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Es fehlt uns ein Beruf: der digitale Dokumentar

Ein Beruf fehlt in unserer digitalisierten Welt: jemand, der sich hauptamtlich darum kümmert, dass ein Unternehmen oder eine Behörde archivrelevante Informationen auch tatsächlich angemessen und wieder auffindbar verwahrt.
Das fiel mir so richtig auf bei einem Gespräch, in welchem ich von einem Inhaber erfuhr, der sich sinngemäß beklagte: „Ganz früher hatten wir eine Registratur. Dort gab es einen hauptamtlichen Archivar. Wenn ich irgendetwas wissen wollte, ging ich zu ihm und konnte die Information bekommen. Heute haben alle Leute das irgendwo auf ihren Rechnern und ich habe kaum noch Möglichkeiten, an Informationen aus erster Hand zu kommen.“

„Ja, aber dafür haben wir doch unser archivsicheres DMS (Dokumentenmanagementsystem)!“ höre ich jetzt andere Stimmen rufen. Ja, auch das stimmt. Und außerdem haben wir ein CRM, Jira, Confluence, SharePoint und so weiter. Microsoft hat recht neu – die Werkzeuge Teams, Planner und Delve mit Office 365 für Unternehmen herausgebracht.

Diese Tool erarbeite ich gerade. Sie sind anders als andere Microsoft Produkte: auf die Teamarbeit ausgerichtet, intuitiv bedienbar, mobilfähig. Außerdem sind sie auch noch ein weiterer Kanal, in welchem Informationsströme fließen. Hier sind die Grenzen zwischen „kollegialem Geplauder“ und archivwerter Information ist zunehmend schwerer zu ziehen.

Alle genannten Tools – daneben natürlich auch Outlook und OneNote – haben Nutzen für die Kommunikation und den Informationsfluss in Teams. Doch: Es braucht dringend ein Konzept für die Nutzung und Konventionen. Das ist schon so bei einfacher Ablage auf dem Explorer, das ist so innerhalb von SharePoint, das ist so in den Microsoft-Tools Teams und Planner. Der Hauptnutzen ist die Zusammenarbeit .Doch wenn jeder das „irgendwie“ macht – dann kommt eben auch „irgendwas“ am Ende raus.

Wenn beispielsweise Sven in drei Teams ist, und in jedem Team wird Microsoft Teams verwendet, ist es gut möglich, das das auf dreierlei unterschiedliche Weise geschieht.

Team A nutzt Teams in vollem Umfang – hat dort Registerkarten mit Excel-Tabellen, OneNote und natürlich auch die Dokumente (die hier im Zugriff sind, aber auf SharePoint gespeichert)
Team B macht die Aufgabenüberwachung komplett in Planner, Dokumente sind, aus historischen Gründen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert.
Team C wiederum hat die Aufgabennachverfolgung und Protokolle in Form von SharePoint-Listen angelegt, auch alle Dokumente sind auf SharePoint in Bibliotheken angelegt. Allenfalls die Chat-Funktion von Teams wird genutzt – wenn überhaupt.

Soweit ist das Problem noch nicht groß – Sven kommt damit klar. Doch wenn Sven den Arbeitsplatz wechselt und Marc übernimmt, braucht er lange, bis er sich in den unterschiedlichen Strukturen zurechtfindet und produktiv arbeiten kann. Und wenn wir uns 5 Jahre in die Zukunft denken – dann stelle ich es mir schwierig vor, nochmals herauszufinden, wie eigentlich eine bestimmte Entscheidung zustande kam. Natürlich sind da Protokolle und Beschlüsse aus Sitzungen. Wenn das genügt, haben wir auch kein Problem. Doch ich sehe das Risiko: dass wir uns verheddern in all den Strängen der Informationsflüsse auf verschiedensten Kanälen.

Es braucht einen Dokumentar – damit meine ich nicht eine Person, die einfach alles entgegennimmt und einsortiert, wie das vielleicht früher war, sondern eine Person, die sich wirklich gut auskennt mit den Tools, die im Haus zur Verfügung stehen, die Teams berät bei der Entscheidungsfindung, wie man dies oder jenes Thema am besten dokumentiert. Und natürlich auch sagt, was wirklich langfristig Relevanz hat und was nicht. Und so auch Standards im Haus etablieren kann.

