammeetings. Wenn Sie einen Kunden treffen, sind die Vorzeichen natürlich andere. Jede Besprechung hat eine – einseitige! – Agenda und danach wird ein einseitiges Protokoll erstellt. Toll, wenn aus der Agenda auch gleich das Protokoll gemacht werden kann, weil beides auf derselben Dokumentvorlage aufbaut. /2/
Wenn Sie OneNote verwenden, nutzen Sie die Besprechungsdetails

und die Infos aus Echtzeitprotokolle mit OneNote.

1 Minute – für Sofort-Aufgaben

Was weniger als 1 Minute dauert, wird sofort erledigt! Dieser Tipp ist zwar nicht neu, aber das macht ihn nicht schlechter! Denn jedes Denken an eine Aufgabe bindet Aufmerksamkeit und lässt die gefühlte To-Do-Liste auf die Länge der Donau anwachsen. Schreiben Sie doch einmal drei Tage lang alle diese 1-Minuten-Aufgaben eines Tages als Stichwort auf und haken Sie dieses mit einem satten grünen Stift ab. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit zur Abwechslung auf Geleistetes statt auf zu Erledigendes und schauen Sie, ob das nicht neue Energien freisetzt. /3/

Ein weiterer Gedanke hierzu: Manche Aufgaben bleiben liegen, weil „ich da heute keine Zeit dazu habe“. Die Frage ist: Ist es realistisch, dass das Zeitproblem an einem anderen Tag kleiner ist? Wenn Ihre Atwort darauf „eher nicht…“ lautet, gibt es nur zwei Möglichkeiten: entweder sie kommunizieren gleich, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen können oder sie machen sie sofort. Das ist krass? Vielleicht, aber die Alternative dazu ist deine Aufgabenliste, die lang und länger wird.

1 Tag – Zeit lassen für wichtige Entscheidungen

Trotz allem: lassen Sie sich nicht hetzen, bei Dingen, die weitreichende Konsequenzen haben. Nicht umsonst „schläft man mal drüber“. Tun Sie das, bei allen Entscheidungen, deren Horizont über ein Jahr hinausgeht.

Anmerkungen

/1/ VDI Nachrichten; Wochenzeitung. Den „Service für Querleser“ gibt es nur in der Printversion. Herrn Mell kann man auch online lesen: http://www.vdi-nachrichten.com/Management-Karriere/Karriereberatung-Heiko-Mell
/2/ Hahner, Markus ; Wilke-Thissen, Elisabeth: Microsoft Word 2010 – das Ideenbuch für schlaue Vorlagen und Formulare. 1. A.. München: Microsoft Press, 2012.
/3/ Steiner, Verena: Energiekompetenz : produktiver denken, wirkungsvoller arbeiten, entspannter leben ; eine Anleitung für Vielbeschäftigte, für Kopfarbeit und Management. 9. Aufl.. München, Zürich: Pendo, 2005.

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Der Luis-Trenker-Gedächtnis-Schritt

Ende Juni habe ich mit einer Freundin die Nagelfluh-Kette erwandert. Das ist eine recht anspruchsvolle Tour mit knackigen Höhenunterschieden. Von ihr habe ich den „Luis-Trenker-Gedächtnis-Schritt“ gelernt. Ganz langsam, Schritt für Schritt, einen Fuß vor den anderen setzen,  kommt man jeden Berg hoch.

Bei dieser Tour begegneten uns auch sehr durchtrainierte Menschen in kurzen Höschen und nicht bergfest aussehenden Laufschuhen, die Marathon-mäßig die Höhenwege entlangjoggten. Die trainierten womöglich schon mal für den Gebirgsmarathon Immenstadt.

Zwei Blickwinkel sind beim Bergwandern wichtig: der zum Gipfelkreuz – das ist mein Ziel da will ich hin. Aber auch der Blick auf meinen nächsten Schritt – wohin setze ich meinen Fuß als nächstes, wo ist ein sicherer Tritt, den ich von meinem Standort aus erreichen kann?