Wenn Sie einen solchen Beruf kennen, ihn selbst ausüben oder es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, der so etwas in dieser Art tut, freue ich mich sehr über eine Nachricht in den Kommentaren oder als E-Mail.

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Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT… Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Die Suchfunktion

Die Windows-Suche versteht – genau wie Google – zwei oder mehrere Wörter automatisch als UND-Verknüpfung.

Um einen Begriff bei der Suche auszuschließen, verwenden Sie – ebenfalls wie bei Google – ein vorangestelltes Minuszeichen.

Das hat wichtige Konsequenzen: Geben Sie ein: EDV-Seminar (ohne Leerzeichen) erhalten Sie alles, was den Begriff „EDV-Seminar“ enthält. Setzten Sie jedoch ein Leerzeichen zwischen das V und den Bindestrich erhalten Sie alles, in dem „EDV“ und nicht „Seminar“ steht!

Es geht aber noch weiter: Die Windows-Suche unterstützt auch „AND“, „OR“, „NOT“  die bekannten logischen Operatoren – bitte in Großschreibung  eingeben.

Suchen Sie zwei zusammen gehörende Wörter ohne Bindestrich, z.B. Hans Müller, setzten Sie diese beiden wörter bitte in runde Klammern, sonst bekommen Sie alles, in dem irgendwo Hans und irgendwo Müller steht, also z.B. Anna Müller und Hans Schulz.

Weiter gibt es auch zahlreiche Eigenschaften wie „name:“ (der Datei), „ordnername:“, „erweiterung:“, „datum:“ „größe:“ und „inhalt:“ wonach sich suchen lässt

z.B. suchen Sie einen Artikel, den Sie in den Text eines Angebotes geschrieben haben. Sie wollen weder das Foto des Artikels noch den Produktordner, der so heißt. Sie wollen nur Dateien sehen, in welchen der Name des Artikles im Fließtext, also im inhalt der Datei steht, dann geben Sie ein: inhalt:Artikelname.
Wichtig ist hier die Schreibung ohne Leerzeichen.

Wollen Sie hingegen nur Ordnernamen als Ergebnis, schreiben Sie: Suchbegriff typ:=Dateiordner
Der Typ lässt sich auch im Menü unter dem Suchfeld auswählen.


Das Suchen über Ordnernamen hat guten Nutzen und ergibt kurze Trefferlisten, wenn das Team vorgangsorientiert ablegt und konsequente Namenskonventionen führt.

Die logischen Operatoren von oben stehen mit Leerzeichen.

Suchen Sie z.B. eine Excel-Datei, die Müller oder Meier enthält, geht das so:
Erweiterung:.xlsx (inhalt:müller OR meier)
Hier ist das Ergebnis in meiner Übungssammlung:

Für lange Listen: Gruppieren

Haben Sie sehr lange Listen von Dateinamen? Dann können Sie diese im „Telefonbuch-Style“ nach Buchstaben gruppiert anzeigen lassen – oder auch nach Zeiträumen. Die Gruppen lassen sich reduzieren (einklappen) dadurch spart man viele Scrollmeter.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in eine freie Fläche im Explorerfenster.
Wählen Sie im Untermenü des Eintrages Gruppieren nach das Gewünschte aus.

Sortieren

Hätten Sie in einem Ordner gerne die neueste Datei immer oben stehen? Das ist nützlich, wenn die Dokumente ganz ähnliche Namen haben und es geht mit nur einem Klick:

Klicken Sie dazu einfach mit einem Klick auf den Spaltenkopf in das Feld Änderungsdatum. Es erscheint ein kleiner Pfeil nach unten, der anzeigt, dass hier nach Datum absteigend sortiert ist. Ein weiterer Klick würde die älteste Datei oben anzeigen, zurück zur alphabetischen Sortierung geht es mit einem Klick auf Name.