In meinem Trainer- und Berateralltag begegnen mir mehr und mehr Menschen, denen ich den langsameren, sorgfältiger geplanten Schritt für ihren Arbeitsalltag empfehlen möchte. Unsere Projekte und andere Herausforderungen gleichen oft hohen Bergen oder auch sich hinziehenden Gebirgsketten. Leider oft ohne verlässliche Landkarte für die Wandernden. Manches Mal sehe ich Menschen einen Berg hinaufrennen ohne dass sie sich sicher sind, ob das denn überhaupt der richtige Weg – oder gar der richtige Berg – ist.

Gut, wenn man sich am Anfang Zeit lässt bei der Planung. Diese ist für den Gebirgsmarathon sicher generalsstabmäßig. Denn bei der Durchführung kommt es vor allem auf Geschwindigkeit an. Da darf man nichts dem Zufall überlassen. Meine Freundin und ich hatten einen ganz anderen Fokus: wir wanderten die Strecke ab, um sie auf Zumutbarkeit für eine andere Gruppe von Menschen zu prüfen. Wir haben nicht viel geplant. Eine gute Karte und eine Reservierung unserer Übernachtung haben uns genügt. Eine Stunde mehr oder weniger – kein Problem.

Die Marathonläufer und wir haben einerseits das Gleiche gemacht und andererseits ganz Verschiedenes.

Ich will es Ihnen überlassen, aus dieser kleinen Geschichte und meinen Beobachtungen Ihre eigenen Schlüsse zu ziehen. Sicher finden Sie Erkenntnisse, die sich auf Ihre Projektarbeit übertragen lassen. Mein Satz ist:
„Im Luis-Trenker-Gedächtnis-Schritt kommst Du jeden Berg hoch“.

Berg heil!

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Zeitsparmethoden in Outlook: Schnellbausteine, QuickSteps, E-Mail-Vorlagen

Viele E-Mails ähneln anderen, die schon mal geschrieben wurden. Findige Nutzer speichern solche E-Mails als Enwürfe und kopieren dann den Inhalt in eine neue E-Mail. Es geht allerdings auch viel besser. Und zwar in drei Stufen.

Stufe 1: Schnellbausteine und Schnelltabellen

(genau gleich auch in Word)

Textpassagen oder auch Tabellen, die Sie in dieser Form immer wieder brauchen können, werden als Baustein gespeichert. Das ist die Funktion, die auch schon mal „Textbaustein“ oder „AutoText“ hieß. Merken Sie sich dafür die Taste F3!

Wenn Sie einen Text haben, der wiederverwendet werden soll, markieren Sie diesen und drücken Sie ALT + F3. Vergeben Sie einen Namen für den Bausten (mindestens 4 Zeichen lang) und bestätigen Sie. Fertig.

Zum Auslösen: entweder Namen tippen und F3 Drücken oder einfach den Anfang des Textes schreiben und dann wenn der „QuickTipp“ erscheint, mit Enter bestätigen.

Der Weg mit Klicks zum Erstellen: Passage markieren,  Einfügen – Schnellbausteine – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

Zum Auswählen gespeicherter Schnellbausteine:


Was man mit Schnelltabellen zaubern kann habe ich in einem kleinen youtube-Film erklärt:

Stufe 2: Quick-Steps

Diese Funktion hat sich sehr zu meiner Überraschung bisher noch nicht durchgesetzt. Vielleicht schaut keiner hin? Quick-Steps sind gleich mittig auf dem Start-Menüband zu finden und sind dann sinnvoll, wenn Sie die immer gleichen Handgriffe tun.

Auf der offiziellen Microsoft-Seite ist es ganz gut erklärt.

Dort fehlt aber – wie fast überall – ein wesentlicher Hinweis: QuickSteps können auch schon Standardtexte enthalten, wenn Sie ein zweites Mal Optionen wählen.