Anmerkungen:
hierzu passt auch gut das Thema „Markierungen“ das ich vor fast drei Jahren in anderem Zusammenhang hier vorgestellt habe. Die im Fenster „speichern unter“ erfassten. Markierungen werden bei der Windows-Suche indiziert und sehr gut gefunden.
/1/ Sigrid Hess: Wie Synonyme uns das Leben schwer machen – Über Kategorien und Co. bei Microsoft Office, Teamworkblog, erschienen am 19. November 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/11/wie-synonyme-uns-das-leben-schwer.html

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Suche in Outlook effizient nutzen

Es ändert sich etwas in Deutschlands Postfächern. Hat man viele Jahre lang über die Segnungen eines leeren Posteingangs gesprochen und geschrieben, ist die Realität oft die, dass längst nicht alle E-Mails abgelegt werden, auch wenn das wünschenwert ist. Die Suchfunktion ist mittlwerweile vielfältig und gut nutzbar – dennoch nicht besonders bekannt. Hier zeige ich Ihnen einige nützliche Erweiterungen der Standard-Suche:

Suchtools

Outlook kennt das kontextabhängige Menüband „Suchtools“, das aktiviert wird, sowie Sie das Feld mit der Lupe anklicken.

Wenn Sie hier direkt einen Begriff eintragen, wird der aktuelle Ordner nach diesem Begriff durchsucht – überall.
Der Begriff wird gefunden, egal ob in der Adresse, dem Volltext oder in einer Anlage (!)

Das Menüband Suchtools ist praktisch selbsterklärend:
Im linken Bereich definieren Sie den Suchbereich, im mittleren können Sie mittels UND-Verknüpfungen das Suchergebnis verfeinern.

Unter der Schaltfläche Weitere können Sie alle E-Mail-Felder ansprechen und so auch komplexe Suchabfragen gestalten.

Besonders praktisch ist die Schaltfläche Zuletzt verwendete Suchvorgänge. Sie speichert die letzten 8 – 10 Suchläufe.

Die Schaltfläche Suchtools verbirgt die Möglichkeit, den zu durchsuchenden Hauptbereich  (Postfach oder Archiv) zu wählen.

Verwandtes suchen

Wenn Sie nicht (mehr) viel von der zu suchenden Nachricht wissen – eines wissen Sie immer: wer sie Ihnen geschickt hat. Suchen Sie einfach irgendeine Nachricht dieser Person und klicken Sie diese rechts an. In der Mitte des Kontextmenüs finden Sie den Eintrag

Eine Unterhaltung hat bei Outlook immer denselben Personenkreis und denselben Betreff.

Personenbereich

Wenn in Ihrem Outlook der Personenbereich aktiv ist Ansicht – Personenbereich – Normal haben Sie dort eine hervorragende Möglichkeit der Suche. Sie sehen den Personenbereich an den kleinen grauen Köpfchen am unteren Rand Ihrer E-Mail-Ansicht. Nur die Köpfchen sind die minimierte Ansicht – wenn Sie den Bereich vergrößern, sehen Sie dieses Fenster:

In diesem Bild umkreist ist das Anlagesymbol. Das heißt, es werden alle Anlagen angezeigt (die Betreffs der E-Mails nur in zweiter Reihe), die zwischen Ihnen und der ausgewählten Person verschickt wurden. Ein anderes Symbol zeigt alle Kalendereinträge bzw. Besprechungen, bei welchen Sie und die ausgewählte Person gemeinsam beteiligt sind.

Diese Suchmöglichkeit ist darum sehr nützlich, weil sich das menschliche Gehirn mehr als Zahlen, Daten oder Stichworte Menschen merkt. „Da hat mir der Huber eine Excel-Datei geschickt – ich weiß zwar weder genau wann, noch wie das Ding hieß, aber es kam von Huber…“ Mit dieser Funktion ist die fragliche Datei mit wenigen Klicks gefunden.

In meinem nächsten Post zeige ich Ihnen, was der Explorer in diesem Zusammenhang so alles kann.

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