Dann öffnet sich ein Dialogfenster, das erst die volle Funktion bietet:

  1. Geben Sie den Namen des QuickSteps ein.
  2. Hier werden der oder die Empfänger eingetragen, wenn es immer dieselben sind.
  3. Standardmäßig wird bei einer Weiterleitung der Betreff beibehalten. Hier kann dies geändert oder ergänzt werden.
  4. Hier ist die eigentliche Textvorgabe. Formatieren ist hier nicht möglich.
  5. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird die Mail nach Anwendung des QuickSteps sofort verschickt. Ohne Häkchen sehen Sie diese zuerst und lösen das Senden selbst aus.
  6. Hier können Sie noch weitere Aktionen hinzufügen, z.B. das Ablegen der gesendeten Mail.

Der Nutzen: im obigen Beispiel ist gezeigt, wie die Routineaktion „ich leite den Bericht an die Kollegen weiter“ zukünftig mit einem Klick auf die eingegangene Mail und einem weiteren Klick auf den QuickStep erledigt ist.

Stufe 3: jetzt für das Team: ganze E-Mail-Vorlagen in einem gemeinsamen Ordner speichern

Vorlagen für Anfragen, Angebote, Zwischenberichte sparen viel Arbeit. Aber wohin mit den komplett-Mails?

Es gibt zwei gute Ansätze, die ich beide hier in diesem Blog schon beschrieben habe:

  • in einem gemeinsamen Ordner, irgendwo auf dem Laufwerk
  • in OneNote . OneNote ist auch eine gute Alternative zu den Schnellbausteinen, falls Sie ohnehin ein Team-Notizbuch haben und gerne gemeinsam Bausteine verwenden wollen.

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Von gleichen Diagrammen und fertig formatierten Zellen – Vorlagen in Excel

In meiner kleine Vorlagen-Reihe ist heute Excel dran. „Vorlagen für Excel? Wer braucht denn sowas? Gibt es das überhaupt?“ Das sind oft die spontanen Reaktionen, wenn ich das Thema anspreche. Vorlagen sind generell ein Effizienzgenerator. Ganz besonders in Excel. Obendrein wird dabei das Corporate Design eingehalten und es werden Fehler vermieden. Hier kommt der Blick hinter die Kulissen

Vorlagen für Diagramme

Wenn Sie einen Bereich Ihres Datenblattes markieren, und F11 drücken, erscheint sofort ein Diagramm auf einem separaten Tabellenblatt. Wenn Sie die Tastenkombination ALT+F1 nehmen, erscheint das Diagramm auf dem Tabellenblatt, auf welchem auch die Daten stehen. Soweit so gut.

Das ist jetzt ein 2D-Säulendigramm mit Legende rechts. Wenn Ihnen das in 9 von 10 Fällen passt und genügt, lesen Sie bitte beim nächsten Abschnitt weiter. Wenn Sie dann aber anfangen, aus dem Säulendigramm ein Liniendiagramm (beispielsweise) zu basteln, die Legende umpositionieren, einen Diagrammtitel hinzufügen und jedes Mal dieselben Handgriffe ausführen, um das Diagramm so hinzubekommen, wie Sie es in 9 von 10 Fällen brauchen, dann ist die Frage: Warum definieren Sie das Ding nicht als Standarddiagramm?

Dann erscheint das Diagramm jedes Mal gleich auf die von Ihnen gewählte Art und Weise.

Diagrammvorlage definieren

Es ist wirklich unkompliziert: Nehmen Sie ein Diagramm, das Ihren Anforderungen entspricht. Auf dem Menüband Entwurf zweite Schaltfläche von links: Als Vorlage speichern. Namen vergeben. Fertig. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm. Dann können Sie die gleiche Funktion aufrufen (siehe Abb. 1).


Abb. 1: Diagramm „Als Vorlage speichern“

Vorlage anwenden

Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Diagrammtyp ändern gehen und links oben auf den Ordner Vorlagen klicken, können Sie aus Ihren selbst erstellten Vorlagen wählen. Ist eine davon die, die Sie meistens brauchen, klicken Sie diese an und klicken danach auf Als Standarddiagrammtyp festlegen (siehe Abb. 2). Dann wird dieser Typ erstellt, wenn Sie mit den Tastenkombinationen ein Diagramm einfügen.

Abb. 2: Standarddiagrammtyp in Excel festlegen

Vorlagen für Zellen

Zellenformatvorlagen werden meist gar nicht wahrgenommen. Wann kann man so etwas brauchen? Z. B. beim Erstellen von Formularen oder überhaupt Excel-Sheets, in welche andere Menschen etwas eintragen sollen. Dabei ist es sehr wichtig, dass die Zellen, die den Eintrag bekommen sollen, deutlich erkennbar sind.

Es ist gut wenn solche Zellen in jedem Formular gleich aussehen. Hierfür gibt es z.B. die Zellenformatvorlagen „Berechung“, „Eingabe“, „Ausgabe“ und „Erklärender Text“. Das spart dem Erstellenden Zeit und Nachdenken; dem Eingebenden hilft es bei der Orientierung.

Wenn Überschriften und Ergebniszellen sich mit einem Klick formatieren lassen, ist das ebenfalls sehr fix und außerdem sieht es professionell aus.

Stellen Sie Ihren Cursor in die zu formatierende Zelle. Auf dem Menüband Start wählen Sie aus den Formatvorlagen das Passende aus. (1)


Abb. 3 Formatvorlagen auswählen


Abb. 4 Formatierung ändern

Natürlich können Sie auch eigene Zellenformatvorlagen erstellen. Klicken Sie dazu auf Neue Zellenformatvorlage (2) vergeben Sie einen Namen und formatieren Sie die Zelle nach Ihren Wünschen (3).

Die eigene Zelle wird nun im Bereich Benutzerdefiniert (4) angezeigt.

Achtung: Diagrammvorlagen werden beim Benutzer gespeichert, Zellenformatvorlagen in der Arbeitsmappe.

Vorlagen für Mappen

Und wie nutzen wir das im Team?“ Hier rate ich zum Erstellen einer Excel-Vorlage, die im Teamlaufwerk gespeichert wird. Das Handling einer Vorlage ist genau wie bei Word. Im Dialogfenster Speichern unter beim Dateityp Excel-Vorlage auswählen, dann wird standardmäßig das lokale Templates-Verzeichnis vorgeschlagen. Wechseln Sie ins Teamlaufwerk. Abspeichern und fertig.

Anders als bei Word wird der Name der Vorlage beibehalten, wenn man sie benutzt. Es steht also nicht Mappe1 im Titel (analog zu Dokument1), sondern der gewählte Vorlagenname mit einer angehängten 1.

Innerhalb der Vorlage sind dann sowohl Zellenformatvorlagen wie auch Diagrammvorlagen mit abgelegt. Man kann diese Idee weit treiben: es könnten passend vorformatierte Tabellenblätter, Namen und vielen andere vorbereitet sein.

Eine solche Mappe, einmal sorgfältig erstellt, spart viel Arbei und vermeidet Fehler, die durch Kopieren und Ändern alter Mappen leicht geschehen.

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Outlook-Aufgaben: Der Trick mit der Maus, wenn ich jemanden vertrete

Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten – im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall
Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten – aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben.

Das geht so:

Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links.

Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor:

Ziehen mit rechter Maustaste

Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn Sie die Mail in den Aufgabenblock mit gehaltener rechter Maustaste schieben, erhalten Sie dieses Kontextmenü:

„Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text“ entspricht der Aktion, die durch Ziehen mit der linken Maustaste ausgeführt wird. „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage“ ist die empfehlenswerte Aktion für die meisten Vertretungsfälle im Team. „Hierhin verschieben …“ nutze ich für mein eigenes Postfach, da ich ja die Mail aus dem Posteingang raus haben möchte.

Gut ist, wenn ein Vertretungsfall im Team vorbereitet werden kann. Dann bitte klären, wie die E-Mails „versorgt“ werden sollen. Es ist nie zu früh, die nächsten freien Tage zu planen …

Frohes Schaffen
Sigrid Hess

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